Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Чтобы объект управления не был банкротом в условиях рыночной экономики, необходимо

Чтобы объект управления не был банкротом в условиях рыночной экономики, необходимо организовать квалифицированное руководство этим объектом. Однако оперативное и качественное руководство, как известно, зависит не в последнюю очередь от своевременного обеспечения менеджеров и специалистов объективно необходимой для этого информациею.
При системе автоматизированного сбора и обработки информации на безбумажной технологии создается (на правах подсистемы) система объективного информационного обеспечения менеджмента, в которой действует механизм объективного информирования менеджеров. Благодаря этому механизму менеджеры и специалисты различных уровней имеют возможность своевременно получать объективно необходимую достоверную релевантную информацию для анализа, выработки и принятия конкретных управленческих решений в соответствии с полномочиями, должностных потребностей и прав, которые им делегированы менеджерами высшего ривня.
Информирование менеджеров и специалистов разных уровней - это процесс, осуществляемый в ритме производства, при котором вся необходимая для выполнения полномочий, должностных прав и функциональных обязанностей объективная информация поступает в того или иного менеджера или специалиста по его регламентацией в установленное время и в необходимом (полном или сокращенном) объеме. При этом эта информация оперативно поступает менеджеру в автоматическом или автоматизированном режиме преимущественно на экран его ПЕОМ.
Понятие (термин) «необходима релевантная информация» означает такой набор данных, который объективно требуется должностному лицу (менеджеру или специалисту) для конкретного выполнения функциональных обязанностей и осуществления должностных прав во времени и пространстве. Это прежде всего различные внутренние справочные, нормативные, плановые и фактические информационные совокупности или экономические показатели - наборы данных, которые это должностное лицо может получать от указанной системы:
как в первичном или сгруппированном виде, так и в прогнозируемых величинах;
как отдельно взятые величины, так и в сравнительной их совокупности
как выборочные номенклатуры, так и в полном их наборе;
как в полном составе данных, так и в виде отклонений с указанием относительных величин этих отклонений;
как о тот или иной процесс или явление, так и об их определенную совокупность по отдельной структурной единицы или по объекту управления в целом;
как о состоянии объекта управления или его структурных единиц на ту или иную дату, так и за тот или иной период времени;
как в виде документограмы, так и на экране ПЭВМ;
как автоматически (по признаку критерии вмешательства), так и автоматизировано (по признаку в какой срок), или в режиме консультаций (за вопросом) тощо.
Сюда также относится и внешняя информация, которая характеризует законодательные, директивные и другие нормативные акты, состояние рынка и бирж, поставщиков и покупателей, а также о все связанное с внешней средой, которое влияет на объект управлиння.
С помощью современного комплекса вычислительной и информационной техники вполне возможно выдавать пользователям - менеджерам и специалистам различных уровней - все объективно необходимые данные о процессах и явлениях, имеющих место во внешней среде и на объектах управления, в указанных аспектах. Однако в этом случае можно наблюдать двойное опасения. Во-первых, когда отдельные данные не были предусмотрены для того или иного менеджера, а потребность в них возникла, например, в процессе анализа событий, произошедших при выборе варианта плана (прогноза), при принятии управленческих решений и т.п.. Во-вторых, в случае большого количества показателей, которые можно выдавать без ограничений, для менеджеров могут сложиться условия, при которых информация, получаемая ими, будет настолько большой по объему, что ее невозможно осознать, а затем и использовать в управлении, т.е. она будет ненужной, потому наступит информационная перегрузка. Это можно сравнить с тем, когда Золотая Антилопа (с известной индийской сказки) буквально забросала прожорливого Раджа золотом, от обилия которого он едва не погиб, а потом это золото превратилось в черепки ... Так и пользователь может от обилия информации в определенном смысле « погибнуть »как дееспособный руководитель, а информация преобразуется в ненужное« черепки ».
Каким же образом наиболее эффективно можно использовать эксплуатационные возможности современного комплекса вычислительной и информационной техники при организации управления и полностью обеспечить менеджеров и специалистов разных уровней объективно необходимой информацией, которая им нужна для управления?
Если преодоление первого опасения связано с рядом организационно-технических трудностей, то преодоление второго можно осуществить следующим образом. Каждому менеджеру или специалисту следует определить четкую регламентацию его действий с предоставленными полномочиями, то есть нужно разработать регламентирующие информацию.
Роль полномочий, которыми наделен тот или иной менеджер, имеет большое значение, ибо определяет его персональной ответственности за порученное дело, наконец, указывает на его престиж, о чем свидетельствует такой исторический приклад.
В период Великой Отечественной войны Сталин в своем грозном послании Президенту США Ф. Рузвельту поставил ряд сложных вопросов. Получив и прочитав это послание, Президент попал в затруднительное становище.
- Коротко говоря, - признался сам себе Рузвельт, - я не знаю, что ответить Сталину и в котором тони.
- Вы хотите, чтобы я прикинул проект ответа? - Спросил Сэм Розенман, помощник Президента, который работал с ним еще с конца двадцатых рокив.
- Нет ... - по небольшой паузы ответил Рузвельт, - я подумать сам. Наконец, ведь это я получаю семьдесят пять тысяч в год, - добавил он с улыбкой. - Словом, прости меня, Сэм, но я должен подумати.
(А. Чаковского. Незаконченный портрет / / Роман-газета, 1984. - С. 17).
Но вернемся к регламентирующей информации. Она разрабатывается прежде всего с учетом должностных инструкций или квалификационных требований, в которых кратко изложены основные задачи, перечислены навыки и умения, права и обязанности, которые должны выполнять конкретные менеджеры и специалисты, а также отмечается, какой информацией должны обеспечиваться эти лица при исполнении своих должностных и функциональных обязанностей.
Регламентирующая информация - это такая информация, которая определяет параметры всех объективно необходимых сведений (в формализованном для ПЭВМ виде) о делегированные полномочия, должностные права и функциональные обязанности того или иного менеджера или специалиста соответствии с мерой его ответственности за порученное дело и за принятия (или непринятия) того или иного решения. Эта информация должна определять, кому и о чем (объект информации или вмешательства), а по каждому объекту - еще и критерии вмешательства, под каким номером формы (в любом виде), вид носителя (т.е. на чем) и в какой срок должен поступать информация для использования в процессе управления. Конечно, речь идет о принципиальных положения, а не о не существенные обязанности.
Многолетняя отечественная практика свидетельствует, что в одном документе, который отражает должностные права и функциональные обязанности менеджеров и специалистов разных уровней, к сожалению, полностью не раскрывается то, что называется регламентирующая информацией. То есть в этих документах не определяется то, что для выполнения своих функциональных обязанностей тот или иной менеджер должен получать такую-то информацию, в такое-то время, на таком носителе и по такой-то форме. В рыночных отношениях, когда действует контрактная система приема работников на работу, разработка регламентирующей информации должно быть обязательным условием. Особенно это необходимо сделать в тех случаях, когда на объекте управления организуется действует система автоматизированного сбора и обработки информации на безбумажной информационной технологии, и в какой подсистемой значится объективное информационное обеспечение менеджменту.
Таким образом, объективное информирование это такой процесс, обеспечивающий в различных режимах менеджеров и специалистов разных уровней объективно необходимой, то есть действительно нужным для данного случая именно такой и в таких объемах информации, используемой ими при подготовке и принятии конкретных управленческих решений при осуществлении делегированных полномочий и должностных прав, а также выполнении функциональных обязанностей. Такое информирование возможно тогда, когда на объекте управления действует система объективного информационного обеспечения менеджмента в составе системы автоматизированного сбора и обработки информации.

<- ГЛАВА 5. МЕХАНИЗМ ИНФОРМИРОВАНИЕ И КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО Организация объективного информационного обеспечения менеджмента связана с разработкой ->