Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Оперативность и качество управленческих решений, принимаемых менеджерами различных

Оперативность и качество управленческих решений, принимаемых менеджерами различных уровней, существенно зависят от своевременного обеспечения процесса конкретного управления объективно необходимой и достоверной информации, которая характеризует процессы и явления, происходящие на том или ином объекте управления.
От уровня объекта управления, поставленной цели и т.д.. зависят методы и средства сбора первичной информации. На объекте управления высшего уровня (когда речь идет, например, об управлении отраслью производства) используется сводная информация, поступающая от объектов управления низшего уровня (например, от объединений или предприятий). На уровне управления комплексной бригадой или участком используется первичная информация, которая собирается в ритме производства и характеризует производственные операции. Время ее возводят на этом же уровне в полном составе признаков. При этом ритм производства устанавливается в каждом конкретном случае, для конкретного процесса, объекта информации, а также вида информации.
Технология в системе автоматизированного сбора и обработки информации, как уже отмечалось, начинается с однократного измерения первичной информации, характеризующей преимущественно типичные и массовые (многократно повторяющиеся) процессы и явления, происходящие в производственно-хозяйственной и иной деятельности объекта управления и его составляющих звеньях. Эта информация фиксируется в ПЭВМ и немедленно обрабатывается разработанным алгоритмам, а затем используется менеджерами и специалистами для выполнения их должностных функций. Для централизованной обработки и сведения по объекту управления в целом эту информацию собирают каналам связи на централизованные ПЭВМ (сервер).
Эффективность системы автоматизированного сбора и обработки информации в первую очередь зависит от применяемых методов и средств по измерению, фиксирования и передачи информации на обработку, а также от своевременной обработки ее и передачи пользователям различных уровней. Практика показывает, что традиционные методы сбора информации не обеспечивают оперативности и качества управления из-за того, что слишком много времени и слишком большая доля ручного труда расходуются на такое уборки. Например, распространенный вариант формирования фактической информации в виде первичного документа, который заполняется вручную и обрабатывается с помощью ЭВМ, имеет ряд известных недостатков. Собранная таким образом (с большим опозданием) информация после ее обработки может быть использована только для бухгалтерского учета и составления сводной отчетности. Что касается информации, необходимой для оперативного управления производством, то ее собирают другими (параллельно с указанными) способами, основанные, как правило, не на документированной основе, и поэтому она менее вирогидна.
Описанная ситуация объясняется тем, что задержка первичной информации до ее обработки на ЭВМ происходит потому что, как показывает анализ этих процессов, приходится очень долго документально (юридически) оформлять первичные документы, на которых основывается бухгалтерский учет, а также слишком несовершенны способы передачи этих документов на обработку.
Чтобы первичная (один раз собранная) информация, характеризующая фактические процессы и явления, происходящие на объектах управления, после обработки ее на ПЭВМ использовалась руководством не только для учета, анализа и составления установленной отчетности, но и для выработки соответствующих конкретных решений в различных режимах (оперативном, текущем и т.п.), нужно организовать в ритме производства автоматизированный сбор первичной информации для ее последующей автоматической обработки на ПЭВМ в таком же режиме: уровню обработки информации должна соответствовать такой же уровень сбора этой информации. В противном случае будет неэффективно использовать ПЕОМ.
Автоматизированный сбор единой первичной информации в ритме производства может быть осуществлено, например, с помощью персональных ЭВМ, используемых в качестве АРМ на основе так называемого бездокументного метода с последующим подтверждением переданной на обработку информации первичными документами или такими, которые их заменяют (например, ежедневные накопительные ведомости) . Технология формирования и оформления в ритме производства первичных показателей, характеризующих массовые процессы или явления, внедряться автоматизировано благодаря предыдущему созданию библиотеки описанных форм первичных и выходных (исходных) выдаваемых на экран или на бумажный носитель, а также массивов из условно-постоянной ( справочной, нормативной, плановой, договорной и т.д..), а иногда и расчетной информации.
Известны два основных способа организации технологии автоматизированного сбора массовой (по типовым формам) единой первичной информации в ритме производства:
с предыдущим автоматическим формированием документа-заготовки (форма документа, заполненная условно постоянной информацией) на экране ПЭВМ и печатью этого документа-заготовки на бумажном носителе (фактическая информация вносится в него и на экран дополнительно)
с последующим печатанием первичного документа (или такого, который его заменяет) на бумажном носителе, форма которого сначала автоматически формируется и полностью заполняется условно постоянной, а затем и фактической информации на экране ПЭВМ.
Первый способ характеризуется тем, что сначала из библиотеки описанных форм на экран ПЭВМ выдается форма первичного документа, в которую автоматизировано из базы данных вписывается соответственно условно-постоянная или расчетная информация. Заполненная таким образом форма превращается в документ-заготовку. Эта заготовка с помощью принтера печатается на бумаге в нужном количестве экземпляров, которые передаются дальше по назначению. По мере того как осуществляется производственно-хозяйственная или иная операция, фактическая информация об этой операции проставляется от руки на бумаге в соответствующую графу этой формы. Время эту информацию также записывают (с помощью клавиатуры) в соответствующую графу этой формы, есть на экране ПЭВМ. Время вся сформирована таким образом информация первичного документа, включая конкретный запись, автоматически вводится в память ПЭВМ и становится достоянием (благодаря каналам связи) соответствующих пользователей. Процесс продолжается до полного заполнения формы первичного документа фактической информациею.
Итак, первичный документ, составленный в этот способ, создается, так сказать, в два шага: сначала готовится документ-заготовка на бумаге, а затем окончательно складывается первичный документ. Таким способом состоит многострочный лимитный (лимитно-заборное) документ-заготовка для выдачи со склада материальных ценностей цеховой кладовой, маршрутно-технологическая документация (листок или карточка), используемый в производстве и во время пооперационного учета выпускаемой партии деталей или изделий и т. ин.
Второй способ характеризуется тем, что из библиотеки описанных форм на экран ПЭВМ, которая используется как АРМ, выдается форма соответствующего первичного документа. Эта форма, благодаря серии многоуровневого меню, автоматизировано заполняется соответствующей условно постоянной информацией, содержащейся в базе данных. Затем с помощью клавиатуры ПЭВМ в соответствующих графах и строках этой экранной формы проставляются фактические (количественные и др.). Данные. После проверки правильности введенных в экранную форму данных, принтер автоматически печатает на бумажном носителе полный первичный документ. Введены в память ПЭВМ данные могут сразу же использоваться (благодаря каналам связи) соответствующими пользователями. Таким образом составляются первичные документы на материальные ценности, поступившие от поставщиков на склад предприятия (многострочный приходный ордер, акт о приемке материалов и т.п.), при выдаче готовой продукции со складов для реализации (приказы, приказы-накладные, платежные требования) тощо.Module . Итак, по этому методу формирования первичного документа происходит его полная построение сначала на экране ПЭВМ, а затем и фиксация на бумажном носии.
Преимущества указанных способов автоматизированного сбора фактической информации и формирования первичных документов очевидны: они не трудоемки, оперативные, простые по исполнению тощо.
Автоматизация сбора первичной информации позволяет организовать ее обработку как в оперативном, так и в текущем режимах.
Оперативная обработка на ПЭВМ первичной информации, собранной в ритме производства, заключается в преобразовании информации по специально разработанным для этих целей алгоритмами сразу после введения ее в память ЭВМ. Результаты обработки обычно выдаются (согласно регламентирующей информации) на экран ПЭВМ, установленной на рабочем месте пользователя-специалиста, менеджера, другого руководителя, и используются для наблюдения и контроля за производством, корректировки оперативных планов, проведения оперативного анализа процессов и явлений, происходящих в производственно-хозяйственной и иной деятельности объекта с последующим созданием и принятием управленческих решений и т.п.. Есть эта информация предназначена в основном для оперативного управления и экономического анализу.
Текущая обработка первичной (фактической) информации заключается в том, что она сначала собирается, накапливается (а порой и первично обрабатывается) и группируется (вместе с условно постоянной информацией) с последующей обработкой по типовым алгоритмами. Далее информация выдается на бумажные носители в виде документограм (таблиц) или и на экран ПЭВМ, установленной на рабочем месте пользователя. Используется эта информация как бухгалтерские сводки (документы) и справки, а также для заполнения установленных форм бухгалтерской и статистической отчетности за различные периоды времени, проведения комплексного экономического анализа производственно-хозяйственной и иной деятельности как объекта управления в целом, так и его составляющих. Итак, эта информация используется для хозяйственного учета, составления отчетности и других текущих дел.
Первичная информация по немассовых операциями может собираться традиционными способами, если автоматизация этих процессов не является ефективною.
Рыночные отношения значительно расширили операции по обмену различной информацией между объектами управления. Однако применение достижений научно-технического прогресса в практике обмена - компьютеризация процессов и безбумажная информационная технология, сети и т.п. - значительно ускорили процессы этого обмена: технологическая операция по обмену информационными сообщениями между объектами управления происходит за несколько минут. При этом сохраняется надежность передачи, достоверность информации и тому подобное.
Это касается прежде всего предприятий-партнеров, осуществляющих расчетные операции, которые они проводят через банковские учреждения. Расчеты, осуществляемые через финансово-расчетную электронную коммерческую сеть, значительно ускоряются, совершенствуются учетно-расчетные операции и контроль за ними.
Но чтобы пользоваться этой сетью, которая уже получила широкое распространение на предприятиях и в банковских учреждениях, нужно выполнить комплекс известных подготовительных операций, связанных с такими розрахунками.
Рассмотрены только методы автоматизированного сбора достоверной фактической информации в ритме производства для ее дальнейшей обработки на ПЭВМ используются на объекте управления на различных участках:
при учете выработки рабочих-сдельщиков, в том числе при пооперационного учета движения деталей и готовых изделий в производстве;
при учете поступления материальных ценностей на склады;
при учете заготовки материальных ценностей
при учете лимитного выдачи материалов и покупных комплектующих элементов со складов цехам;
при учете изготовления готовой продукции цехами и ее отгрузке покупателям и т. ин.
Кроме того, аналогичные методы применяются также при выполнении рассмотренных процедур автоматизации расчетных операций между поставщиками и покупателями через банковские учреждения (электронные расчеты), при сборе информации об объектах внешней среды тощо.
Рассмотрим некоторые методы автоматизированного сбора первичной информации.
Учет выработки рабочих-сдельщиков. Предпосылкой автоматизированного сбора этой информации является предварительная подготовка форм маршрутно-технологических документов (массив библиотеки описанных типовых форм первичных документов) и массива пооперационных маршрутов технологического процесса изготовления деталей или сборки сборочных соединений. Кроме того, на производстве, где возникает и собирается информация, устанавливается ПЭВМ для использования ее как АРМ оформителя-пользователя (мастера, бригадира, контроллера и др..).
Заметим, что если в указанном пооперационного массиве будет отсутствовать расценочная, справочная и другая нужна (для дальнейших расчетов) информация, то нужно иметь еще и эти соответствующие массивы с такой информациею.
На первом этапе с использованием только что упомянутых массивов происходит формирование на экране ПЭВМ формы-заготовки, например, маршрутно-технологического листа на изготовление партии деталей. Количество деталей в партии, ее номер и другие постоянные показатели «шапки» типовой формы вводятся с клавиатуры. Подготовленная таким образом форма-заготовка фиксируется в массиве оперативных документов-заготовок, а затем с помощью принтера печатается на бумаге. Такая заготовка на бумаге маршрутно-технологического листа сопровождает весь технологический процесс полного изготовления этой партии деталей от первой до последней (передача этих деталей в кладовую на хранение или в другой цеха) операции.
На втором этапе, после выполнения производственной операции работником и его принятия, оформитель-приемник (мастер) вручную заполняет соответствующие графы строки этой операции в бумажной форме-заготовке маршрутно-технологического листа фактическими показателями, характеризующими выполненную производственную операцию. Это табельный номер, число, данные о нехватке тощо.
На третьем этапе этот оформитель из массива оперативных документов-заготовок на экран ПЭВМ вызывает нужную часть формы-заготовки маршрутно-технологического листа с нужной технологической операцией (форма 3.1, упрощенный) и вписывает с клавиатуры в соответствующую графу данной технологической операции указанные только (в бумажной форме) фактические данные. Об этом в бумажной форме документа делается соответствующая отметка. Контроль за правильностью ввода фактической информации в ПЭВМ выполняет оформитель-приемник. Зафиксирована на экране информация поступает в память ПЭВМ, где формируется в оперативный массив учета выработки рабочих-сдельщиков. Процесс повторяется до полного заполнения маршрутно-технологического листка.
Зафиксирована таким образом фактическая информация, вероятно и документально оформлена в ритме производства, может быть сразу обработаны с соответствующими алгоритмами (рассчитана сумма заработка, определенный нормативное время и т.д.), передана вместе с другой (например, плановой) информации (каналами связи 'связи или дискетой) на ПЭВМ других пользователей и использована, во-первых, для выработки и принятия управленческого решения при оперативно-производственном управлении, корректировки производственных программ и т.п., во-вторых, в хозяйственном учете для начисления и накопления заработной платы рабочим-сдельщикам, пооперационного учета деталей, учета незавершенного производства тощо.
Поскольку последняя строка - технологическая операция маршрутно-технологического листа - характеризует передачу партии полностью готовых деталей в кладовую или другого цеха, то никаких других документов для оформления этой передачи не следует использовать. Это годится также и в том случае, когда обработка партии деталей в текущем месяце не будет закончена и будет продолжаться в следующем. В этих случаях роль первичных документов на передачу их с одного места (цеха) к другому (цеха или кладовой) выполняют экраны ПЭВМ, установленные на разных рабочих местах користувачив.
Маршрутно-технологический листок после закрытия (окончания всех операций технологического процесса) и окончательного его оформления далее используется в бухгалтерии как первичный документ для контроля за правильностью «бездокументального» введение в память ПЭВМ фактической информации оформителем-приемником (мастером) согласно установленному порядку.
Учет поступления материальных ценностей на склад. Предпосылкой автоматизированного сбора этой информации является предварительная подготовка форм приходных документов - приходных ордеров и актов о приемке материалов (массив библиотеки описанных форм документов), а также массивов названий городов (населенных пунктов), поставщиков, и перечень договорных поставок. Заметим, что в договоре с поставщиками коды материальных ценностей, а также цены (кроме цен поставщиков) указываются те, которые действуют на предприятии. Эти коды и цены затем используются при обработке фактических показателей. Кроме того, на складе материальных ценностей устанавливается ПЭВМ для использования ее как АРМ заведующего складом. Первый этап.




<- Как установлено, в системе автоматизированного сбора и обработки информации важную ГЛАВА 4. КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОБЪЕКТОМ В УСЛОВИЯХ СИСТЕМНОГО ->