Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Эксплуатационные возможности современной вычислительной и информационной техники,

Эксплуатационные возможности современной вычислительной и информационной техники, новые информационные технологии сбора, обработки и передачи различных данных, значительные достижения в программном обеспечении, наличие локальных и глобальных сетей и т.д. составляют ситуацию, при которой менеджеры и специалисты разных уровней, будучи освобожденными от технических операций по сбору и обработке данных, имеют реальную возможность заниматься творческой работой и своевременно и в полном объеме получать (в разных режимах обеспечения) объективно необходимую информацию для выработки и принятия управленческих ришень.
Но такое было и есть не всегда и не везде.
Менеджеры при осуществлении своих должностных функций тратили и на некоторых объектах управления продолжают тратить слишком много времени на информационный обмен при выработке и принятии управленческих решений, особенно тогда, когда менеджер сосредотачивает всю полноту власти в своих руках. Когда спросили американского миллиардера Улвортса, которому открытию он обязан своими материальными успехами, он ответил следующее. Достигать больших успехов начал момента, когда отбросил свои предубеждения и перестал думать, что никто ничего не может сделать лучше меня самого, и научился возлагать обязанности на других работников. Пока я был убежден, - отметил Улвортс, - что имею лично вмешиваться во все дела, широкий успех был немыслим. Руководителю нужно уметь выбирать себе помощников и исполнителей и наделять их властью и ответственностью. При этом следует соблюдать главного принципа иерархичности управления (tall management), когда при многоуровневом управлении устанавливаются небольшие руководящие группы - объемы управления (span of management), как правило, до 10 человек на каждом уровне, согласно принципу видповидности.
При рыночных отношениях эффективность управления выражается через эффективность производства (operatиons performance), т.е. если показатели рыночной стоимости произведенной продукции разделить на итоговые затраты всех ресурсов при ее изготовлении, то полученные результаты должны быть значительно больше 1. Надо также учитывать и показатель результативности (performance иndиcator) как специальный показатель, характеризующий уровень достижений на пути к реализации поставленной цели.
Кроме того, эффективность управления в настоящее время, когда получила широкое применение электронная вычислительная и информационная техника, зависит и от состояния информации, и уровня использования менеджерами и специалистами. По словам руководителя консультативной фирмы по вопросам управления «Мидл Уэст сервис К», ценность руководителя теперь измеряется тем, насколько оперативно он умеет пользоваться информацией. Каждый управляющий в своей повседневной работе требует постоянно обновляемой полной и всесторонней информации как для разработки планов на будущее, так и для принятия текущих решений и осуществления оперативного контролю.
Рационализация системы управления (см. п. 4.2), которой можно достичь благодаря организации системы автоматизированного сбора и обработки информации в ритме производства при безбумажной технологии, одновременно создает объективные предпосылки для значительного улучшения и всестороннего информационного обеспечения менеджеров и специалистов на объекте управления . В частности, автоматизация процессов сбора (в ритме производства при безбумажной технологии) первичной информации, всесторонне характеризует все процессы и явления производственно-хозяйственной и иной деятельности на объекте управления, позволяет реально создать систему объективного информационного обеспечения менеджмента (менеджеров и специалистов разных уровней). Это означает, что можно создать систему коммуникаций или общений (communиcatиon), при которой осуществляется обмен всеми видами информации между двумя и более пользователями. В техническом плане коммуникации основываются на каналах связи (channel) и сетях, которые (по обмену информацией) является не чем иным, как средствами передачи информации - письменной, устной, формальной, неформальной, вербальной или невербальной, но обязательно пригодной для электронных средств связи и обработки на электронных вычислительных машинах. Заметим, что обмен вербальной (communиcatиon verbal) или невербальной (communиcatиon nonverbal) информации означает обмен словами (вербальный) или другими символами без использования слов (невербальный).
Обмен информацией является составной частью всех видов управленческой деятельности, в которой коммуникации выполняют связную роль. Процесс обмена информацией состоит из четырех базовых элементов: отправителя (лицо, генерирующее идеи, менеджер или специалист), сообщения (закодированная информация посредством символов), канала связи (средства для передачи информации), получателя (лицо, которому предназначена информация и какова ее интерпретирует).
Процесс обмена информацией предполагает наличие обратной связи (feedback), благодаря которому есть возможность оперативно собирать информацию о реакции получателя на полученное сообщение. Эта связь помогает получателю (источнику идеи) определить, воспринята направлена ​​ним информация.
Процесс обмена информацией как систему с обратной связью можно отразить схемой (рис. 5.1).
Заметим, что наличие каналов с обратной связью, на которых применяются и видеоэкранного отображения, позволяют использовать не только вербальную, но и невербальную информацию, что значительно усиливает или изменяет смысловое значение отправленной (полученной) информации.
Примерами невербальной информации могут быть выражение лица, улыбка, взгляд с выражением одобрения или неодобрения и т.п.. Невербальная информация используется при обмене информацией в тех случаях, когда производится, а затем принимается решение из сложного, далеко не однозначно решаемой вопрос. Такой обмен происходит прежде всего между менеджерами, с одной стороны, и консультантами, помощниками, другими специалистами, с другой. Здесь речь идет об опросе экспертов (jury of opиnиon), во время которого определяются мнения экспертов по тому или иному вопросу, которые затем сводятся воедино и обобщаются. Такие обмены происходят и в других случаях. Например, когда выясняется конъюнктура рынка, обсуждаются цены и объемы продажи товаров, сырья, материалов, ценных бумаг и т.п.. Здесь уместно вспомнить украинскую поговорку: «Не зевай, Хомко, на то и ярмарка». Это означает, что при принятии того или иного решения нужно учитывать не только все обстоятельства, но и условия, при которых они иснують.
В Украине теперь интенсивно строятся каналы связи и сети, специально предназначенные для информационного обмена, значительно расширяется в условиях рыночных отношений (см. п. 9.2). Кроме того, создаются различные информационные центры - накопители-распространители деловой информации. Благодаря этим центрам как юридические (объекты управления), так и физические (отдельные граждане) лица смогут получать разнообразную информацию (от конъюнктуры спроса и предложения материальных ценностей наличии тех или иных товаров в магазинах, билетов в театр и т.д.). На объектах управления можно записывать и таким образом накапливать на магнитных носителях (ПЭВМ-сервер) нужную информацию, которую далее можно многократно использовать при информировании менеджеров и специалистов, а также с другой метою.
Эффективные коммуникации создаются в разных случаях - между объектом управления и объектами внешней среды, между руководителями объекта и структурными звеньями и т.д.. На объекте управления, например, промышленном предприятии, можно выделить три основные (массовые) типы комуникаций.
1. Коммуникации по нисходящей (communиcatиon, downward), когда информация перемещается от менеджеров высшего уровня до менеджеров и специалистов низового уровня. Этот межуровневый тип коммуникации используется, с одной стороны, на объекте управления для передачи внутренних распоряжений и другой деловой информации, для сообщения о текущих планах и смену приоритетов, о конкретных задачах и рекомендованы процедуры и т.д., с другой стороны, для связи с выше субординации и территориальными организациями - с целью передачи ими различных руководящих распоряжений и указаний, правил и задач и т.п., которые непосредственно касаются данного объекта управлиння.
2. Коммуникации по восходящей (communиcatиon, upward), когда информация перемещается от низовых звеньев или источников информации к менеджерам высшего уровня. Этот тип коммуникации используется, с одной стороны, на объекте управления для информирования менеджеров и специалистов высшего уровня о делах, которые происходят непосредственно в низовых структурных подразделениях - о ходе процессов на производстве, состояние ресурсов, трудовую дисциплину и т.д., с другой стороны, для передачи в выше подчинением и территориальные организации различных сведений, справок и т.д., которые необходимо пересылать этого объекта управлиння.
3. Коммуникации по горизонтали (communиcatиon, horиzontal), когда информация перемещается от менеджеров или специалистов одного структурного подразделения в таких же по рангу лиц другого подразделения. Этот тип коммуникации используется, с одной стороны, на объекте управления менеджерами и специалистами цехов и звеньев для взаимного обмена информацией о состоянии запасов сырья и материалов, комплектующих элементов и т.д. на складе, заготовок в цехах поставщиков и т.п., с другой, для связи с объектами управления внешней среды с целью обмена необходимой информацией, касающейся рыночных отношений, кадрового пополнения и т. ин.
Организация системы автоматизированного сбора и обработки информации в ритме производства при безбумажной технологии, как уже отмечалось ранее, является объективной составляющей создания и успешного функционирования указанных типов коммуникаций на объекте управления. Эта система и эти типы коммуникаций на объекте управления и составляют основу системы объективного информационного обеспечения менеджменту.
Концептуальная модель системы объективного информационного обеспечения менеджмента построена на следующих основных принципах.
1. Формирование регламентирующей информации на основе должностных инструкций, квалификационных требований и т.д. (т.е. функциональных обязанностей, должностных прав и меры ответственности в соответствии с делегированными полномочиями) менеджеров и специалистов разных уровней (подробнее об этом в п. 5.2). Регламентирующая информация и является тем механизмом или диспетчером информирования менеджеров и специалистов разных уровней, который действует в системе объективного информационного обеспечения менеджмента. Благодаря этой информации есть реальная возможность осуществлять систематическое автоматическое (признак критерии вмешательства) и автоматизированное (признак в какой срок) информирование указанных осиб.
2. Создание массивов условно-постоянной информации, характеризующей справочные, нормативные, плановые и другие данные, составляющие основу распределенных баз данных и используются при распределенной обработке информации. Благодаря этой информации возможно реализовать важный принцип системы автоматизированного сбора и обработки экономической информации, а именно: минимум информации при ее введении - максимум информации при ее выводе на соответствующие носители после обработки на ПЕОМ.
3. Создание массивов библиотеки описанных форм первичных BИBFORP и выходных BИBFORV документов, по которым выдается менеджерам и специалистам различных уровней необходимая информация в формах полной, короткой или справочной структуры, а также библиотеки описанных типовых писем-заготовок текстов BИBTEX, используемых в листуванни.
4. Автоматизированный сбор первичной информации в ритме производства (т.е. во времени, близкий к реальному) на местах, где она возникает, с помощью ПЭВМ, которые используются как АРМ пользователей (подробнее об этом в п. 3.3). Информация является единственной (она собирается с единых источников), оперативной, всесторонней и достоверной, поскольку она подтверждается первичными документами (т.е. юридически оформляется). Эта информация (которая обрабатывается вместе с условно постоянной информацией по различным алгоритмам, за разные периоды времени или по состоянию на то или иное время, по разным структурным подразделениям, или по объекту управления в целом и др.) и является той, которой осуществляется всестороннее объективное информирование менеджеров и специалистов разных уровней в полном объеме в соответствии с их регламентирующей информации.
5. Функционирования на объекте управления информационно-управляющей системы, т.е. системы автоматизированного сбора и обработки информации при безбумажной технологии (см. п. 3.1). Первичная информация этой системы, которая формируется в ритме производства, используется системой объективного информационного обеспечения менеджмента как входная и обрабатывается отдельными алгоритмами. Отметим, что организация этой системы на объекте управления в полном объеме основывается на создании массивов условно-постоянной информации и библиотеки описанных форм первичных и выходных документов (см. принципы 2 и 3), а также на автоматизированном сборе первичной информации в ритме производства ( см.. принцип 4).
6. Наличие комплексов ПЭВМ, созданных ресурсозабезпечуючим принципу (материальные, трудовые, финансовые и другие ресурсы), которые размещаются на объекте управления согласно принятой схеме. Благодаря этим ПЭВМ, используются в качестве АРМ пользователей различных уровней, происходит сбор первичной информации на местах, где она возникает (массовые операции), или где она оформляется (единичные операции), ее обработка и хранение. На экране ПЭВМ пользователя или на бумаге освещается объективная исходная информация в соответствии с регламентирующая информации того или иного менеджера или специалиста. Кроме того, ПЭВМ (сервер) используется для связи с объектами внешней среды, например, через глобальную компьютерную мережу.
7. Наличие локальной сети на объекте управления, которая объединяет ПЭВМ в указанные комплексы АРМ по соответствующим признакам. Благодаря этой сети эффективно используются распределенные базы данных при распределенной обработке информации и осуществляется оперативное информационное обеспечение менеджеров и специалистов всех уровней на объекте управления в полном обсязи.
8. Наличие связи данного объекта управления с сетями внешней среды, т.е. с такими объектами управления, которые прямо или косвенно взаимосвязаны и взаимозависимы (см. п. 9.2). Это и организации высшего уровня (выше субординации и территориальные организации), и организации-партнеры, банки, различные информационные центры.
Указаны основные принципы являются базой при создании системы объективного информационного обеспечения менеджмента на объекте управления. Принципиальная схема потоков информации в системе выглядит, как показано на рис. 5.2.
Как видим, первичная информация, которая возникает после производственных (массовых), хозяйственных и других (отдельных) операций и процессов, а также нормативная, плановая, договорная, справочная и другая условно-постоянная информация, регламентирующая информация, формы входных и выходных документов и тексты -заготовки вводятся соответствующими режимами различными ПЭВМ (АРМ пользователя - технического работника, менеджера или специалиста), где обрабатывается по разработанным алгоритмам. При этом также используется и соответствующая информация распределенной базы (баз) данных, которая размещена на магнитных носителях централизованной ПЭВМ. Обработанная таким образом информация формируется на центральной или других ПЭВМ, а потом выдается пользователю по команде регламентирующей информации в автоматическом (по признаку критерии вмешательства) и в автоматизированном (по признаку в какой срок) режиме на экран ПЭВМ, какова АРМ того или иного менеджера (специалиста), или на бумажный носитель. Менеджер, в свою очередь, может пригласить в режиме консультаций дополнительную информацию от АРМ другого пользователя (эксперта, консультанта, другого специалиста), от ПЭВМ (сервер), которая связана с объектами управления внешней среды через внешнюю компьютерную сеть.
Отметим, что распределенная база (базы) данных, в свою очередь, пополняется соответствующей информацией и от АРМ пользователя низового уровня, и от АРМ менеджера другого уровня и специалиста, а также от ПЭВМ (сервер), которая связана с объектами управления внешнего середовища.
Принципиальную схему локальной сети объекта управления и ее связь с глобальной или иной внешней компьютерной сетью проиллюстрировано на рис. 5.3.
Таким образом, система объективного информационного обеспечения менеджмента, концепция которой только рассмотрена, вместе с механизмом информирования менеджеров и специалистов разных уровней, действующих на объекте управления в структуре системы автоматизированного сбора и обработки информации в ритме производства при безбумажной информационной технологии, своевременно и в полном объеме может обслуживать всех пользователей вероятной объективно необходимой информацией согласно их функциональным обязанностям, должностными правами и степенью ответственности за порученное дело.

<- Организация объективного информационного обеспечения менеджмента связана с разработкой ГЛАВА 6. МЕТОДЫ И ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ->