Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

На объектах управления, относящиеся к другим, кроме производственных структур, предметные

На объектах управления, относящиеся к другим, кроме производственных структур, предметные области, характеризующие состояние и действия персонала в организациях и учреждениях, имеющих сходства как в структуре, так и в показателях. Поэтому и процессы сбора и обработки данных об этих предметные области во многих случаях идентичны. К ним относится и формирование переменных графиков выходов на работу (в тех организациях и учреждениях, где практикуется посменная работа), и данные об использовании рабочего времени и нарушения работниками трудовой дисциплины; штатную численность и ее укомплектованность, наличие и движении работников; качественный состав руководящего персонала , обучение в учреждениях образования и повышения квалификации работников; отпуска работников; льготы работникам, отношение работников к военной службе; социально-бытовые условия работников; заработная плата работников тощо.
Разумеется, если в этих организациях и учреждениях отсутствует производство, не применяются в них нормы выработки, не нужны данные об их выполнении, то и не используются эти объекты информации. Несколько иначе определяется и плановая численность працивникив.
Кроме того, в некоторых организациях и учреждениях используются специфические работы, связанные с их деятельностью, и на эти работы должны влиять менеджеры по персоналу. А это значит, что появляются новые объекты информации. Информирование менеджеров об этих процессах можно осуществлять по аналогии с теми объектами, которые уже рассмотрены в п. 7.3. Но когда аналогии не существует, то нужно разрабатывать новый механизм объективного информування.
А это значит, что исходные формы об этих объектах информации на различных объектах управления этой сферы формируются на основе аналогичных информационных массивов и по единой (в основном) методике, что и на производственных пидприемствах.
Таким образом, чтобы выполнять предоставленные полномочия, функциональные права и должностные обязанности, менеджеры по персоналу могут получить всю объективно необходимую им информацию о персонале по тем же методикам, что и на предприятии (см. п. 7.3). Поэтому информационная база в основном аналогична той, что рассматриваемая в п. 7.2, за исключением того, что описано нижче.
Однако, это одна сторона дела. Менеджеры по персоналу таких организаций и учреждений намного больше чем их коллеги-производители имеют дело с разного рода распоряжениями, служебными документами, письмами от граждан и т.д. (далее документы), поступающие как от высших по подчинению учреждений, органов местного самоуправления и т.п., а также от организаций партнеров (юридических) и граждан (физических лиц), так и внутренние документы. А эти документы нужно учитывать, выполнять, а в ряде случаев и давать на них ответ. Это другая сторона дела и он касается исполнительской дисциплины менеджеров и специалистов разных уровней, так и контроль за ней слишком високий.
Организацию учета и работы над такими документами, а также контроль за ее выполнением осуществляет система объективного информационного обеспечения менеджмента с помощью специального ее механизма - контролирующей информации.
Контролирующая информация - это такая информация, которая с помощью признаки директивного срока выполнения осуществляет автоматизированный контроль за сроками рассмотрения (исполнения) менеджерами по персоналу предоставленных им для обработки и реагирования служебных документов, писем тощо.
Эта контролирующая информация формируется регистратором (секретарем, в канцелярии и т.п.) на ПЭВМ-регистраторе в специальную таблицу контролирующей информации исполнительской дисциплины менеджеров и специалистов по учреждению в целом (табл. 8.1).
Указанная таблица динамическая в ее наполнении и включает две зоны:
кто исполнители;
объекты информации.
Кто исполнитель - это зона, включающая графы 1-4 и которая формируется заранее (вперед). По своей структуре она идентична зоне кому предоставлять информацию, которая приведена в таблице регламентирующей информации (см. п. 5.2) и содержит показатели, характеризующие исполнителей менеджеров и специалистов всех уровней, которых касается это дело.
Отметим, что в этом перечне менеджеры по персоналу, при необходимости или для удобного использования, могут составить отдельную группу. И еще. Когда менеджер по персоналу использует ПЭВМ как личное АРМ, то графы этой зоны таблицы «структурное подразделение», «должность», «фамилия и инициалы» можно не заполнять - они в данном случае будут не нужны. Роль адресата-исполнителя выполнять код его ПЕОМ.
Источником информации для этой зоны будет штатное расписание организации или учреждения (массив аналогичного названия SHTAT) и таблица специальных кодов ПЭВМ, которые закреплены за менеджерами-исполнителями и специалистами всех уровней по организации или учреждении в цилому.
Объект информации - это специфическая зона этой таблицы (графы 5-9) (формируется по мере поступления документа), которая заполняется программно, на основе данных электронного журнала (табл. 8.2) - граф 1, 4, 8, 10 и 11 в строке таблицы, что касается исполнителя, указанного в графе 9 журнала, и характеризует документ, поступивший в учреждение, исполнителя и директивный срок его выполнения (подготовки ответов) указанных документов. Зона таблицы (графы 5-9) заполняется в строке против каждого исполнителя (графы 1-4) только тогда, когда ему передается соответствующий документ для подготовки вариантов ответа на поставленные вопросы. После подготовки вариантов ответа и передачи их по назначению, графа 10 таблицы заполняется тогда, когда заполняется аналогичная графа 12 электронного журналу.
Как видим, таблица контролирующей информации формируется на ПЭВМ в три этапа:
зона кто исполнитель (графы 1-4) формируется (заполняется) заранее на основе отобранных данных штатного расписания или массива аналогичного названия;
часть зоны объекта информации (графы 5-9) заполняется по мере поступления документа, определения исполнителя и регистрации их в электронном журнале. Заполняется программно;
последняя часть зоны объекта информации (графа 10) заполняется программно по данным графы 12 электронного журналу.
Фрагменты (соответствующие строки этой таблицы, касающиеся того или иного исполнителя) этой таблицы формируются на ПЭВМ исполнителя по мере необходимости и хранятся до установленного срока (например, квартал или год).
Источником информации для этой зоны таблицы, как уже отмечалось, является электронный журнал регистрации входящих документов и писем, поступающих в учреждения (табл. 8.2). Журнал заполняется регистратором, например, заведующим канцелярии на ПЭВМ-регистраторе (т.е. на ПЭВМ, предназначенной для регистрации почты, поступающей в учреждения) или другим должностным лицом (оператором подобные).
Структура этого журнала включает пять зон:
первая зона характеризует документ, который поступил в учреждение (графы 1-8);
вторая - исполнителя, который должен подготовить варианты ответа, и директивный срок выполнения (графы 9-11);
третья - дату фактической подготовки вариантов ответа (графа 12);
четвертая - дату и исходящий номер документа, отправленного по назначению (графы 13, 14);
пятая - дату передачи строки-записи об этом документе в архив (графа 15).
Ответы на поставленные в исходных документах вопросы формируются, как правило, на бланках текстов-заготовок, которые размещаются в установленном порядке в библиотеке описанных бланков текстов-заготовок BIBTEX.
Технология ведения электронного журнала регистрации входящих документов на ПЭВМ-регистраторе осуществляется в восемь етапив.
Первый этап. Документ поступает в канцелярии учреждения через предприятие связи (почту) на бумажном носителе, по электронной почте на ПЭВМ, факс и т.д.. Регистратор вызывает на экран ПЭВМ указанную форму журнала и с помощью клавиатуры заполняет в нем первую зону (данные о документе, который поступил в учреждение - графы 1-8). Одновременно проставляет входящие номера и дату поступления на этих документах.
Второй этап. Зарегистрированные таким образом документы передаются руководителю-распорядителю, который определяет исполнителя и устанавливает директивные сроки выполнения того или иного документа. Конечно об этом отметка в журнале не проставляеться.
Третий этап. На основе резолюций распорядителя регистратор с клавиатуры записывает в журнал имена исполнителей и сроки выполнения (графы 9-11).
Четвертый этап. Информация о документах, исполнителей и директивный срок выполнения, что есть в этом электронном журнале, потом программно, по сети передается в таблицу контролирующей информации (зона объекта информации, графы 5-9), находящихся на ПЭВМ-регистраторе, по каждому что указано, виконавцю.
Формирование этой таблице нужно для дальнейшего контроля и информирования менеджеров высшего уровня о исполнительскую дисциплину менеджеров персоналу.
Пятый этап. Информация об исполнителях и объекты информации, только зафиксирована в таблице контролирующей информации (см. четвертый этап), по сети программно передается строками, т.е. по исполнителям (графы 1-9 таблицы) на ПЭВМ тех исполнителей, которых это касается. Одновременно передаются (курьерским или иным способом) документы для виконання.
Шестой этап. Исполненные документы с вариантами ответа исполнителя передаются в канцелярию (к ПЭВМ-регистратора), на основе чего заполняется графа 12 журнала, а затем и графа 10 таблицы. Варианты ответа рассматриваются, выбирается окончательный, который и оформляется как видповидь.
Седьмой этап. На документе-ответы сказывается дата и исходящий номер и установленным порядком (по почте, электронной почте и т.п.) этот документ направляется по назначению. Одновременно в электронном журнале заполняются графы 13 и 14.
Восьмой этап. Записан строку в электронном журнале (графы 1-14), который касается документа, который выполнен, передается в архив, о чем делается соответствующая запись в графе этого журналу.
Таблица контролирующей информации представляется специальным массивом контролирующей информации KONTRI. Структура этого массива включает два блока и имеет такой вид:
Блок 1.
Кто исполнитель:
код ПЭВМ;
структурное подразделение;
должность;
фамилия и инициали.
Блок 2.
Объекты информации:
дата поступления документа до исполнителя;
директивный срок выполнения;
входящий номер документа;
тип документа;
содержание (ключевые слова) документа;
дата фактического исполнения (подготовки вариантов ответа).
Метод организации массива - послидовний.
Ключи благоустройства - код ПЭВМ, входящий номер документа.
Электронный журнал регистрации входящих документов и писем представляется специальным массивом электронного журнала регистрации входящих документов и писем REGVHOD.
Структура этого массива включает пять блоков и имеет такой вид:
Блок 1.
Данные о документе:
порядковый (входящий) номер документа;
дата регистрации;
от кого поступил документ;
тип документа;
дата документа;
номер документа;
количество листов;
содержание (ключевые слова).
Блок 2.
Исполнитель и сроки выполнения:
код ПЭВМ исполнителя;
фамилия и инициалы исполнителя;
директивный срок выполнения;
дата получения документа виконавцем.
Блок 3.
Подготовка вариантов ответа:
дата подготовки вариантов видповиди.
Блок 4.
Оформление документа с ответом:
дата документа;
исходящий номер документа.
Блок 5.
Передача в архив:
дата передачи в архив соответствующих строк журнала записей входящих документив.
Метод организации массива - послидовний.
Ключи благоустройства - входящий номер документа, код ПЭВМ виконавця.
Таким образом, организация оперативного учета документов и контроля за исполнительской дисциплиной менеджеров указанным методом может полностью удовлетворить информационные потребности руководителей организаций и учреждений.

<- Глава 8. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛА В Исходная информация, которая формируется системой объективного информационного ->