Твердохлеб Н.Г.. Информационное обеспечение менеджмента (2002)

Применение современной электронной вычислительной и информационной техники в экономических

Применение современной электронной вычислительной и информационной техники в экономических процессах, и особенно в управлении, значительно улучшает формы и методы, надежность и эффективность управления в целом. Особенно большую пользу приносят комплексы ПЭВМ, объединенные сетью, при функционировании информационных систем в организациях и установах.
Качество различных информационных систем определяется их надежностью и эффективностью. Основные положения и определения об этом приведены в ГОСТ 24.701-86. «Надежность АСУ», ГОСТ 24.702-86. «Эффективность АСУ».
Надежность - это способность системы сохранять во времени в установленных пределах значения всех параметров, характеризующих способность системы выполнять требуемые функции в заданных режимах и условиях эксплуатации. Надежность системы имеет свойства безотказности, ремонтопригодности, а порой и довговичности.
Уровень надежности зависит от следующих факторов:
состава и уровня надежности технических средств, их взаимодействия и надежной структуры;
состава и уровня надежности программных средств, их возможностей и взаимосвязи в структуре программного обеспечения информационной системы;
рационального распределения задач, решаемых системой, между техническими средствами, программным обеспечением и персоналом, обслуживающим эту систему;
уровня квалификации персонала, организации работ и уровня надежности действий персонала информационной системы;
режимов, параметров и организационных форм эксплуатации комплекса технических средств;
степени использования различных видов резервирования (структурного, информационного, временного, алгоритмического, функционального)
степени использования методов и средств технической диагностики;
реальных условий функционирования информационной системи.
Эффективность информационной системы определяется сравнением полученных результатов от функционирования этой системы и затрат всех видов ресурсов, необходимых для создания, действия и развития этой системи.
Эффективность таких систем в денежном выражении определяется в виде трех основных показателей:
годового экономического эффекта;
расчетного коэффициента эффективности капитальных затрат, которые пошли на разработку и внедрение системы;
срока окупаемости капитальных затрат, которые пошли на разработку и внедрение системи.
Эффективность системы объективного информационного обеспечения менеджмента, как системы с интеллектуальной направленностью, определяется не только в денежном выражении, как указано выше. Ее эффективность увеличивается еще и за счет подъема качества управления, которая может определяться соответствующим коэффициентом.
Коэффициент повышения качества управления - это условная величина, определяемая показателем улучшения качества управления по сравнению с тем, что было до внедрения новой информационной системы, и определяется через показатели уменьшения времени, которое затрачивалось на сбор информации, ее обработку и доставку пользователям, а также на анализ и выработки управленческих решений. Речь идет о том, что уровень компетентности и другие аналогичные факторы у менеджеров как до, так и после внедрения этой системы были неизменны. Кроме того, функционирование такой системы на объекте управления создает реальные условия для совершенствования форм и методов управлиння.
Это понятно. Современные методы сбора и обработки в ритме производства, хранения и передачи пользователям информации при безбумажной технологии в информационных системах основаны на использовании высокоэффективных ПЭВМ, объединенных локальными или многопользовательская вычислительными сетями, и применении передовых информационных технологий.
Одной из таких информационных систем является система автоматизированного сбора и обработки информации, в которой применяется информационная (безбумажная) технология. В рамках этой системы создается система (на правах подсистемы) объективного информационного обеспечения менеджмента, с помощью механизма оперативного информирования автоматически или автоматизировано на объекте управления обеспечивает менеджеров и специалистов всех уровней объективно необходимой информацией, согласно их полномочиям, функциональных обязанностей, должностных прав и меры видповидальности.
При функционировании этой системы на объекте управления создаются условия, при которых есть возможность менеджерам заниматься творческим трудом, осуществлять своевременный контроль за выполнением принятых решений, а также совершенствовать формы и методы управления тощо.
Рассмотрим следуя основные направления совершенствования процесса управления на примере промышленного предприятия
совершенствование форм и методов сбора первичной (фактической) информации;
совершенствования и повышения научного уровня планирования;
совершенствование форм и методов управления;
совершенствование форм и методов учета;
совершенствование форм и методов контроля и анализа;
совершенствование методов составления сводной звитности.
Совершенствование форм и методов сбора первичной (фактической) информации. Известно, что основой для принятия управленческих решений является информация. Поэтому от своевременного сбора достоверной информации, всесторонне характеризует все процессы и явления производственно-хозяйственной и другой деятельности предприятия и его структурных звеньев, а также от оперативной обработки и доставки ее пользователям полностью зависит (при надлежащей компетентности менеджера) качество и своевременность управления производственными процессами и хозяйственной деятельностью предприятия в цилому.
Применяя для достижения этой цели, например, ПЭВМ, используется как АРМ там, где возникает массовая первичная информация (кладовая, склад, производственный участок и т.п.), можно значительно усовершенствовать формы и методы сбора этой информации за счет автоматизации процесса. Суть такого процесса заключается в том, что благодаря предварительно сформированным условно-постоянным массивам (с нормативной, расценочная, справочной, планово-договорной и другой информацией), а также библиотеке описанных форм входящих и исходящих документов, можно формы первичных документов заполнять, с одной стороны , автоматически той информации, которая есть для этого документа условно-постоянной (ее до 80-85%), с другой, вручную той информации, которая в этом документе является переменной (15-20%), то есть фактической (см. п. 3.3).
Такой подход к организации сбора фактической информации позволяет осуществлять безбумажное (на экран, а затем и в память ПЭВМ) одноразовое оперативное сбора и фиксирования достоверной первичной информации и ее предварительную обработку в ритме производства, а затем передавать эту информацию в таком же ритме всем пользователям для використання.
Заметим, что частота сбора первичной информации, характеризующей состояние и параметры производственных и хозяйственных процессов и явлений, ее оперативная обработка определяются частотой и скоростью изменений, проходящих на управляемом объекте, т.е. в ритме производства. Например, когда те или иные процессы планируются по часовому графику, то при наличии в этих процессах негативных факторов необходимо собирать, сразу же обрабатывать и выдавать соответствующим руководителям обработанную информацию об отклонении не позднее, чем через каждые полчаса или три четверти часа. Такая информация нужна менеджеру для оперативного вмешательства в эти процессы так быстро, чтобы устранить имеющиеся причины отклонений до окончания этих процессов. При таком способе объективного информирования менеджеров можно надеяться на то, что управление процессами будет своевременным и ефективним.
Собранная таким образом оперативная информация является не только общей для всех пользователей, но и вероятной, а потому она может быть использована и для хозяйственного (бухгалтерского) облику.
Обработанная и обобщенная или сведена по разработанным алгоритмам информация на уровне предприятия используется не только для выполнения общепроизводственных задач текущего управления, но и для составления установленной бухгалтерской, статистической и иной сводной звитности.
Совершенствование и повышение научного уровня планирования. Используя экономико-математические методы, широкие эксплуатационные возможности современных средств вычислительной техники, систему прогрессивных научно обоснованных норм и нормативов, а также достижения научно-технического прогресса, можно серьезно усовершенствовать планирование производства и поднять его на научный уровень в таких направлениях:
смоделировать несколько вариантов планов, а затем выбрать оптимальный с соответствующей организационной структурой управления предприятием;
сбалансировать систему соответствующих показателей и определить направление пропорционального развития производства;
осуществить взаимосвязь прогнозирования, перспективного, текущего и оперативного планирования;
широко использовать нормативные методы на всех уровнях планирования и управления;
усовершенствовать систему нормативно-плановых показателей использования трудовых, материальных, финансовых и других ресурсов;
сократить срок и расширить пространство планирования до часа или изменения, рабочего места или участка и т.п.;
прогнозировать и моделировать поведение объекта управления в условиях неопределенности, риска тощо.
Особенно эффективно применение указанных методов и средств для совершенствования планирования во временном и пообъектного аспектах. Для этого разрабатывается система взаимосогласованных и сбалансированных социально-экономических показателей для годовых, квартальных (месячных), декадных (недельных), суточных (сменных) планов - временной аспект, а для каждого рабочего места, бригады, участки, как и для цехов и предприятия в целом - пообъектный аспект. Кроме того, устанавливается единый шаг для информационных совокупностей в учете и планировании, с помощью которого есть возможность оперативно и автоматизировано формировать данные для анализу.
Все это позволяет значительно усовершенствовать и повысить уровень планирования, а вместе с тем улучшить управление производственными процессами путем взаимосвязи совокупных показателей во временном и пообъектного аспектах. Кроме того, есть реальная возможность высвободить менеджеров и специалистов, занятых расчетами плановых показателей и составлением планов, от утомительного и малоэффективной ручной праци.
Совершенствование форм и методов управления. Известно, что в условиях системного сбора и обработки информации менеджеры и специалисты разных уровней своевременно и полностью обеспечиваются необходимой объективной информацией, которая характеризует, с одной стороны, внутреннее состояние и процессы, происходящие на объекте управления, а с другой - разнообразные ситуации, которые складываются на рынке (внешняя среда). Знание обстоятельств, складывающихся внутри и внешней среде, - важный рычаг в конкурентной борьбе за выживание в рыночных умовах.
Всестороннее информирование менеджеров и специалистов разных уровней существенно влияет на их должностные права и функциональные обязанности. Кроме того, прежние формы и методы управления производством на предприятиях в реалиях рыночной экономики не всегда эффективны. По этим реалиям, при системной обработке информации и широком применении ПЭВМ как АРМ пользователей различных уровней, нужно создавать новые формы и рациональные методы управления предприятием. Одним из таких направлений совершенствования форм управления может быть, например, объектно-целевой подход с законченным циклом управления при определении организационной структуры, новых прав и обязанностей, а также меры ответственности за выполнение своих должностных функций менеджерами и специалистами различных ривнив.Module . Должностные права, функциональные обязанности и мера ответственности работников управления той или иной структуры (ресурса) разрабатываются для новых условий функционирования, а поэтому они будут основой при формировании регламентирующей информации (подробнее об этой информации говорится в п. 5.2). При их составлении следует учитывать, что все процессы по сбору, обработки, хранения и выдачи пользователям информации, а также некоторые логические операции выполняться в системном порядке и автоматизировано. Кроме того, при разработке должностных прав и функциональных обязанностей нужно придерживаться принципа соответствия (parиty prиncиple), согласно которому руководство должно делегировать том или ином менеджеру достаточно полномочий, чтобы он был в состоянии выполнять те задачи, за которые несет видповидальнисть.
При системном сборе и обработке информации создаются условия и для совершенствования методов управления производством. Так, например, можно будет применять метод управления по отклонениям (см. п. 4.2).
Благодаря организации управления по методу отклонений значительно уменьшаются объемы информации, поступающие менеджеру или специалисту, и сокращаются сроки подготовки и выработки того или иного управленческого ришення.
Совершенствование форм и методов учета. В условиях рыночной экономики значение учета на предприятиях трудно переоценить. Здесь большое значение имеет оперативное сбор и обработка показателей, простота и доступность этих показателей всем пользователям во временном и пообъектного аспектах. Поэтому прежние формы и методы учета с его традиционным позадачним подходом при сборе и обработке экономической информации в новых условиях не пригодны. Кроме того, на основе системы автоматизированного (действующая в ритме производства) сбора и обработки информации целесообразно организовать лишь один - хозяйственный учет вместо трех его видов (оперативного или оперативно-технического, бухгалтерского и статистического), которые существуют ныне на предприятиях. Это возможно, поскольку:
во-первых, используется для него лишь одно (общее для всех упомянутых видов учета) источник фактической информации - это производственно-хозяйственная и иная деятельность предприятия и его ресурсы;
во-вторых, собирается эта фактическая информация однократно, в ритме производства, при едином технологическом процессе; собирается как вероятная, обрабатывается (по разным алгоритмам) и записывается в базу (базы) данных ПЭВМ (АРМ), поставленных в местах массового возникновения информации; передается (также в ритме производства) каналами связи всем остальным пользователям более высокого уровня, которые используют эту информацию (вместе с другой условно-постоянной) для сборки (также на ПЭВМ) аналитических и синтетических таблиц разного (в том числе и бухгалтерского) назначения, а также для подготовки и принятия управленческих решений тощо.
Таким образом, благодаря непрерывному технологическому процессу и единой первичной (фактической) информации, собираемой и записывается в базу (базы) данных, можно обеспечить достоверность этих данных, полную увязку данных оперативного, бухгалтерского и статистического учета в аналитическом и синтетическом (сводном) аспектах, какой угодно степень детализации или группировки по состоянию на определенную дату или за любой час.
Системная обработка информации не совместима с формами, которые существуют в бухгалтерском учете при ручной или полуручном обработке информации. Эти формы нельзя заполнять машинным способом: они очень сложные. Кроме того, у них есть ряд показателей, которые многократно повторяются, тощо.
В условиях, когда ПЭВМ используется как АРМ и таким образом обеспечивается в ритме производства сбор и обработка (при едином процессе) всей первичной информации в местах ее возникновения, а затем передачи ее по каналам связи всем пользователям разных уровней, открываются широкие перспективы для новой автоматизированной или электронной формы облику.
Следует отметить, что в условиях действия системы автоматизированного сбора и обработки информации на ПЭВМ (АРМ) принципиальное отличие новой формы учета от тех, что действуют, заключается в том, что электронный учетный процесс начинается не с обработки первичных документов, а из одноразового (в ритме производства) записи на магнитный носитель (память ПЭВМ) всех первичных данных, которые возникают при производственно-хозяйственной и иной деятельности. Эти данные (вместе с другими условно-постоянными) обрабатываются, передаются по каналам связи пользователям различных уровней, а затем сохраняются определенное время. Выдача обработанной информации пользователям всех уровней осуществляется в различных режимах, на разных формах и на разных носителях, за любой период времени и по состоянию на любую дату, а также - о различных объектах информации. При этом фактическая информация может выдаваться после ее обработки не только полностью и самостоятельно, но и по сравнению со сводными нормативными, плановыми и другими данными, с записанными натуральными отклонениями и относительными величинами и другими показателями. Такая информация может использоваться в экономическом анализе и для принятия управленческих ришень.
Совершенствование форм и методов контроля и анализа. Имея единую базу данных, включающую нормативную и плановую, справочную, договорную и другую условно-постоянную информацию, а также фактические показатели (которые собираются в ритме производства) и установлен единственный шаг для информационных совокупностей в планировании и учете, можно автоматически и оперативно сравнивать плановые
Это:

<- ГЛАВА 9. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И СЕТЕЙ И ПЕРСПЕКТИВЫ ИХ РАЗВИТИЯ Практика показывает, что объекты управления при рыночной экономике, когда действует ->