Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

2.5. Организация обеспечения технологии процесса бухгалтерского учета

Рассматривая процесс бухгалтерского учета как своеобразное производство, можно выделить в нем характерные средства производства. К ним следует отнести традиционные средства труда, а также предметы труда, которые в соответствии с сакраментальной схемы экономической теории выражаются в данном случае широким кругом разнообразных материальных и нематериальных средств, влияющих на предмет труда исполнителя бухгалтерской работы - информацию.
Как и в любом процессе производства, отправным моментом в процессе бухгалтерского учета является его обеспечение средствами и предметами труда. В литературе различают информационное, техническое и методологическое обеспечение (рис. 2.7).
Так, под информационным обеспечением понимают совокупность учетных данных на всех этапах процесса бухгалтерского облику.
Вспомним, что процесс бухгалтерского учета состоит из многочисленных учетных задач, выполнение которых часто основывается на результатах решения других учетных задач. Кроме того, специфика учетной системы заключается в использовании исходных данных в дальнейшем процессе «производства» - процесса бухгалтерского учета. Таким образом, в аспекте информационного обеспечения следует рассматривать вход в систему, обработку в системе и выход из системы (первичного, текущего, итогового учета по определенным задачами). Кроме данных о финансово-хозяйственной деятельности учреждения как входные данные в систему используется нормативно-справочная информация.
Очевидно, организация информационного обеспечения состоит в рационализации предоставления информационных данных по каждой из составляющих общей системы бухгалтерского учета. Учитывая это напомним основные требования к экономической информации:
точность;
достоверность;
своевременность;
удобство в сприйнятти.
Очевидно, что поставки системы бухгалтерского учета экономической информации, которой присущи перечисленные характеристики, и является основной задачей организации информационного обеспечения бухгалтерского учета. Поскольку информация, проходящая через систему бухгалтерского учета, может быть классифицирована как первичная и производная, внутренняя и внешняя; нормативно-справочная и фактическая, выполнить эту задачу можно, если:
четко установлено цель задач бухгалтерского учета;
определены пользователей и потребителей результатов выполнения каждого задания;
образовано рациональную во времени и пространстве систему связей по обеспечению выполнения учетных задач по схеме «вход-система-выход»;
определен порядок получения входной информации формирования, использование базы данных, порядок обработки входящей учетной и нормативно-справочной информации, получение исходной информации и ее передачи;
отработана методика архивирования информации данных бухгалтерского облику.
В современных условиях стремительного развития информационных технологий указанные задачи должны выполняться на базе внедрения автоматизированных систем управления. Насущной в связи с этим становится разработка состава, структуры базы данных и режима функционирования автоматизированной базы данных. При этом чтобы обеспечить оптимизацию работы всей организации или учреждения, а не только бухгалтерской службы, нужно создать базу данных, общую для всех подсистем хозяйственного механизма, с соответствующей функциональной специализацией по каждой. В практике бюджетных учреждений сейчас используется локальная база данных, действующей в системе бухгалтерского учета, обеспечивая выполнение учетных задач автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтерив.
В рамках рассматриваемой системы особое значение приобретает информационное взаимодействие между АРМ бухгалтера и АРМ других структурных подразделений как подсистемами хозяйственного механизма. Непрерывность и надежность таких взаимосвязей обеспечивается установлением нормативов оформления и представления первичной внешней и внутренней документации (носителей нормативно-справочной информации) в соответствующее структурное подразделение - бухгалтерии, которая, в свою очередь, подает уже обработанную соответствующим образом информацию к аппарату управления своего учреждения и вышестоящим органам. Техническое обеспечение представляет собой набор материальных и нематериальных средств, с помощью которых перерабатывается информация по бухгалтерскому учету. Составляющими технического обеспечения является комплекс технических средств, программное обеспечение и обслуживающий персонал. Каждая из этих составляющих имеет свою структуру, т.е. делима. Так, к комплексу технических средств относятся не только одноименные средства труда - так называемая организационная техника, а все технические средства, применяемые для подготовки носителей информации (ручки шариковые и чернильные, пишущие машинки, персональные компьютеры), их копирования (ксерокопировального аппараты) , обработки, хранения и поиска (картотеки и поисковые системы), выполнения вычислений (калькуляторы, другие средства автоматизации вычислений) и т.д.. Кроме того, этот комплекс включает:
носители информации в виде учетных регистров первичной документации, форм отчетности (с помощью которых информация обрабатывается: наглядной, группируется, подвергается арифметическим действиям, обобщается)
специальное оборудование и вспомогательные эксплуатационные материалы, например специальные столы, картотеки, ящики, доски, стойки, счетчики, весы, хронометры, мерная тара, химические реактивы и т.д. - совокупность средств, позволяющих получать дополнительную информацию об объектах учета; Module . общее офисное оборудование для помещений структурных подразделений бухгалтерии - столы, стулья, шкафы тощо.
Еще одна составляющая технического обеспечения - программное обеспечение бухгалтерского учета. Это нематериальный продукт, который представляет собой пакет программ (взаимосвязанных алгоритмов), применяемых при выполнении учетных задач на АРМ бухгалтера, то есть во время обработки учетной информации.
Техническое и программное обеспечение должно сопроводительную документацию:
документация по техническому обеспечению - это инструкции по эксплуатации и организации техники и спецоборудования, документация по техническим характеристикам и т.д..;
документация по программному обеспечению - это инструкции для пользователей, где подается описание системы автоматизации бухгалтерского учета и выполняемых ею процедур по отдельным направлениям учетной дияльности.
Третья составляющая технического обеспечения - персонал, который обслуживает весь комплекс технических средств: разработчики вычислительного центра, периферийной техники, а также монтажно-наладочный, эксплуатационный и обслуживающий персонал.
Опираясь на представленную характеристику технического обеспечения, рассмотрим главные задачи по его организации:
разработка проекта нормативно-справочной документации по обеспечению бухгалтерской службы техническими средствами, который непременно должен содержать технически обоснованные расчеты по обеспечению структурных подразделений бухгалтерской службы организационной техникой; план расположения оргтехники; номенклатуру имеющихся технических средств; план автоматизации рабочих мест бухгалтерской службы;
непрерывный надзор и контроль за наличием специального оборудования, материалов, а также общего офисного оборудования, имеющий целью избежать недостатка указанных товарно-материальных ценностей;
создание альбомов, содержащих указания по последовательности выполнения операций на каждом АРМ бухгалтера по всем направлениям учета;
составление графика текущего обслуживания технических средств персоналом технического забезпечення.
Методическое обеспечение играет роль методично-правового инструмента, с помощью которого видоизменяется учетная информация.
Методическое обеспечение учетного процесса включает:
методические документы - категорию нормативных документов, непосредственно регламентирующих порядок и методику бухгалтерского учета;
документы, определяющие общеправовых нормативную базу - правовое поле деятельности бюджетных установ.
Организация методического обеспечения предусматривает применение комплекса мер и методов, направленных на обеспечение процесса бухгалтерского учета методическими и загальнонормативнимы документами. Прежде всего нужно определить:
порядок и способ поступления нормативной информации (по факсу, электронной почте, через системы информационно-справочного обеспечения, через курьера)
состав технических средств (исполнителя работы доставки соответствии с предыдущим пунктом), с помощью которых и поступать информация о нормативной базы;
план изучения и проработки нормативных документов во времени (сроки, необходимые для ознакомления) и в пространстве (последовательность изучения работниками учетной службы)
порядок и норма обобщение полученной информации для оперативного ее использования в процессе бухгалтерского учета (комментарии, схематические изображения, изменения в базе данных бухгалтерских программ и т.д..)
порядок хранения методически нормативной документации (электронные носители, картотека материальных носителей и т.д..).
Каждое из перечисленных задач по обеспечению технологии процесса бухгалтерского учета решается учитывая степень финансового обеспечения учреждения, масштабы ее деятельности, сложность выполняемых учетных работ и квалификации исполнителей бухгалтерской работы.

<- 2.4. Порядок разработки рабочего плана счетов 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИИ учетных процессов ->