Конспект лекций. Учет видов экономической деятельности

2.1.2. Учет расчетов с подотчетными лицами


Наличные выдаются работникам предприятия подотчет на командировочные и на хозяйственные нужды по распоряжению руководителя предприятия при условии , что у работника нет задолженности по ранее выданным авансам [4].
Хозяйственные нужды - закупка материалов , канцтоваров , полуфабрикатов , запчастей и т.п. .
Служебная командировка - поездка на определенный срок в другую местность для выполнения служебных обязанностей.
Срок командировки не может превышать 30 календарных дней в пределах Украины и 60 дней при командировке за границу.
Срок командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении , день отъезда и день приезда учитываются как два дня , при командировке за границу срок определяется по отметкам в паспорте при пересечении границы или в удостоверении для тех стран , с которыми установлен ослабленный таможенный контроль .
Оплата командировки. Без подтверждающих документов работнику выплачиваются суточные за весь срок пребывания в командировке. Суточные [5] по Украине составляют 18 грн. без питания , за границу - 280 грн. с пересчетом по курсу НБУ на день получения средств в банке. Если в счет гостиницы включено питание , то нормы суточных соответственно уменьшаются , а именно: Украина одноразовое питание - 80%; двукратное - 55%; трехразовое - 35% норм суточных расходов.
При наличии оправдывая документов оплачивается :
1. Проживания с учетом бытовых услуг (стирка , чистка , ремонт , глажка одежды , пользование телевизором , холодильником).
2. Проезд к месту командировки и обратно любым видом транспорта кроме такси , и по месту командировки ( городским транспортом общего пользования , кроме такси). Руководством предприятия могут устанавливаться ограничения относительно вида транспорта и категории вагона , каюты и т.д. .
3. Другие расходы. При командировке по Украине возмещается плата за бронирование места в гостинице в размере не более 50% его суточной стоимости. Расходы на бытовые услуги в гостиницах оплачиваются в размере не более 10% суточных за все дни проживания. Оплачиваются расходы в связи с возвращением билетов по уважительным причинам.
Аванс на командировку выдается обязательно. Если работнику оплачиваются расходы в размере более установленных норм по распоряжению руководителя - эти выплаты осуществляются за счет прибыли в налоговом учете , в бухгалтерском учете эти выплаты включаются в прочие операционные расходы ( субсчет 949). Для работника суммы превышения включается в его совокупный налогооблагаемый доход текущего месяца.
Подотчетное лицо должно представить отчет и вернуть неизрасходованные остатки подотчетных сумм в течение трех дней после командировки , а в случае выдачи наличных на хозяйственные нужды - в течение двух дней. Штраф за просрочку - 25% от выданной в подотчет суммы ( платит предприятие в бюджет). Лицо, не вернула неизрасходованные средства до окончания третьего банковского дня , уплачивает штраф в размере 15% от суммы избыточных средств , а при возврате средств после отчетного месяца из них , кроме штрафа , удерживается налог с доходов согласно Закону о налоге с доходов.
На предприятии должно быть назначено приказом лицо , ответственное за регистрацию лиц , прибывших ( выбывших) с (в ) командировки. Для этого на предприятии ведется журнал регистрации удостоверений.
Первичные документы:
1) кассовые ордера ( формы № К01 и К02 )
2) отчет об использовании средств , предоставленных на командировку или под отчет [10] с приложенными оправдательными документами (билеты , счета , чеки , квитанции);
3) удостоверение с отметками о убытия (прибытия) , приказ о командировке.
Синтетический учет ведется на субсчете 372 , который является активно- пассивным. По дебету отражают получение средств под отчет , оплату перерасхода , по кредиту - списание израсходованных средств на соответствующие счета расходов или материальных ценностей , возврата неизрасходованных остатков.
Бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 2.2.
Таблица 2.2

<- 2.1.1. Учет кассовых операций 2.1.3. Учет операций на счетах в банках ->