Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Система объективного информационного обеспечения менеджмента, как и любая другая

Система объективного информационного обеспечения менеджмента, как и любая другая информационная система, включающая как часть информационной базу.
Информационная база, которая является совокупностью определенным образом организованной, хранимых и контролируемой информации, зафиксированной на различных носителях, и отражает состояние и процессы, происходящие на объекте управления и его внешней среде, включает две части:
позамашинну информационную базу;
машинную информационную базу.
Позамашинна информационная база - это первая (входная) часть информационной базы системы, которая представляет собой совокупность организованной, хранимых и контролируемой достоверной и точной информации (она зафиксирована на различных документах-носителях, непосредственно воспринимаются человеком) и отражающую состояние и процессы, происходящие на объекте управления и во внешней среде, что влияет на этот объект. Такая совокупность информации предназначена для формирования машинной информационной бази.
Машинная информационная база - это вторая часть информационной базы системы, которая представляет собой совокупность информационных массивов, сформированных на основе данных позамашиннои информационной базы, хранящиеся на машинных (магнитных и др.). Носителях и в памяти ЕОМ.
Массив - это идентифицирована совокупность экземпляров (однородных записей) логически связанных между собой данных, содержащихся во внешней памяти (на магнитных и других носителях или в памяти ЭВМ) и доступны програми.
В системе объективного информационного обеспечения менеджмента машинная информационная база, в состав которой входит полный набор первичных и других массивов, представляет собой информационную модель объекта управлиння.
Известно, что до недавнего времени при организации обработки информации на ЭВМ применялся подход, при котором на основе информации одной и той же предметной области (например, материальных ресурсов) формировались массивы линейной структуры.
Недостатком таких массивов, которые имеют линейную структуру, является то, что информация одного и того же объекта управления рассредоточивается между многими различными массивами (нормативными, плановыми и др.)., Что неизбежно приводит к дублированию некоторых реквизитов, осложнения во время совместной обработке т.д., а главное - не позволяет реализовать принцип независимости данных от прикладных программ пользователя. Линейные массивы, сформированные традиционным способом, эффективны, как правило, с позиции одного застосування.
Расширения эксплуатационных возможностей вычислительной техники, появление запоминающих с непосредственным (прямым) доступом создали предпосылки для решения проблем независимости, несогласованности и избыточности данных, а также способствовали созданию новой концепции организации машинной информационной базы - концепции интеграции данных, получившей название автоматизированного банка даних.
Автоматизированный банк данных (АБД) - это система информационных, математических, программных, языковых, организационных и технических средств, необходимых для интегрированного накопления, хранения, ведения, актуализации, поиска и выдачи данных користувачам.
Основными преимуществами организации автоматизированного банка данных о других являются:
многократность использования данных - одни и те же данные могут использоваться для решения различных взаимосвязанных задач;
сокращение расходов на создание и введение машинной информационной базы: организация данных в такой способ характеризуется низкой стоимостью создания и меньшими затратами на внесение изменений в базу, поскольку изменения на физическом уровне не требуют внесения изменений в прикладных программ;
уменьшение избыточности данных. Необходимость решения новых задач обеспечивается в основном за счет имеющихся массивов в базе данных, а не путем создания новых массивов. Дублирования данных в базе данных нужно только для обеспечения оперативности поиска данных и организации связи между массивами. Такое дублирование не является чрезмерным;
скорость обработки непредвиденных запросов. Для обработки таких запросов зачастую не требуется создание новой программы языками программирования, поскольку эти процедуры выполняются с помощью специальных языковых средств (языка запросов и языка генерации отчетов), которые входят в состав системы управления базой данных (СУБД);
простота и удобство внесения изменений за счет единой системы ведения базы данных, которая поддерживается средствами СУБД;
логическая и физическая независимость данных от прикладных програм.
Автоматизированные базы данных классифицируют по различным ознаками.
1. По назначению АБД бывают:
банки данных для решения задач объектов управления различных сфер деятельности;
банки данных, специализирующиеся на отдельных специфических видах деятельности;
информационно-пошукови.
2. По архитектуре вычислительной среды:
централизованные;
распределены;
змишани.
3. По виду хранимой:
банки данных
банки документов;
банки знань.
4. По языку общения пользователя с базами данных:
с базовым языком (открытые системы)
с наречием (закрытые системы).
Отметим, что закрытые системы, которые имеют собственный язык общения, не требуют посредника-программиста для общения пользователя с базой данных, поскольку сами они (при соответствующей подготовке) смогут работать с базой даних.
Составными компонентами автоматизированного банка данных являются:
база данных
система управления базой даних.
База данных - это соответствующим образом поименованная, структурированная совокупность взаимосвязанных данных, характеризующих отдельную предметную область и находятся под управлением СУБД. При этом данные хранятся на машинных (магнитных и др.). Носителях, не зависят от приложений и могут использоваться многими пользователями. Структура базы данных соответствует информационной модели предметной области по состоянию на каждый данный момент.
Во предметной областью в данном случае понимают информационный объект с однородной информацией, которая моделируется с помощью базы данных и используется для решения различных взаимосвязанных задач, принадлежащих преимущественно к этому объекту.
Система управления базой данных (СУБД) обеспечивает автоматическое выполнение основных функций базы данных и включает комплекс программных и определенных средств общего и специального назначения, необходимые для создания и управления базой данных, поддержания ее в актуальном состоянии, поддержания целостности и защиты данных, манипулирования данными и организации доступа к ним различных пользователей или приложений в условиях действующей технологии обработки даних.
В основе организации базы данных является модель логического уровня, которая поддерживается средствами конкретной СУБД и определяет правила, согласно которым структурируются данные. Это внешний уровень моделирования. С помощью указанной модели подается большое количество данных и описываются взаимосвязи между ними. Наиболее распространенными являются следующие модели данных: иерархическая, сетевая, реляцийна.
Иерархическая модель данных строится на основе принципа подчиненности элементов данных и является древовидной структурой, состоящей из узлов (сегментов) и дуг (ветвей). Дерево в иерархической структуре упорядоченное по действующим правилам размещения его сегментов и ветвей: на верхнем уровне находится один сегмент - корневой (выходной) сегмент второго уровня - порожденный - зависит от первого, исходного, доступ к каждому порожденного (кроме корневого) происходит через его выходной сегмент; каждый сегмент может иметь по несколько экземпляров конкретных значений элементов данных, а каждый элемент порожденного сегмента связан с экземпляром исходного и создает один логический запись; экземпляр порожденного сегмента не может существовать самостоятельно, т.е. без корневого сегмента, при изъятии экземпляра корневого сегмента также изымаются все подчинены и взаимосвязанные с ним экземпляры порожденных сегментив.
Сеточная модель данных представляет собой ориентированный граф с поименованными вершинами и дугами. Вершины графа - записи, имеющиеся поименованная совокупность логических взаимосвязанных элементов данных или агрегатов данных. Во агрегатом данных понимают поименованную совокупность элементов данных, которые есть внутри записи. Для каждого типа записей может быть несколько экземпляров конкретных значений его информационных элементов. Две записи, взаимосвязаны дугой, создают набор данных. Запись, из которого следует дуга, называется владельцем набора, а запись, в которую она направлена, - членом набора.
Реляционная модель данных представляет собой набор двумерных плоских таблиц, состоящих из строк и столбцов. Первичный документ или линейный массив представляет собой плоскую двумерную таблицу. Такая таблица называется отношением, каждый столбец - атрибутом, совокупность значений одного типа (столбца) - доменом, а строки - кортежем. Итак, столбцы таблицы являются традиционными элементами данных, а строки - записями. Таблицы (отношения) имеют имена. Имена присваиваются также и столбцам таблицы. Каждый кортеж (запись) отношение имеет ключ. Ключи бывают простые и сложные. Простой ключ - это ключ, который состоит из одного атомарного атрибута, значение которого уникально (не повторяется). Сложный ключ состоит из двух и более атрибутов. Для связей отношений друг с другом в базе данных есть внешние ключи. Атрибут или комбинация атрибута отношения является внешним ключом, если он не является основным (первичным) ключом этого отношения, но является первичным ключом для другого видношення.
Внутренний уровень связан с физическим размещением данных в памяти ЭВМ. На этом уровне формируется физическая модель базы данных, содержащей структуры хранения данных в памяти ЭВМ и включает описание форматов записей, их логическое или физическое благоустройства, размещения по типам устройств, а также характеристики и пути доступа к данным. Запрос оформляется по определенной форме и охватывает название данных, период времени, за который нужны данные, а также структуру и содержание видео-или документограм.
От параметров физической модели зависят такие характеристики базы данных: объем памяти и время реакции системы. Физические параметры базы данных можно изменять в процессе ее эксплуатации (не изменяя при этом описания других уровней) с целью повышения эффективности функционирования системи.
Для ведения и поддержания базы данных в актуальном состоянии назначается администратор АБД с такими его основными функциями:
разработка описания базы данных и начальное ее загрузки;
поддержка целостности базы данных и организация защиты хранения данных
восстановление базы данных при ее повреждениях или сбоях;
накопление статистики о работе базы данных
реорганизация и реструктуризация базы данных с учетом изменений потребностей, возникших на объекте управления, и ин.
Если используется персональная ЭВМ, то функции администратора выполняются пользователем и частично программистом, который отвечает за сопровождение данной системы. При этом пользователь отвечает за загрузку базы данных и ее поддержку в актуальном состоянии, программист - за функции восстановления базы данных в случаях ее зруйнування.
Источниками формирования информационных массивов баз данных являются:
данные о внутреннем состоянии и процессы, происходящие на данном объекте управления;
выборочные данные о внешней среде, связанные с данным объектом управлиння.
Данные о внутреннем состоянии и процессы, происходящие на объекте управления, фиксируются преимущественно в первичных документах. Содержание их - характеристика производственно-хозяйственной и иной деятельности объекта. Фрагмент источников формирования информационных массивов для объективного информационного обеспечения менеджмента рассмотрены в п. 7.2. О некоторых методах автоматизации процессов сбора первичной (фактической) информации описано в п. 3.3.
Данные о внешней среде, которые формируются службой маркетинга и нужны для организации производства на объекте управления, выбираются из источников, которые рассмотрены в п. 7.2. Кроме того, в Украине используются также вот такие конкретные информационные источники:
Коммерческие телевизионные и радиогазеты. С помощью этих изданий за соответствующую плату можно автоматически получить данные о различных фирмах, товарах и т.п. с записью их на магнитный носитель ПЕОМ.
Информационные центры с сетями. Эти центры, которые создаются при различных объектах управления и в регионах, имеют различные коммерческие данные, информацию о законодательных, распорядительных и другие нормативные и правовые акты. Указанная информация предоставляется пользователям с записью ее на магнитный носитель ПЭВМ.
Проспекты и буклеты, которые выдают сами фирмы, газеты, журналы и т.д.. Они содержат информацию о фирмах, их производственно-торговый потенциал тощо.
Торгово-экономическая палата Украины. Она содержит информацию о всех аккредитованных при ней фирмы, товары тощо.
Торговые, финансовые и другие биржи. В них можно получить информацию о товарах, продаются и покупаются, состояние валютного рынка тощо.
Остальные источников информации, характеризующих состояние внешней середовища.
Например, Институт проблем регистрации информации (ИПРИ) Национальной академии наук Украины разработал и с успехом внедряет на территории Украины Автоматизированная система массового распространения компьютерной информации (АСМРКИ) каналами телевидения. Практическим внедрением этой системы стало создание электронной компьютерной газеты «ВСЕ ВСЕМ», которая выходит 5 раз в неделю на канале Украинского телевидения УТ-1. Поставщиками информации для газеты являются информационные структуры Верховной Рады, Администрации Президента, Кабинета Министров, министерств и ведомств, банков, бирж, институтов, издательств, предприятий и организаций, а также зарубежные банки данных, поступающих через спутниковую связь системы EUTELSAT. Такое информационное обслуживание включает организационно-распорядительные и нормативные документы Украины различных властных и ведомственных структур, технологические, инженерные и экономические сведения по различным вопросам и т.д., распространяемые как каналами телевидения, так и с помощью машинных носителей для банков данных, использующих персональные ИBM-совместимые компьютеры "Компьютеры.
Кроме того, информационно-аналитическим центром «ЛИГА» разработана информационно-поисковую систему «Законодательные и нормативные акты Украины», которая дополняет только эту систему АСМРКИ и функционирует в Украину для передачи оперативной правовой информации посредством модемной связи (сети RELCOM, BBC) как через Телегазета «ВСЕ-ВСЕМ» на первом канале телевидения Украины, так и через дискеты. Юридические документы подаются в центр соответствующими структурами Администрации Президента, Кабинета Министров, Министерства юстиции, Главной государственной налоговой инспекции, Государственного таможенного комитета тощо.
Функционируют также информационно-поисковые системы «ПРАВО» при информационном центре Верховной Рады Украины, «ЮИС» (фирма «Юридические информационные системы») тощо.
Следует упомянуть также другие источники информации, которые рекламируют фирмы и товары, которые они производят или перепродают. Это справочники типа «Желтые страницы», газеты типа «Бизнес», журналы типа «Кто есть кто на компьютерном рынке Украины» и другие. В них приводятся также адреса фирм, телефоны, другая информация.
Источником информации, которая характеризует международные коммерческие и другие факторы, является следующее:
проспекты и каталоги, которые публикуют сами фирмы. В них приводятся следующие основные данные о фирмах: их правовой статус и структура (при наличии отделений и филиалов); производственный и торговый профиль, сбытовые сети и клиентура; баланс доходов и расходов, финансовые отчеты (о состоянии кредиторской и дебиторской задолженностей, объемы продаж, объемы акционерного капитала и начисленных дивидендов и т.п.); реклама об отдельных товарах или группы товаров и т.п.;
международные и национальные технические и коммерческие справочники. В них фиксируются данные о производственной и коммерческой деятельности фирм, их структуру и т.д. с предоставлением адресов, телефонов, другой информации;
сведения о кредитоспособности фирм. Эти данные представляются за соответствующую плату различными зарубежными кредитными и справочными бюро или конторами. Например, американская кредитно-справочная фирма «Dun and Bradstreet, Inc», которая имеет свои филиалы и корреспондентов во многих странах мира;
справочники о руководящем составе фирм. Например, книга «WHO'S WHO», которая ежегодно издается и в которой есть данные не только о фирмах, но и об их руководителей (фамилия, должность, образование, успехи в бизнесе и т.д..)
различные коммерческие банки данных и информационные банки с компьютерной сетью коммерческой информации. Например, коммерческо-производственная фирма «вычислительного центр коллективного пользования» объединения Совинцентр (Российская федерация), входящий в международной компьютерной сети коммерческой информации «WTC NETWORK» и имеет возможность подключаться до 160 центров международной торговли и тысяч фирм, расположенных в более 90 странах;
торгово-производственные и экономические палаты стран. В этих палатах можно получить различные данные об аккредитованных при них фирмы, товары и т.п.;
другие источники информации о коммерческих и другие аспекти.

<- При изучении процессов информационного обеспечения менеджмента приходится встречаться Разновидностью баз данных с точки зрения их формирования, хранения и использования ->