Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Как уже отмечалось, регламентирующая информация, зафиксированная в специальном массиве

Как уже отмечалось, регламентирующая информация, зафиксированная в специальном массиве REGLAMI, является своеобразным механизмом - диспетчером при выборе и отправке объективно необходимой информации менеджерам и специалистам различных уровней. То есть с помощью регламентирующей информации осуществляется всестороннее оперативное информирование пользователей необходимой информацией. Поэтому создание (согласно этого) рациональной технологии, при которой необходимая информация доставлялась бы пользователям в ритме производства, имеет большое значення.
Технология, применяемая при информировании менеджеров и специалистов разных уровней в ритме производства, включает три режима:
автоматический;
автоматизированный;
консультаций.
При этом подразумевается, что оперативное сбора первичной информации на местах ее массового возникновения осуществляется с помощью ПЭВМ, используемых в качестве АРМ пользователей и объединенных локальной сетью с центральной ЕОМ.
Рассмотрим кратко суть этих режимов информирования менеджеров и специалистов разных ривнив.
Автоматический режим информирования. При этом режиме объективная информация автоматически поступает на экран ПЭВМ того или иного менеджера по признаку критерии вмешательства. Поэтому этот режим технологии базируется на следующих предпосылках. В специальном массиве регламентирующей информации REGLAMI, который выполняет роль диспетчера, то есть направляет пользователям исходные формы с исходной информацией, является показатель критерии вмешательства. Этот показатель выражает в% отношении величину возможного отклонения фактических показателей от плановых, договорных, нормативных т.д. и устанавливается по тем или иным объектом информации для каждого менеджера с учетом его ранга и степени ответственности. В зависимости от величины возможного отклонения он и определяет выход на тот код ПЭВМ, которая закреплена за тем или иным пользователем и который несет ответственность в рамках указанной величины видхилень.
Процесс информирования происходит так. Как только величина (%) действительного отклонения по данному объекту информации совпадает с величиной возможного отклонения (признак критерии вмешательства), что является компетенцией того или иного менеджера, то исходные данные исходной информации этого объекта передаются на экран ПЭВМ менеджера того уровня , в полномочия которого входит выработка и принятие управленческих решений в рамках этих видхилень.
Рассмотрим процесс автоматического информирования на примере оперативного контроля за ходом производства при выполнении плановых заданий по составлению готовых виробив.
В процессе производства оператор (мастер, бригадир и др.). Задает на ПЭВМ необходимый объект информации, после чего на экране появляется взята из библиотеки описанных форм документов BIBFORV исходная форма по полной (именно по полной) структурой, номер которой (возможно , с короткой структурой) указано в графе номер формы массива REGLAMI. В данном случае исходная форма называется «Сведения о выполнении плана выпуска готовых изделий уборочным цехом по такое-то число» (см. п. 6.1). В этой форме по каждой строке (кода или названии готового изделия, графа 1) определяется величина действительного отклонения (%, графа 5) фактического показателя (графа 3) от планового (графа 2). Эта величина затем сравнивается с величинами возможного отклонения, указанными в графе данного объекта информации массива REGLAMI. Когда величины действительного и возможного отклонения совпадают, это является признаком того, что исходная форма с исходной информацией будет направлена ​​на экран ПЭВМ менеджера того ранга, которому полномочия позволяют принимать управленческое решение в данном случае за данным объектом информации.
В том случае, когда пользователю нужно выдать на экран его ПЭВМ исходную форму не с полной, а с короткой структурой, осуществляется процедура переформирования («редактирование») первой формы на вторую: строки, в которых отсутствуют отклонения (графы 4 и 5), с формы с полной структурой исключаются (эта информация пользователю просто не нужна - она ​​не будет использоваться при выработке и принятии решений); исключаются также графы с плановыми (графа 2) и фактическими (графа 3) показателями. В результате программного изменения исходной формы с полной структурой, форма с короткой структурой становится коротка по объемам информации (меньше строк и граф) и удобным використання.
Автоматизированный режим информирования. Этот режим технологии базируется на следующих предпосылках. В специальном массиве регламентирующей информации REGLAMI вместо признака критерии вмешательства используется признак в какой срок, характеризующий график информирования того или иного менеджера или специалиста по тому или иному объекту информации.
В упомянутом графике, который согласовывается с каждым менеджером по каждому объекту информации, указываются интервалы времени или конкретные часы, в которые соответствующая информация будет передаваться на экран ПЭВМ конкретного пользователя. О такой график необходимо, как правило, напоминать (через ПЭВМ) менеджерам и специалистам для того, чтобы они в указанное время были на своих рабочих местах, т.е. у экранов ПЭВМ. На практике, в условиях ручного сбора и обработки информации, таким же способом устанавливались часа диспетчерских совещаний или так называемых «пятиминуток». Когда будет принят порядок автоматизированного поступления информации менеджерам и специалистам по графику, то об этом делается соответствующая отметка в графе «в какой срок» таблицы регламентирующей информации для тех руководителей и в зоне тех объектов информации, которых это стосуеться.
Согласно указанных сроков и происходит автоматизированное информирование менеджеров или специалистов по тому или иному объекту о чем напоминает ПЭВМ данного користувача.
Суть автоматизированного информирования заключается в том, что оператор ежедневно формирует меню-подсказку, в которой указывается код ПЭВМ (кому), дата и время (когда), объект информации (о чем), а иногда и идентификаторы массивов, в которых содержатся необходимые для информирования данные. В указанное время установленном порядке формируется исходная форма с исходной информацией, и направляется пользователю на экран его ПЭВМ или на другой носитель - это указано в графе вид носителя - специального массива REGLAMI.
Режим консультаций связан с диалоговым режимом и зависит от ряда факторов, в том числе и от действий користувача.
Менеджерам в случае необходимости может предоставляться информация в режиме консультаций - на экран ПЭВМ в диалоговом режиме, то есть за вопросом пользователя, и в смешанном режиме, т.е. когда последовательно используются указанные выше режимы. Необходимость получения соответствующей информации этим режимом возникает тогда, когда менеджер должен принимать решение, для которого не хватает полученной по графику (или другим способом) информации. Это не только информация, характеризующая состояние того или иного ресурса или процессы, происходящие на объекте управления (база данных общего назначения BADON), а информация - рассуждения экспертов по данному вопросу (база данных недокументированных информации BADANИ), а также поиск подобной ситуации и варианта принятого ранее подобного решения, которые содержатся в специальной базе конкретных ситуаций BADASИ.
Иными словами, у менеджера в ряде случаев возникает проблема, которую нужно немедленно решить - принять соответствующее управленческое решение, но он не знает какое. Необходима «подсказка». В этом случае менеджер обращается (режим диалога) за дополнительной информацией к центральной ПЭВМ, а затем, если необходимо, и к консультантам на их ПЭВМ. Когда решение так и не удалось принять, он обращается к центральной базе, имеющая наборы различных конкретных ситуаций с готовыми вариантами принятых решений BADASI. Заданные с помощью специального меню соответствующие ключевые слова выведут на экран ПЭВМ необходимую «подсказку».
Эти конкретные управленческие ситуации собираются и записываются в память ПЭВМ при обмене опытом руководителей, из специальной литературы и т.д.. Ознакомление менеджера с похожими (возникшие на данном объекте) ситуациями и принятыми по ним решениями будет именно той «подсказкой», которая поможет преодолеть «свою» проблему.
Технология обработки информации для выработки и принятия управленческих решений в различных вариантах происходит по следующей послидовнистю.
Первый блок сначала вызывает на экран из библиотеки описанных форм документов BIBFORV необходимую (ее номер есть в массиве REGLAMI в графе номер формы) исходную форму.
Второй блок выбирает из базы необходимые информационные массивы, относящиеся к данному объекту информации, с соответствующими плановыми (нормативными др.) и фактическими показателями, а затем по каждой позиции элемента объекта информации сравнивает их и определяет величину отклонений в натуральных, а затем и в относительных величинах.
Третий блок выбирает из полученных ранее (второй блок) результатов только те записи (строки), в которых есть отклонения. Эти отклонения (в относительных величинах), с учетом шифра информации, уравниваются с соответствующими величинами - критериями вмешательства, которые есть в массиве-диспетчере регламентирующей информации REGLAMИ. В процессе выполнения этой процедуры определяется код ПЭВМ (а при необходимости, еще и структурное подразделение, должность и имя руководителя), номер соответствующей формы исходного документа и другие дани.
Четвертый блок формирует на экране ПЭВМ исходную форму, полученную из массива библиотеки описанных форм выходных документов BИBFORV, и заполняет ее данными об отклонении, вместе (при наличии справочного массива OBUPR) расшифровывая названия объектов управлиння.
Когда полученное таким образом исходное сообщение на экране ПЭВМ удовлетворяет менеджера (пятый блок), то он его анализирует, а затем принимает соответствующее управленческое решение по данной проблеме и передает его на исполнение (шестой блок).
В случае, когда менеджер не смог принять соответствующего решения (не полные или устаревшие данные, по этой проблеме надо знать мнения консультантов или экспертов и т.д.), он делает запрос (седьмой блок) на получение дополнительных сообщений через обращение к консультантам или експертив.
Новые исходные сообщения формируются на экране ПЭВМ менеджера. На их основе выполняются (восьмой и девятый блоки) такие же операции, что и пятым и шестым блоками.
Когда же и в этом случае менеджер не в состоянии принять необходимое решение, он обращается за «подсказкой» (десятый блок) к специфической базы данных с набором различных конкретных ситуаций BADASИ, используя соответствующие меню и ключевое слово.
Одиннадцатый блок выбирает в данной базе соответствующую или подобную ситуацию, а затем информацию о ней с соответствующим решением выводит на экран ПЕОМ.
Когда «сработала подсказка», то есть исходящие сообщения удовлетворили руководителя (двенадцатый блок), то он принимает управленческое решение по проблеме, которая возникла, и передает его на выполнение. Когда же и в этом случае руководитель не смог принять решение, то он вновь обращается к консультантам или экспертов (см. Седьмой блок).
Режим консультаций позволяет осуществлять диалог пользователя с ПЭВМ (сервер), которая формирует информацию о внешней среде, или использовать смешанный метод информирования. Суть его в том, что менеджер использует все три режима - автоматический (по признаку критерии вмешательства), автоматизированный (по признаку в какой срок) и еще режим консультаций.
Заметим, что информирование менеджеров и специалистов того или иного уровня имеет свои специфические особенности (в информационном плане), поскольку процесс принятия решений на каждом уровне иерархии управления связан с различными факторами:
необходимостью анализа информации, которая должна быть обобщенной и сгруппированной за различными степенями детализации, по различным объектам информации, за различные периоды времени и т.п.;
сбором информации с различной оперативностью и полнотой, из разных структурных звеньев или по объекту управления в целом и т.д., а также обработкой и представлением ее за различными исходными формами, алгоритмами решения, режимами и т. ин.
Для менеджера высокого уровня характерна информация в обобщенном виде, как правило, в масштабе всего объекта управления в целом и без чрезмерной детализации, за тот или иной плановый период, а в ряде случаев и такая, что прогнозирует ход производственно-хозяйственной деятельности. Между тем для менеджеров среднего (и особенно низового) уровня необходима другая (по структуре, обобщением, периодам времени, формами представления и т.д.) информация, которая будет формироваться по другим методами.
Поэтому технология объективного информационного обеспечения менеджеров, которая рассмотрена выше, позволяет своевременно и в полной мере обеспечить менеджеров и специалистов разных уровней объективно необходимой информацией для принятия управленческих решений. При этом процесс обеспечения пользователей такой информацией, когда срабатывает механизм информирования, происходит в ритме производства.

<- Известно, что данные, которые используются в системе объективного информационного ЧАСТЬ II. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА НА ->