Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Предметную область менеджмента составляют информационные совокупности, относящиеся

Предметную область менеджмента составляют информационные совокупности, относящиеся ко всему персоналу объекта управления и всесторонне характеризуют его состав и действия. Информационное обеспечение, т.е. объективное информирование менеджмента заключается в том, чтобы менеджеры различных уровней своевременно получали объективно необходимую информацию в виде достоверных данных о те или иные объекты, за состояние и действие которых несут ответственность прежде всего они согласно полномочиям, должностными правами и функциональными обязанностями и мерой видповидальности.
В этом смысле основными объектами информации на предприятии, о состоянии и деятельности которых в необходимое время должны знать соответствующие менеджеры персонала различных уровней, являются (табл. 7.1):
Кроме указанных объектов информации могут быть введены и другие. Однако они должны быть обеспечены соответствующей информационной базой (массивами).
Исходная информация, предоставляемая менеджеру (соответственно его полномочиям, должностных прав и функциональных обязанностей) о состоянии или деятельность того или иного объекта, как известно, находится в форме полной, короткой или справочной структуры по параметрам (иерархическая последовательность признаков) , которые заранее определяются. Однако иерархическая последовательность признаков зависит от цели и назначения той или иной исходной формы, а поэтому важно правильно и четко сформулировать их в каждом конкретном случае. Например, сводные данные о наличие персонала на предприятии в разрезе категорий персонала и структурных подразделений по состоянию на определенную дату, составленные по данным массива KADR, по своей структуре отличаться от таких же сведений, составленных в разрезе структурных подразделений и категорий персонала, также полученных по помощью указанного массива. Это и понятно. В первом случае целью был анализ структуры имеющегося персонала предприятия в целом в разрезе каждой категории с перечнем всех структурных подразделений, во втором - наоборот, анализ состава персонала в каждом структурном подразделении отдельно по всем категориям персонала данной структури.
Когда составляют сводные ведомости в сгруппированном виде, менеджер имеет возможность (в диалоговом режиме) сразу получить аналитическую расшифровку той или иной сводной позиции. Например, в сводных ведомостях указано количество работников конкретной категории со средней заработной платой ниже прожиточного минимума. Сводные данные этой же позиции можно получить (расшифровать) в аналитическом составе с указанием, например, категории персонала, должности (профессии), табельного номера, фамилии, имени и отчества или иных признаков (структурного подразделения и т.д.).
Для составления сведений, необходимых для информирования всех менеджеров персонала предприятия, используется рассмотренная выше информационная база, которая включает массивы нормативно-плановой, фактической и специальной информациею.
Рассмотрим порядок информационного обеспечения менеджеров персонала различных уровней указанных выше объектов информации пидприемства.
Формирование переменных графиков выходов на роботу
На предприятиях с многосменном режиме работы труд структурных подразделений планируют по специальному плану-графику, составленному заранее, согласно производственных нужд, а затем этот переменный план-график утверждает руководство. Как правило, такой сменный план-график составляется на каждый месяц с разбивкой на рабочие недели (декады). Кроме того, составляется график выходов работников в праздничные и нерабочие дни.
Цель составления этих переменных планов-графиков - получить данные о периодах месяца (на каждую неделю или декаду), когда должен работать персонал структурных подразделений (производственных участков) предприятия в той или иной изменении, если будет сохранена ранее установленная черговисть.
В составлении сведений используются, с одной стороны, данные массива режима работы предприятия REGIM, с другой - введенные с клавиатуры ПЭВМ данные о ранее установленную очередность. Кроме того, используются специальные массивы регламентирующей информации REGLAMI и библиотека описанных форм выходных документов BIBFORV.
В исходной форме, составленной по справочной структурой, которая характеризует, например, план-график работы структурных подразделений предприятия в посменном режиме на такой-то период (форма 7.1), указывается вся необходимая информация, характеризующая, с одной стороны, регламент режима труда - время начала и конца смены, время начала и конца перерыва на обед, с другой - перечень структурных подразделений, а порой и производственных участков или бригад, которые будут работать в той или иной изменении данного планового периода тощо.
Исходная форма, составленная на бумажном носителе как документограма, предназначена для менеджера по режиму работы предприятия и используется для организации посменной работы работников структурных пидроздилив.
Использования рабочего времени працивниками
Оперативный учет и контроль за использованием рабочего времени работниками осуществляются различными методами, например, на проходной, а также менеджерами низовых и средних уровней (отделов, участков, цехов и т.п.) по всем основным параметрам; текущий контроль - менеджерами высшего уровня (отделом кадров предприятия). Учет проводится преимущественно методом фиксирование отклонений: по выходят течение смены по определенным причинам, опозданиями, преждевременное оставление рабочего места, простоями и т.п.. Кроме того, сюда относятся учет и контроль за сверхурочной работой, работой в праздничные или нерабочие дни тощо.
Известно, что основным первичным документом по планированию рабочего времени является документограма - план-график работы структурных подразделений в посменном режиме, составляется на каждый текущий месяц или неделю (см. выше). Этот документ характеризует посменной регламентацию рабочего часу.
Учет выходов на практике организуется различными способами: вручную (с использованием бумажного документа, например, табеля выходов), автоматизирован (с помощью технических средств, которые фиксируют на машинном носителе календарное время появления того или иного работника на проходной - до начала смены или после ее окончание) или как-то иначе, но всегда так называемым методом учета невиходив.
Кроме того, в табеле обозначаются предопределены невыходы, связанные с отпусками по разным причинам (текущие, для обучения и повышения квалификации), командировками и ин.
После предварительной обработки этих носителей данные заносятся согласно массива использования рабочего времени работниками TABL.
Цель составления исходных данных - получить данные об использовании основного рабочего времени, о конкретных нарушителей трудовой дисциплины, часа сверхурочной работы, работы в праздничные и нерабочие дни и т.п. в различных аспектах, а также о относительные величины потерь рабочего времени за тот или иной период времени как по структурных подразделениях, так и по предприятию в целом.
Составлены исходные формы с исходной информацией направляются, как правило, на экран ПЭВМ того менеджера персонала, отвечающего за использование рабочего времени и нарушения трудовой дисциплины работниками на уровне участка, структурного подразделения или предприятия в целом за смену, неделю, месяц тощо.
Используя массивы TABL (с данными за текущий день) и TABL (с данными за смену или день, уже истек), специальные массивы регламентирующей информации REGLAMI и библиотеки описанных форм выходных документов BIBFORV, составляют по форме по справочной структурой сведения о нарушении трудовой дисциплины работниками участка, цеха или предприятия в целом за смену или день. В указанных сведений заносят фамилии (табельные номера) только тех работников, которые должны быть на рабочих местах согласно плану-графику рабочего времени, но фактически не вышли на работу, опоздали или преждевременно покинули рабочие мисця.
В исходной форме, составленной по справочной структурой, отмечается:
КОМУ: код ПЭВМ _____, номер формы _____, «шапка» - «Ведомости о нарушении трудовой дисциплины работниками по категориям персонала и профессиям конкретного цеха за конкретный день». В графах формы приводятся элементы объекта информации (категория персонала, профессия или должность и табельный номер работника), коды причин невыходов и опоздания в текущий день (часы), коды преждевременного оставление места работы за прошлый день (часы). Итог часов - по категориям персонала, профессиям и по цеху в цилому.
Указанные справочные сведения состоят и как сводные за определенный период (неделю, месяц) нарастающим итогом за участком, структурным подразделением, предприятием в целом и направляются на экран ПЭВМ соответствующего менеджера.
При составлении сводных сведений об использовании рабочего времени работниками по предприятию в целом, например, за отчетный месяц (форма 7.2), используют массив аналогичного названия TABL с данными о все рабочие дни отчетного месяца и всех структурных подразделений предприятия, массив эффективного (планового) фонда труда одного работника FVREMK, а также специальные массивы регламентирующей информации REGLAMI и библиотеки описанных форм выходных документов BIBFORV.
В указанной исходной форме сводные показатели определяются на основе первичных данных, которые зафиксированы в информационных масивах.
Так, общий эффективный (плановый) фонд рабочего времени (F) по с-му структурному подразделению k-й категории персонала всех работников (Fkc, графа 4) определяется умножением величины эффективного (планового) фонда рабочего времени одного n-го работника h-й группы времени (Fkhn) на количество работников в данной группе времени (

<- Основой информационного обеспечения менеджмента является информационная база, которая Глава 8. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА В ->