Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Исходная информация, которая формируется системой объективного информационного

Исходная информация, которая формируется системой объективного информационного обеспечения менеджмента с помощью механизма информирования указанным выше (см. п. 7.3) порядком, в основном полностью обеспечивает менеджеров по персоналу организаций и установ.
Контроль за исполнительной дисциплиной менеджеров персонала осуществляется в автоматизированном режиме таким чином.
Каждый день регистратор на ПЭВМ-регистраторе отбирает из массива контролирующей информации KONTRI записи, характеризующие директивные сроки выполнения (Блок 2), следующих, например, «завтра».
Отобранные таким образом в полном составе записи характеризуют исполнителей и документы, на которые «завтра» должны поступить варианты ответа на вопросы, поставленные в этих документах.
Сформирован рабочий массив используется для составления оперативной исходной сведения - напоминание исполнителям-менеджерам персонала о необходимости предоставления вариантов ответов такого-то числа на соответствующие документи.
В составленной по справочной структурой форме, которая предоставляется на экран ПЭВМ исполнителя, есть такие графы, в которых указываются: элементы объекта информации - код ПЭВМ, а иногда и структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы исполнителя, а также данные о документе - тип документа, его входящий номер, дата поступления и директивный срок выполнения, а иногда и содержание этого документа.
Указанная форма используется как реестр рассылки по сети на каждую ПЭВМ, код которого есть в сведения, только той информации, касающейся данного исполнителя. Эта информация служит только оперативным напоминанием о приближении сроков отправки вариантов ответа на полученное для выполнения документ.
Кроме того, большое значение имеют сведения о исполнительскую дисциплину менеджеров персонала за определенный период, состоящие по структурным подразделениям. В составлении этих сведений используется массив контролирующей информации KONTRI.
Сводную ведомость о исполнительскую дисциплину менеджеров по персоналу, например, по предприятию в целом в определенном периоде составляют по форме с полной структурой, в графах которой указаны: элементы объекта информации - должность, фамилия и инициалы исполнителя, структурное подразделение, код ПЭВМ, а также данные о исполнительскую дисциплину - тип документа, количество документов данного типа, которые переданы на исполнение в определенный срок, дата поступления документа к исполнению, директивный срок выполнения, дата фактического исполнения, результат выполнения - количество документов, выполненных вовремя, количество документов, выполненных с опозданием на 1, 2, 3 и т. д. дней количество документов, которые не выполнены зовсим.
Сначала по каждому документу данного исполнителя определяются результаты выполнения (сравнением даты фактического выполнения с датой - директивным сроком исполнения) в днях, которые могут быть: равными нулю, когда выполнены вовремя, с опозданием - минус 1, 2, 3 и т. д. дней , или не выполнено совсем. Затем количество соответствующих документов подсчитывается по типу документа и указывается в соответствующих графах. Баланс количества документов определяется следующим образом: количество переданных на выполнение документов должна соответствовать такому же количеству, полученная путем сложения показателей в таких графах: выполнены вовремя, выполнен с опозданием на 1, 2, 3 и т. д. дней, не выполнено совсем.
Используются указанные данные при аттестации менеджеров персонала, формировании качественного состава руководящего персонала и т. ин.
При необходимости (например, при аттестации) по данным этого же массива можно потом получить аналитическую ведомость-расшифровку по каждому исполнителю за определенный период. Ведомость составляется по форме справочной структуры, графы которой имеют те же названия, что и в журнале контролирующей информации.
Помимо указанных, можно составлять сводные ведомости о количестве документов, поступивших в учреждение, по их типах за определенный период, используя массив журнала регистрации входящих документов и писем REGVHOD. В составленной форме по справочной структурой в графах указываются: элементы объекта информации - от кого поступил и тип документа, а также количество документов, поступивших по каждому типу и учреждении, которая направила документ.
Если добавить к указанной формы другие показатели (директивный срок выполнения и дату отправки ответа на документ), то можно анализировать исполнительскую дисциплину в течение определенного периода по учреждению в цилому.
Составляют и другие исходные формы, с помощью которых можно анализировать исполнительскую дисциплину менеджеров персонала по всем ознаками.
Таким образом, изложена технология полностью обеспечивает надежный учет служебных документов и контроль за их выполнением менеджерами, которым поручено обработку, рассмотрение, реагирования, выполнения и т.д. этих документов с помощью ПЕОМ.
В качестве примера рассмотрим составление выходных документов с целью информирования менеджеров персонала в коммерческих, сберегательных и других банках.
Для составления сводной ведомости о штатной численности и наличный состав руководящего персонала по такому-то банка в целом по состоянию на определенную дату, включая его филиалы, используют следующие данные:
Блок 1 массива штатного расписания банка SHTAT, включая его филиалы;
Блок 1 массива о наличный состав и принятых работников банка KADR, включая его филиалы (по состоянию на определенное число)
специальных массивов регламентирующей информации REGLAMI и библиотеки описанных форм выходных документов BIBFORV.
Эта форма может состоять по полной (см. форму 1-п в п. 7.2) или по короткой структурой (форма 8.3).
Как видим, эта сводная ведомость компактна, имеет небольшой объем информации, а исходная информация приведена в виде отклонений фактической численности от штатной, т.е. содержит элементы анализу.
В этой ведомости итоги исходной информации (Количество и%): по должности (профессии), категории персонала и банка в цилому.
Отметим, что эта сводная ведомость может складываться таким образом, что показатели элементов объекта информации будут сгруппированы в другой послидовности.
Например, на первом плане стоять номера филиалов, а за каждым филиалом - данные об отклонении: по категориям персонала и должности (профессии). В другом варианте - данные об отклонении будут сгруппированы по категориям персонала, а по каждой категории данные по каждому филиалу в разрезе должностей (профессий).
Используют эти сводные данные для анализа укомплектованности штата как банка в целом, так и его филиалов (в зависимости от размещения элементов объекта информации).
Составляют и другие сведения как по полной, так и по короткой и справочной структурой, используя данные соответствующих массивов.

<- На объектах управления, относящиеся к другим, кроме производственных структур, предметные ГЛАВА 9. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И СЕТЕЙ И ПЕРСПЕКТИВЫ ИХ РАЗВИТИЯ ->