Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Как установлено, в системе автоматизированного сбора и обработки информации важную

Как установлено, в системе автоматизированного сбора и обработки информации важную роль играет безбумажная информационная технология.
Безбумажная информационная технология - это такая технология автоматизированного сбора и обработки, хранения и выдачи информации, при которой можно своевременно (в ритме производства) и в полном объеме (в информационном плане) обеспечивать (т.е. информировать) единственной вероятной и объективно необходимым, собранной из одного источника информации всех пользователей (от рабочего до директора) с выдачей ее на экране ПЭВМ, т.е. без бумаги. При этом такая достоверная информация может использоваться не только менеджерами при выработке и принятии управленческих решений, но и специалистами для бухгалтерского учета, составления сводной бухгалтерской и статистической отчетности, анализа производственно-хозяйственной и иной деятельности и т. ин.
Предпосылкой организации безбумажной информационной технологии для сбора первичной информации в ритме производства и обеспечения релевантной информацией пользователей в таком же ритме является наличие комплексов АРМ (технических работников, специалистов и менеджеров всех уровней), которые объединении сети, а также соответствующего программного обеспечения. Информационную базу в этом случае составляет распределенная база данных с централизованной ПЭВМ (сервер), в которой содержатся, помимо основных, массивы библиотеки описанных форм первичных (BIBFORP) и выходных (BIBFORV) документов, типовых писем-заготовок текстов (BIBTEX), а также регламентирующей информации (REGLAMI).
Создание рациональных технологических процессов в этих условиях будет способствовать эффективному функционированию системы в целом. Кроме того, важное значение имеет психологическая, теоретическая и практическая подготовка пользователей, которые будут действовать в условиях функционирования безбумажной технологии. Это - и преодоление психологического барьера пользователей, умение пользоваться ПЭВМ как АРМ и полученной на экране исходной информацией, а также вести диалог с ПЭВМ, консультантами тощо.
Отметим также, что безбумажная технология может успешно действовать только при наличии правовой основы на такие процессы в учете, отчетности и управлении в цилому.
Применение безбумажной технологии стало возможным благодаря тому, что, с одной стороны, появились высокоэффективные ПЭВМ (используемые как АРМ пользователей), объединенные в локальные сети, а с другой - было создано распределенные базы данных. Кроме того, приближение указанных технических средств к местам, где возникает и используется массовая информация, создает условия, при которых можно только один раз зафиксовуваты на машинном носителе достоверную первичную информацию немедленно после того, как выполнена та или иная производственная или хозяйственная операция, а затем благодаря записи этой информации в распределенную базу данных все пользователи могут по необходимости оперировать ею (вместе с нормативно-плановой, справочной и другой условно-постоянной информации, занесенной заблаговременно до базы данных) как единою.
Сбор и предоставление информации при безбумажной технологии, в основу которой положен диалог, - это не что иное как обмен показателями или сведениями между пользователем и ПЭВМ, не требующий значительных интеллектуальных усилий пользователя, поскольку обеспечивается, с одной стороны, механизмом «меню» (подсказкой ), которая выводится на экран, а с другой - использованием общей и функциональной клавиатуры ПЭВМ, Непроцедурные языков высокого уровня, наличием систем, которые учат и помогают пользователям тощо.
Учитывая распространенную практику обязательного документирования первичной информации при безбумажной технологии предусматривается также и параллельное формирование первичного документа на бумаге. Вместо него может быть составлен накопительный документ за определенный период времени, например, ежедневная документо-г - описание введенных для обработки учетных данных с подсчетом необходимых контрольных чисел и соответствующими подписями. Этот накопительный документ будет юридическим подтверждением операций, выполненных при производственной, хозяйственной и иной деятельности на этом объекте. Формирование этого документа и соответствующих показателей, а также их ввод в ПЭВМ и оперативный контроль происходят спильно.
Заметим, что контроль за правильностью ввода информации в ПЭВМ выполняет зрительным методом сам пользователь на экране ПЭВМ в режиме диалога, а также с помощью различных видов заранее предусмотренного программного контроля:
на диапазон изменений отдельных реквизитов;
соответствие реквизитов, хранящихся в памяти ПЭВМ, введенным справочным данным;
допустимость символов, структуры записей, которые вводятся, и их взаимная логическая соответствие;
допустимость корреспонденции счетов и т.д.
Контроль достоверности при передаче информации из мест, где она возникла и введена в ПЭВМ, к другой ПЭВМ или ПЭВМ высокого уровня происходит, как правило, по методу повторного передачи и автоматического считывания данных в памяти ЭВМ. Возможно применение и других известных способов контролю.
Формирование таким образом записей учетной информации в ритме производства практически обеспечивает постоянную так называемую балансовую готовность. Это означает, что одновременно с вводом (и контролем) данных в ПЭВМ о ту или иную операцию, уже выполнено, можно, во-первых, отобразить эти данные (в необходимых группировках и в законченном виде) как на экранах ПЭВМ различных пользователей, так и в документограми, а во-вторых, сбалансировать или сравнить приходно-расходные, дебетово-кредитные и другие производственно-хозяйственные операции, выполняемые на объекте управлиння.
Безбумажный способ ведения накопительных данных полностью обеспечивает надежное хранение информации в течение длительного времени благодаря разработанным методам защиты информации в базе данных от несанкционированного или случайного доступа к ней с целью изменить или разрушить соответствующие дани.
Изложена методика сбора, обработки и хранения информации при безбумажной технологии позволяет:
одновременно фиксировать данные о той или иной выполненной операции, а также осуществлять (вместе с контрольной) учетную функцию с регистрацией (документированием), и тем самым составлять соответствующую информационную базу, способствует существенному уменьшению количества информационных шагов
значительно повысить оперативность одноразового сбора достоверной первичной информации, а также обработки, хранения и использования ее не только для бухгалтерского учета, статистики и составление сводной отчетности (как это происходит на практике), но и для анализа, выработки и принятия оперативных управленческих решений;
значительно уменьшать бумажные потоки документов за счет сочетания операций фиксирования и ввода данных в память ПЭВМ и выдачи результатов обработки на экран;
снижать трудоемкость учета и составления отчетности;
сочетать работу оператора ПЭВМ и специалиста, тем самым существенно повышая производительность его труда;
улучшать качество, усиливать контрольные и аналитические функции учета, повышать достоверность и надежность единой информации, которую используют все пользователи;
объединять на практике три вида учета (бухгалтерский, статистический и оперативно-технический) в единый хозяйственный учет на базе ПЭВМ и информационной техники. Этот учет требует аккуратности и организованности, культуры и добросовестности, высокой квалификации специалиста, а также высокого порядка в хранении информации, которая есть на машинных носителях и т. ин.
Основу безбумажной информационной технологии, в которой применяются ПЭВМ, составляют распределенные базы данных, системы вычислительной и информационной техники с сетями, соответствующее программное обеспечение, надежные коммуникации, безбумажное (т.е. экранное или на технических носителях) предоставление обработанной информации пользователям. Пользователю, который не является программистом, предоставлена ​​возможность прямого общения с ПЭВМ с помощью диалогового режима. Программно-аппаратные средства (базы данных, экспертные системы, базы знаний и т.д.), которыми обеспечивается ПЭВМ, создают удобство в работе, позволяют автоматизировать процесс изменения формы и местонахождения информации. Современные методы индивидуального использования ПЭВМ не способствуют росту информационной производительности, однако позволяют специалисту повысить производительность труда благодаря увеличению объемов работ, которые он выполняет индивидуально.
Поэтому безбумажная информационная технология есть не что иное, как совокупность автоматизированных процессов движения (каналами связи) и обработки информации той или иной предметной области (или их совокупности), который выдается пользователю на экран ПЭВМ. Для такой технологии характерны:
работа пользователя на ПЭВМ в режиме манипулирования (непрограмування) данными. Пользователь действует через средства ввода - клавиатуру, мышь, сканер - и видит через средства вывода - экран и принтер, но не знает, как происходят эти процессы;
проходная (сквозная) информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, которая обеспечивает единую унифицированную форму изображения, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты информации;
безбумажный процесс сбора первичной информации, а также последующая обработка этой информации, при котором на бумаге фиксируется (по необходимости) только окончательный вариант расчетов в виде документа, а промежуточные версии и необходимые данные записаны на машинные носители и доводятся до сведения пользователя через экран ПЭВМ; Module . интерактивный (диалоговый) режим решения задачи (получение необходимых показателей) с широкими возможностями для пользователя;
возможность коллективного исполнения документов на основе объединенной каналами связи группы ПЭВМ, работающих в одном и том же режиме;
возможность адаптивной перестройки форм и способа представления информации в процессе решения задачи или при нахождении нужных показателей.
Преимущество данного способа организации сбора и обработки и передачи данных их пользователям разных уровней по безбумажной информационной технологии по сравнению с традиционным заключается в следующем:
достоверная информация о производственно-хозяйственные и другие процессы и явления поступает к ПЭВМ (АРМ) как в ритме производства (массовая информация), так и традиционными способами (немассовые документы) и таким образом отражает в базе (базах) данных о состоянии объекта управления или отдельной предметной области (соответствующую информационную модель) на каждый данный момент и за любой промежуток времени;
пользователи разных уровней имеют возможность получать достоверную и объективно необходимую для управления и других целей информацию не только в оперативном порядке согласно регламенту, а по запросу;
информация, единовременно собирается в ритме производства и поступает к единой базы (баз) данных, является единственной (поскольку формируется однократно и с единых источников) для всех пользователей, которые используют ее для выполнения своих должностных обязанностей. В таком случае реально то, что вместо трех видов учета может быть применен только один - хозяйственный;
отсутствуют (в принципе) бумажные носители данных, которые предназначены для пользователей различных уровней, так необходимы каждому пользователю данные целевым порядком поступают на экран ПЭВМ, установленный на его рабочем месте;
на экран ПЭВМ поступает только такая информация, которая объективно необходима для выработки и принятия конкретного управленческого решения, и в основном - в виде отклонений, тогда как на бумажные носители, состоящие традиционным способом, конечно заносят все показатели, которые полностью или частично характеризуют процессы и операции, происходящие на объекте управления;
при составлении сводной отчетности данные печатаются не только на бумажный носитель, но и записываются на машинный носитель, который затем передается по назначению внешней организации высшего уровня. Наличие каналов связи позволяет записанную на машинном носителе информацию передавать в эти организации автоматично.
Безбумажная информационная технология может быть внедрена на объекте управления, как показывает практика, двумя способами:
в локальные информационные структуры, основанные на адаптации новой информационной технологии к действующей организационной структуры;
коренным усовершенствованием действующей организационной структуры управлиння.
Первый способ внедрения безбумажной информационной технологии приводит к локальному совершенствование методов сбора и обработки информации, применяемые на объекте управления, и не изменяет действующей организационной структуры управления. Поскольку коммуникации развиты недостаточно, то рационализируются только методы сбора и обработки информации на рабочих местах специалистов путем организации отдельных автоматизированных рабочих мест. В таком случае иногда происходит распределение обязанностей между оператором ПЭВМ (техническим работником) и специалистом. При этом сочетаются операции по сбору с операцией обработки первичной (иногда вместе с условно постоянной) информации, а в ряде случаев - с функцией подготовки и принятия управленческих ришень.
На некоторых предприятиях и в организациях внедрена таким образом автоматизированный сбор и обработка фактической информации, которая используется для бухгалтерского учета, приводит к тому, что ПЭВМ выполняет функции АРМ фахивця.
Разрабатывается (во взаимосвязи с учетом) и система автоматизированной обработки нормативно-плановой информации при единой базе данных, используя которую можно организовать и систему объективного информационного обеспечения менеджмента на предприятиях, которые имеют разное отраслевое подчинение и принадлежат к различным формам власности.Module . По второму способу внедрения безбумажной информационной технологии совершенствуется организационная структура управления таким образом, чтобы эта технология обеспечила наибольшую эффективность управлению производством. В таком случае происходит развитие коммуникаций и разрабатываются новые информационные и организационные взаимосвязи, создаются комплексы взаимосвязанных АРМ менеджеров и специалистов разных уровней, внедряются распределенные базы данных. При таком способе производительность организационной структуры управления растет за счет рационального распределения обработки информации снижаются объемы информационных потоков каналам связи, обработанная информация приближается к пользователям разных уровней, происходит сбор и обработка первичной информации в ритме производства, причем эта информация передается соответствующим пользователям в таком самом ритми.
Итак, первый способ внедрения этой информационной технологии ориентирован на действующую организационную структуру управления. При этом степень риска от внедрения этой технологии сводится к минимуму, поскольку соответствующие расходы незначительны, а организационная структура остается без изменений. Второй способ направлен на принципиальное изменение организационной структуры управления в направлении ее совершенствования. Однако при обоих способах принципиально меняются методы использования вычислительной и информационной техники: централизованному внедряется децентрализованный сбор, первичная обработка и хранение информации, т.е. эти процессы приближаются прежде к местам, где возникает и используется массовая первичная информация. На практике и в литературе эти методы использования получили название распределенных баз данных и вычислительных систем, в которых наряду с централизованной обработкой информации на больших и средних ЭВМ применяется децентрализованная, то есть рассредоточена (распределенная) обработка информации с использованием ПЕОМ.
Поэтому безбумажная информационная технология может быть весьма эффективной, если она применяется в системе автоматизированного сбора и обработки информации, в которой прежде информация о типичных и массовые процессы и операции автоматически собирается в ритме производства. В этом случае такая система составляет основную предпосылку организации объективного информационного обеспечения менеджмента.

<- Основной предпосылкой для организации системы объективного информационного обеспечения Оперативность и качество управленческих решений, принимаемых менеджерами различных ->