Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Основной предпосылкой для организации системы объективного информационного обеспечения

Основной предпосылкой для организации системы объективного информационного обеспечения менеджмента на объекте управления является функционирование системы автоматизированного сбора и обработки информации при безбумажной информационной технологии.
Социально-экономический объект управления, это предприятие, это производственное объединение, акционерное общество, фирма, биржа, банк, коммерческая структура, учреждение и т.п. (далее - предприятие), является организационно-экономической системой. В этих объектах управления (предприятиях) взаимосвязь руководящей и управляемой систем определяется через информационную систему, в которой информационные совокупности, характеризующие нормативные, плановые, справочные и фактические явления и процессы, также тесно взаимосвязаны и взаимозависимы (см. п . 4.2).
Взаимосвязь информационных совокупностей (внутренние сменности) рассмотрим на примере промышленного предприятия, где конструкторская и технологическая информация характеризует структуру и технологию изготовления изделий, нормативная и расценочная информация является базой при планировании производства этих изделий, а справочная информация хорошо дополняет только указанную. Учетная или первичная (фактическая) информация характеризует процессы и явления, происходящие или у производственно-хозяйственной и др.. деятельности. Из-за этой, фактическую, информацию определяется степень выполнения плана производства по изготовлению изделий по всем параметрам и соответствие их конструкторским и технологическим вимогам.
Заметим, что элементы информационной системы - информационные совокупности на предприятии - не только взаимосвязаны и дополняют друг друга, но и многократно повторяются. Эта характерная особенность (повторение) весьма эффективно используется при применении ПЭВМ. Например, если нормативно-плановая и конструкторско-технологическая (т.е. условно-постоянная) информация несет сообщение, что, в каком (заданной) количестве, как, где, на чем, с помощью чего, в каких условиях и т.д. надо делать, то фактическая ( учетная) информация отвечает на вопрос, кто сделал, а также, что, в которой (фактической) количестве, как, где, на чем, с помощью чего, в каких условиях и т.д. уже сделано. Как видим, первая часть информации - условно-постоянная - дополняется второй частью - фактической. При этом в обеих частях есть немало общего. Так, информация, которая отвечает на вопрос, что, как, где, на чем, с помощью чего и в каких условиях, есть в обеих частях, и только информация, которая отвечает на вопрос кто сделал и в каком количестве, это новое дополнение ( есть переменная информация). Если фактический показатель в каком количестве отвечать плановом или нормативном, то он уже не будет новым доповненням.
Если сбор и обработка информационных совокупности выполняется вручную, то эти общие условно постоянные показатели в процессе управленческих и других операций многократно переписываются специалистами разных уровней - конструкторами и технологами, плановиками и бухгалтерами, экономистами и нормувальниками.
Другое дело, если эти условно постоянные показатели один раз зафиксировать на машинных носителях. Тогда специалисты смогут многократно использовать эти показатели в своей работе не только во время сбора первичной информации, в учете и т.д., но и при информировании менеджеров. Так, когда дополнить их фактическими показателями, возникающих в производственно-хозяйственной деятельности, то всю эту информационную совокупность можно обрабатывать автоматически на ПЕОМ.
Указанные процессы можно осуществить, используя комплексы средств вычислительной и информационной техники, с помощью которой рационально выполняются четыре группы основных операций: сбор и передача информации в ПЭВМ, ее обработка по заранее разработанным алгоритмам и программам, выдача обработанной информации пользователям, хранение и поиск информации. В зависимости от эксплуатационных возможностей и степени применения указанной техники при выполнении этих операций происходит частичная и комплексная механизация операций, частичная и полная их автоматизация. Полная или комплексная автоматизация информационных операций на практике и в литературе известна как система машинной или автоматизированной обработки информации.
В современных условиях, когда нужно не только собирать и обрабатывать информацию, но и иметь возможность обеспечивать ею менеджеров и специалистов разных уровней, указанная система получила дальнейшее развитие и действует как система автоматизированного сбора и обработки информации.
Чтобы организовать систему автоматизированного сбора и обработки информации, которая используется для управления объектом, нужно создать такие процессы, при которых вероятна первичная информация (которая характеризует производственно-хозяйственную и иную деятельность) один раз в минимальном составе в ритме производства измерялась бы и фиксировалась ( а иногда и первично обрабатывалась) и в таком же ритме (при необходимости) передавалась по каналам связи к ПЭВМ пользователей и комплексно (системно, то есть всесторонне по соответствующим алгоритмам) обрабатывалась (вместе с условно-постоянной) на ПЭВМ так, чтобы полученная в максимуме исходная информация была закончена обработкой и полностью соответствовала бы всем требованиям управления объектом, в том числе информированию менеджеров и специалистов разных уровней, а также процессам конструкторской и технологической подготовки производства, нормирования и планирования, учета и контроля, составления установленной возведенной отчетности и проведения комплексного экономического анализа за разные периоды времени и по разным структурных звеньях и объекта управления в целом. В этом и состоит ее сутнисть.
Такая система сбора и обработки информации может создаваться на разных уровнях, в масштабе различных организационно-управленческих звеньев - цеха или производственной единицы, предприятия или производственного объединения, отрасли, региона и т.д.. С увеличением масштабности управленческого звена значительно возрастают трудоемкость и сложность организации системной обработки информации.
Теперь рассмотрим указанную сущность этой системы в деталях.
При создании системы автоматизированного сбора и обработки информации прежде всего необходимо организовать комплексы АРМ, объединенные, например, локальной сетью, с помощью которых собиралась бы первичная информация в местах ее массового возникновения в ритме производства (т.е. во время, близкое к реальному) при безбумажной информационной технологии. При этом должны быть определены единые шаги для информационных совокупностей в планировании и учете производственно-хозяйственной и иной деятельности. Это означает, что нормативно-плановые показатели должны быть рассчитаны с учетом почасового (т.е. на час рабочего времени, изменение и т.д.) и пообъектного (т.е. на рабочее место, бригаду, цех и т.д.) факторов, как это свойственно фактическим (учетной) показателям.
Проведенные исследования подтверждают, что комплексы АРМ на крупных производствах, например, объединениях, за ресурсозабезпечувальною признаку (материальные, трудовые, финансовые ресурсы, а также основные средства, готовая продукция и общепроизводственные деятельность), организовать целесообразнее, чем в других ознаками.
Такой подход к организации системы комплексов АРМ на объекте управления позволит:
обеспечивать взаимосвязь и контроль процессов сбора и обработки информации по горизонтали (между структурными подразделениями) на каждом уровне, по каждой предметной областью - ресурсозабезпечувальною подсистемой;
оперативно и всесторонне обеспечивать по каждой подсистеме и на всех уровнях (по вертикали) решения функциональных вопросов управления (нормирование и регламентация, планирование, учет и контроль, сводная отчетность, экономический анализ и принятие управленческих решений) по всем видам производства;
оперативно осуществлять информирование менеджеров и специалистов разных уровней достоверной, полной и объективно необходимой информацией о состоянии ресурсов, особенно приоритетных в управлении производством, а также о процессах и операции, происходящие на предприятии и в его структурных звеньях;
решать проблему своевременного автоматизированного формирования достоверных результатов (показателей) производственно-хозяйственной и другой деятельности предприятия в целом, а также получение сводных финансовых показателей для формирования установленной отчетности за различные периоды часу.
В практическом плане система комплексов АРМ на предприятии может иметь такую ​​структуру, которая образует техническую основу оперативного автоматизированного управления производством на высоком качественном уровне. Это:
Комплекс АРМ по управлению производством, выпуском и отгрузкой готовой продукции включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ мастера производственного участка (это АРМ и для сбора и обработки данных о выработке рабочих-сдельщиков), АРМ заведующего складом и (или) кладовщика;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ нормировщика, АРМ технолога, АРМ менеджера;
звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ плановика, АРМ коммерческого руководителя, АРМ руководителя.
Комплекс АРМ по управлению основными средствами включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ мастера оборудования;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ технолога, АРМ менеджера, руководителя;
звено высшего уровня - АРМ плановика, АРМ главного технолога, АРМ керивника.
Комплекс АРМ по управлению материальными ресурсами включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ заведующего складом и (или) кладовщика;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ экономиста, АРМ нормировщика, АРМ менеджера, руководителя;
звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ плановика, АРМ керивника.
Комплекс АРМ по управлению трудовыми ресурсами включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ мастера участка (это АРМ и для сбора и обработки данных о выработке), АРМ табельщика;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ нормировщика, АРМ кадровика, АРМ менеджера по персоналу;
звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ экономиста, АРМ плановика, АРМ менеджера, керивника.
Комплекс АРМ по управлению финансовыми ресурсами включает следующие основные АРМ:
звено низового уровня - АРМ кассира и банковских расчетов;
звено среднего уровня - АРМ бухгалтера, АРМ экономиста, АРМ плановика, АРМ менеджера, руководителя;
звено высшего уровня - АРМ старшего бухгалтера из сводных показателей, АРМ старшего плановика, АРМ старшего экономиста, АРМ керивника.
Следует заметить, что названия указанных выше АРМ пользователей должны прежде функциональную (по ресурсной признаку), а не должностное, направленность, поскольку на объектах управления одни и те же должности пользователей, особенно в условиях рыночной экономики, имеют разные назви.
Кроме указанных комплексов АРМ, есть и такие ПЭВМ, используются по предприятию в целом:
как централизованные (сервер), для размещения распределенной базы (баз) данных, библиотеки описанных форм первичных (входных) и исходящих документов, текстов-заготовок, регламентирующей и другой информации;
для формирования сводных показателей по предприятию в целом;
как централизованные (сервер), для связи с внешними объектами управления, связанные с данным предприятием и расположены во внешней среде;
для главного руководства предприятия;
для архива, службы маркетинга, других потреб.
Когда создают систему комплексов АРМ различных уровней, то следует иметь в виду, что количество ПЭВМ на той или иной звене (рабочем месте) полностью зависит от объемов информации, собираемой на этом АРМ, сроков ее обработки и периодичности выдачи ее пользователям. Поэтому допускается, чтобы одна ПЭВМ использовалась несколькими пользователями.
Режим труда указанных АРМ не одинаков. Если АРМ звена низового уровня обычно работают в ритме производства, то есть тогда, когда выполняются производственно-хозяйственные и другие массовые операции и информация о них фиксируется в ПЭВМ, то АРМ звеньев старших уровней или те, которые выполняют отдельные операции, работают в более «вольном» или «снисходительном» режиме.
Информационное обеспечение системы комплексов АРМ предусматривает организацию такой информационной базы, которая бы регламентировала информационные связи, обеспечивала необходимыми данными все АРМ т.д.. Централизованная ПЭВМ (сервер) включает в себя распределенную базу данных и обеспечивает поддержку и дробление ее на пидбазы, размещаемых на отдельных АРМ; простоту доступа к любой пидбазы с учетом санкционированного доступа высокую производительность манипулированием данными и т.д.. Структура же информационной базы должна быть такой, которая бы обеспечивала минимальную избыточность данных, удобство организации архива тощо.
Указанные комплексы АРМ обеспечивают непрерывность и всеохватность информационного цикла (служба маркетинга - конструкторская разработка - технологическая подготовка - планирование - производство - учет - отгрузки изделий - расчеты с покупателями - составление сводной отчетности - анализ - управление производством), которые полностью отражаются в информационной системе и в ее базе (базах) даних.
Структурно система комплексов АРМ объединяется преимущественно локальной сетью, в которой микро-ЭВМ, ПЭВМ, терминалы и другая информационная техника взаимосвязаны по каналам как между собой, так и с одним или несколькими средними или крупными (центральными) ЭВМ.
В системе комплексов АРМ предприятия, в которую ПЭВМ объединены локальной сетью, принципиально по-другому организуются информационные потоки между пользователями или процессами. Например, фактическая информация о движении материальных ценностей на складе формируется на АРМ заведующего складом (звено низового уровня). Затем она автоматически, согласно регламентирующей информации менеджеров и специалистов разных уровней (см. п. 5.2), передается на ПЭВМ - АРМ соответствующих пользователей. Так, данные о поступлении материальных ценностей на склад, сформированные на АРМ заведующего складом, передаются в ритме производства:
на АРМ бухгалтера материальных ценностей (звено среднего уровня) для контроля за точностью и правильностью оприходования этих материалов на складе, а также для формирования данных о заготовке материальных ценностей (в том числе разницы в ценах поставщиков и предприятия), расчетов с поставщиками и т.д.; Module . на АРМ экономиста отдела материально-технического обеспечения (звено среднего уровня) для контроля за выполнением договорных поставок поставщиками и других операций (контроль обеспечения запасов на складе и т.п.);
на АРМ руководителя отдела материально-технического обеспечения (звено среднего уровня), а в ряде случаев и на АРМ заместителя первого руководителя (звено высшего уровня), который отвечает за обеспечение этим ресурсом производства в целом, а также для выработки и принятия решений, особенно в дефицитной номенклатурой материальных ценностей;
на АРМ старшего бухгалтера (звено высшего уровня) для возведения данных о материальных ценностях в различных аспектах по предприятию в целом.
Следовательно, применение технических средств для автоматизированного выполнения указанных операций заметно снижает трудоемкость сбора и обработки фактической (первичной) информации, значительно уменьшает количество ошибок, высвобождает много времени у руководителей и специалистов для выполнения других, творческих обязанностей. Более того, на объекте управления создаются реальные условия для всестороннего одноразового сбора и многократной обработки информации на различных участках, начиная с той, где информация возникает впервые, то есть с конструкторской подготовки производства. Конструкторская (состав изделия) информация, зафиксированная на машинном носителе, на разных этапах управленческо-производственных процессов автоматизировано дополняется технологической, а дальше нормативной, плановой и, наконец, фактической информацией. Все это свидетельствует о том, что переход от механизации или автоматизации на отдельных участках учета и планирования к системному автоматизированного сбора и обработки информации по предприятию в целом является не только объективной необходимостью, но и реальностью.
Благодаря совершенствованию технических средств и методов сбора и обработки информации возникла реальная возможность собирать массовую первичную информацию в ритме производства, то есть за время, близкое к реальному, перейти от решения отдельных учетно-плановых и нормативных задач к системному выполнения задач управления предприятием в целом. Этому способствует и внедрение безбумажной информационной технологии.
Кроме того, функционирование этой системы способствует разработке усовершенствованных форм и методов управления предприятием и эффективному его использованию для производственных целей, а также создает условия для подъема культуры управления, сокращает сроки выработки и принятия управленческих решений, улучшает их качество и т.п. (см. п. 9.1) .

<- 3. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО СБОРА И ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ ПРИ Как установлено, в системе автоматизированного сбора и обработки информации важную ->