Тесленко. Информационные системы в аграрном менеджменте (1999)

Общая укрупненная технологическая схема решения учетно-экономических задач в условиях

Общая укрупненная технологическая схема решения учетно-экономических задач в условиях АРМ специалиста определенной степени подобная схем, показанных на рис. 9.12 и 14.2, но переменной входной информацией являются данные первичных учетных документов, а на завершающем этапе решения задачи для получения машинограмм могут подключаться, кроме различных справочников и накопленной переменной информации базы данных, массивы данным об остатках, итогами с начала года тому подобное.
В сельском хозяйстве преимущественно используется бумажная технология сбора, курьерской передачи и последующей автономной компьютерной обработки учетной информации. В отдельных случаях осуществляется автоматический сбор и передача информации по каналам связи и обработка в сети распределенных ЭВМ. Первичный документ при автоматическом сборе информации, как правило, не формируется, а формируется уже исходный документ. В условиях ЛВС информация из первичного документа набирается на клавиатуре ПЭВМ и после визуальной и другой проверки передается по ЛВС на АРМ учетной сектора. В этом случае формируется и документ, и машинный носитель. Информация, поступающая с мест ее возникновения, регистрируется на сервере и при необходимости выбирается и дополняется работниками бухгалтерии. Сводная информация, отражающая итоги расчетов, поступает на сервер, а затем по требованию выдается пользователям, имеющим к ней доступ.
При наличии АРМ бухгалтера «Клиент-банк» осуществляется дистанционная передача предприятием в банк платежных документов, получения из банка входящих документов, банковских выписок, формирование отчетности. Для работы с системой вводится пароль. Пароль записывает в АРМ и сообщает клиенту администратор. Кроме того, для защиты системы от несанкционированного доступа и подделки документов при дистанционном связи с банком может использоваться криптографическая система и система электронной подписи. Для этого каждый клиент должен иметь дискету (или другой носитель) с оригиналом подписи и вставлять носитель в компьютер по требованию системи.
В современных компьютерных технологиях значительное количество ранее трудоемких логических и расчетных операций (даже с определенным использованием ЭВМ) могут выполняться программными средствами: распределение общехозяйственных, общепроизводственных и транспортно-заготовительных расходов, распределение услуг вспомогательных производств, закрытия отдельных счетов и т.д.. Для этого в системах предусматриваются специальные инструментальные засоби.
Как и задачи нормирования и планирования, учетно-аналитические задачи решаются в диалоговом режиме с последовательным входом через главное меню в соответствующие подменю и введением диалоговых команд и данных. Однако в конкретных пакетах есть своя специфика. Например, в АРМ бухгалтера ИАЭ УААН при работе с системой для получения текущих справок, освещение данных справочников в отдельных окнах экрана и выдачи команд на получение различных видов итогов широко задействуются функциональные клавиши F1 - F12 клавиатуры ПЕОМ.
После запуска системы «Клиент-банк» на экране появляется главное меню, которое может иметь смысл, указанный на рис. 16.8.
При вхождении в соответствующую строку меню открываются подменю с перечнем определенных видов работ или документов: новые, просмотр-коррекции, на обработку, в предыдущее меню (после вхождения в строку 1 - «Платежные документы»); считывания документов, передача платежек, получение выписки, статус документов, в предыдущее меню (2); выписка из банка, справка о документах, движение за день, журнал-ордер за месяц, в предыдущее меню (3), счет 51 (4); счета, основной, сальдо, клиенты, банки, валюта, в предыдущее меню (5); перерасчет, сохранить остатки, в предыдущее меню (6).
В некоторых меню есть свои подменю, то есть меню 3-го уровня. Например, в пидрежими «Валюта» является подменю работы с курсами и кодами валют.
В пакетах ЛУКА, БЕСТ и др.. активно задействуются системы каскадных меню с сохранением их цепи на экране, что позволяет визуально воспринимать последовательность используемых диалоговых окон (рис. 16.9) и при необходимости возвращаться к нужному меню.
Рассмотрим подробнее технологию решения учетных задач в системе «1С Бухгалтерия», поскольку она одна из пока немногих использует графические возможности Windows. Основное меню системы показано на рис. 16.10.
В системе «1С Бухгалтерия» (1СБ) является план счетов, адаптируется к конкретному объекту и при необходимости может визиватися на экран дисплея в виде таблицы через подменю главного меню Операции / Счета. Таблица имеет следующие графы: Счет, Название, Вид субконто, К, В и Ан (рис. 16.6).
Под «субконто» в системе понимается определенная группа объектов аналитического учета. Например, для объектов аналитического учета по счетам 01, 02, 03 субконто может быть «Основные средства», а для счетов 60, 61, 62, 64, 76 - «Организации». В графе «К» проставлен знак «», если по счету или субсчету предусмотрен количественный учет. Если по счету ведется валютный учет, то знак «» проставлен в графе «В». Знак «» в графе «Ан» свидетельствует о необходимости выполнения в разрезе счетов или субсчетов анализа оборотов с объектами аналитического учета других счетов. Записи в таблице счетов можно просматривать, добавлять, удалять, корректировать, друкувати.
Аналитический учет можно вести по счетам, по субсчетам и по счетам и субсчетам вместе. Практически аналитический учет ведется по счетам, по объектам учета которых необходимо знать обороты и остатки (основные средства, материалы, нематериальные активы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, готовая продукция и товары, расчеты: с поставщиками, по выданным и полученным авансам, с покупателями , с подотчетными лицами, учредителями, дебиторами и кредиторами). Средствами аналитического учета в системе можно вести учет начисления амортизации, учет заработной платы, валюты, анализировать финансовое состояние предприятия. Система будет выдавать в дальнейшем аналитические сведения по тем счетам и субсчетам, напротив которых в таблице плана счетов записана некая название субконто.
Список субконто можно просматривать и корректировать в окне «Виды субконто», который открывается командами главного меню Операции / Виды субконто или иным способом (можно при просмотре счетов учета курсор в графу «Вид субконто», клавишами «Shift» «Enter» войти в режим редактирования и нажать клавишу «F4» или кнопку «Выбор» с предыдущим подведением курсора в нужную строку). А из окна «Виды субконто» можно вызвать окно списка значений текущего вида субконто (на котором находится курсор в окне «Виды субконто»), имеющий вид таблицы с графами: изображение карты наличии "" или отсутствия "-" подчиненного субконто, кода, названия и цены или параметра субконто. В это время на экране будет два диалоговых окна. Если в окне «Виды субконто» перемещать курсор, то в окне «Список субконто» меняться информация в соответствии с изменением вида субконто. Нажатием на кнопку «Параметры» окна «Виды субконто» можно открыть третий вид окна «Параметры субконто» и откорректировать необходимые параметры (рис. 16.11).
Количественный и стоимостный аналитический учет в системе ведется отдельно, но если в графе «К» напротив соответствующего счета стоит символ «», то автоматически запрашиваться при вводе проводок и выдаваться на экран или дисплей по таким счетам будет и количество, и вартисть.
Для ведения аналитического учета в системе предусматривается создание и применение справочников, среди которых активно задействуются справочники сотрудников предприятия или организации, основных средств, получаемой продукции, используемых материалов, поставщиков и покупцив.
Перед пересмотром печати информацию в системе можно соответствующим образом упорядочить, для чего используются комбинации клавиш «Ctrl» соответствующая цифра. Например, для упорядочения записей в таблице видов субконто по номеру субконто или записей в журнале операций по дате нажимаются «Ctrl» «1», для составления субконто по названию или записей журнала по дебетовым операциям - «Ctrl» «2», для упорядочения записей журнала операций по кредиту счета, сумме проведения, название операции - соответственно «Ctrl» «3», «4», «5».
Полный детальный учет хозяйственных операций на основе первичных документов ведется в упоминавшемся ранее журнале бухгалтерских операций, записи в котором является базой для дальнейшего составления главной книги и баланса. Форма журнала операций приведена на рис. 16.12. Вызывается журнал командами главного меню Операции / Журнал операций.
При заполнении журнала в графе «Субконто Дебет / Кредит» в случае наличия в корреспондирующих счетов аналитических счетов система выводит соответствующее субконто. Если проведение записывается не в гривнах, в следующей графе выводится название и курс валюты. Для текущей строки в верхней части журнала из справочника счетов выводится название корреспондирующих рахункив.
Данные в журнал операций можно заносить вручную (перед этим необходимо нажать кнопку «Новое проведения» или клавишу «Insert», а при заполнении строки после нажатия на «F4» с вызванного окна можно выбрать счета дебета и кредита проведения, завершив нажатием кнопки «выбьет» , а затем при необходимости выбрать субконто и используемую валюту). Лучше использовать копирование существующих проводок (устанавливая курсор на желаемое проведения и, после нажатия на кнопку «Копирование проведения», корректировать проведения-основы), с применением типовых операций (с предварительной наладкой системы и заданием типовых операций и форм первичных документов), выполнением при необходимости и расчетов (для ввода проводок с расчетом их сумм и сложных случаев), переносом проведень.
Запись данных в журнал бухгалтерских операций можно значительно облегчить использованием типовых операций с помощью одноименной команды главного меню Операции / Типовые операции. После ее выполнения на экране появляется диалоговое окно со списком записанных ранее типовых справочных операций, показано на рис. 16.13.
После нажатия на кнопку «Наладка» открывается диалоговое окно «Проводки типовой операции», где можно выбрать типичное проведения или, при необходимости, скорректировать запись в справочнике проводок (рис. 16.14). В графе «Формула» может быть записана формула в виде выражения или команд для корректировки суммы проведення.
Выбрав типовую операцию, можно просмотреть и окончательно отредактировать создаваемый по этой операции документ, нажав кнопку «Форма» (или клавиш F5) и внеся в него изменения. Выйти из режима можно нажатием на кнопку «Закрыть» или клавиши Ctrl F4.
Для выписки приходных и расходных накладных, счетов и других форм документов целесообразно использовать для формирования проводок реквизиты формы входного документа. При этом для ввода нового документа или выполнения расчетов необходимо открыть журнал операций и нажать кнопку «Ввести документ» (или клавиши «Alt F9»). На экране появится окно «Документы и расчеты» (рис. 16.15).
После выделения нужной строки и нажатия на кнопку «выб.» (Или клавишу «Enter») на экране появится окно «Документы» (рис. 16.16), в котором заполняются соответствующие реквизиты. При этом переход к другому реквизита осуществляется клавишей «Тab» мышью, а переход на новую строку кнопкой «Нов.» Или клавишу «Ins».
Для просмотра, корректировки и последующей печати документа используется кнопка «Документ» окна «Документы», после чего на экране появляется сам документ (рис. 16.7). Для редактирования документа курсор мыши подводится к соответствующему реквизита и нажимается клавиш мыши. Реквизит дублируется в специальном окне панели редактирования (на рис. 16.9 в верхнем левом углу), где и выполняется редактирования. Но чтобы появилась панель редактирования, нужно на первом же реквизите выполнить двойной щелчок на клавишу мыши. Печать документа осуществляется обычным для Windows и ее приложений образом - через значок на панели инструментов, имеет вид принтера.
При переходе на автоматизированный учет необходимо ввести в ЭВМ состоянии счетов на начало периода автоматизации (начальное сальдо) и другую информацию по хозяйству. Фамилии ответственных лиц и другие параметры хозяйства вводятся с использованием команды опции / Константи.
Начальное сальдо по счетам вводится командой главного меню Отчетность / Расчет итогов, которая открывает диалоговое окно «Расчет итогов». В этом окне указывается квартал года, предшествующего началу автоматизации. Затем командой Сервис / Общие параметры открывают окно «Общие параметры», в котором на поле «Рабочая дата» указывают любую дату предшествующего квартала, а после команды Операции / Интервал операции в окне «Установка интервала просмотра операций» указывают любой интервал двух дат в пределах предшествующего квартала. Командой Операции / Журнал операций на экран выдают чистый журнал, в котором после нажатия кнопки «Новое проведения» вводят остатки по счету. Для ввода следующей операции нажимается клавиш «Ins», а вводится сформирована операция кнопкой «Зап».
Итоги дебетовых и кредитовых оборотов по счетам должны быть равны между собой и отражаться на счете «00». Расчет итогов осуществляется автоматически при вводе проводок, но для этого после команды Отчетность / Расчет итогов в окне «Расчет итогов» необходимо установить флажок «Автоматический пересчет». При необходимости с помощью этого же окна кнопкой «Рассчитать» можно наладить систему на расчеты вручную квартал или иной период (основной период - кнопкой «Рассчитать за рабочий квартал», временный расчет - установкой в ​​поле «Временный расчет» границ расчета).
После расчета итоговых данных по бухгалтерским операциям командами меню «Отчетность» можно получить общепринятые отчеты оборотов по журналу операций, оборотно-сальдовые ведомости, карточки расчетов и субконто, шахматки и т.д.. Для этого перед формированием отчетов командой Сервис / Параметры отчетов освещается окно «Наладка формирования стандартных отчетов», где устанавливаются определенные флажки на нужные виды расчетов (с включением данных по субсчетам, валютах, без копеек, с выводом цены, курса валюты).
Открываются также диалоговые окна и для наладки некоторых дополнительных параметров перед получением конкретных отчетов. Перед печатью отчетов налаживаются также параметры печати (после выполнения команды Сервис / Параметры печати отчетов). В режиме Отчетность / Произвольные отчеты можно сформировать отчет произвольной форми.
Поскольку в современных условиях контактов с зарубежными партнерами возникает необходимость выполнять расчеты в разных валютах, то для этого предварительно необходимо ввести в систему список и курсы нужных валют (с помощью команды Операции / Валюты), а в справочнике счетов в графе «В» напротив необходимых счетов поставить знак «». При вводе данных о конкретных валютные операции на необходимые запросы устанавливаются нужные валютные параметри.
Технология решения учетно-аналитических задач с помощью распространенных табличных процессоров типа EXCEL заключается во введении необходимых данных для расчетов через экранные формы при использовании готовых программ или предварительной подготовке таких программ (что, в основном, не сложно) и последующем вводе данных или изменений в данные с одновременной визуализацией системой результатов решения. Использование в расчетах математических, статистических и графических функций требует набора на экране входных данных (или вывод их на экран, когда они ранее были записаны в базу данных), отметки на экране места вывода будущего предполагаемого результата, выбора манипулятором «мышь» для выполнения необходимой функции , ввод координат интервала нужных данных или выделения необходимой части данных (инверсным фоном - с помощью клавиш управления курсором с одновременным нажатием клавиши «Shift» или манипулятором «мышь» с нажатой левой кнопкой) и введение других данных по требованию системы, получение и анализ заключительного результата .

<- Из аналитического и синтетического бухгалтерского учета на печать или на экран дисплея Глава 17. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ АГРАРНОГО МЕНЕДЖМЕНТА НА РЕГИОНАЛЬНОМ УРОВНЕ ->