Тесленко. Информационные системы в аграрном менеджменте (1999)

Как уже отмечалось, составной частью информационного обеспечения систем является

Как уже отмечалось, составной частью информационного обеспечения систем является информационная база. Информационная база - это совокупность упорядоченной информации, которая используется во время функционирования системы. Она делится на позамашинну и внутришньомашинну (или машинную). К позамашиннои информационной базы принадлежит та ее часть, представляющая собой совокупность используемых при функционировании автоматизированной системы сигналов и документов в форме, доступной для восприятия человеком без использования средств вычислительной техники.
Позамашинна информационная база автоматизированной информационной системы состоит из нормативно-справочных документов, документов с плановой, учетной и другой информации, необходимой для создания и функционирования внутришньомашиннои информационной базы и функционирования всей системы. Но следует иметь в виду, что когда речь идет о позамашинну информационную базу автоматизированной системы управления, то к ней необходимо отнести и часть исходных данных в виде видеограмм (видеокадров) и машинограммы, поскольку они обеспечивают информацией процесс управления, а информация с них воспринимается непосредственно человеком визуально . К тому же часть машинограмм дальше может использоваться и как носитель с входной информацией для пополнения или корректировки машинной информационной базы (особенно тогда, когда первичные документы печатаются и частично заполняются с помощью компьютера).
Для организации позамашиннои информационной базы объекта изучаются и анализируются информационные потоки, состав документации, особенности создаваемой технологии автоматизированного преобразования информации. С учетом новой технологии готовятся и размножаются нормативно-справочные документы, в случае необходимости разрабатываются новые и совершенствуются старые формы планово-учетных документов, совершенствуются методы подготовки и передачи информации.
Позамашинна информационная база должна обеспечить надлежащую эффективность регистрации и передачи информации; одноразовость и независимость от используемых информацию задач и специалистов ввода данных: достоверность и точность данных своевременность, регулярность и полноту поступления данных для их обработки; устранения избыточности информации на носии.
Основным носителем позамашиннои информационной базы экономической информационной системы является первичный документ. Даже в условиях значительного распространения магнитных и других носителей информации, использование электронной почты первичные документы остаются основным носителем экономической информации. Причиной этого является то, что в бумажных документах легко проставить соответствующие подписи и они имеют юридическую силу и длительное время могут сохраняться без угрозы потерять зафиксированную в них информацию (в отличие от магнитных), удобны при ручном использовании, хотя и имеют ряд известных недостатков. Среди недостатков можно назвать небольшую информационную вместительность при значительных затратах дефицитного бумаги, неприспособленность к автоматического ввода информации в ЭВМ, неудобства при поиске и группировке информации.
Заметим, что ускорение процесса поиска информации при ручной ее обработке последнее время в отделах сбыта, расчетов с поставщиками и покупателями стали распространенными Рейтарская карты. Основой Рейтарская карточек являются карточки с краевой перфорацией, но вместо кодирования информации вырезами (что в свое время и удержало массовое внедрение карт с краевой перфорацией) используется метод вставки в отверстия карточки цветных пластиковых штифтов-Рейтер. Это позволяет визуально воспринимать в картотеке закодированы признаки, быстро осуществлять поиск и анализировать положение дел. Но при наличии АРМ специалиста необходимость в таких картотеках отпадает, поскольку нужны данные можно получить программными средствами.

<- Глава 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЗАМАШИННОИ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ В условиях компьютеризации народного хозяйства к организации позамашиннои ИБ, ее ->