Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

3.1. Организация учетных номенклатур

Учетная информация имеет достаточно сложную структуру, а потому в специализированной литературе предлагаются несколько вариантов ее классификации по различным существенным признакам. Итак, учитывая такую ​​многозначность учетная информация, бесспорно, требует организации.
Как уже отмечалось в разд. 2, учетная информация не является хаотическим потоком в пределах учетной системы. Она движется и видоизменяется по установленной схеме: «вход в систему-система-выход из системы». Качество этого движения и его скорость зависят от того, насколько тщательно выполнены подготовительные работы по благоустройству входной информации, проектирование рационального прохождения информации через систему и группирования информации на выходе из системы согласно ее споживачами.
Речь идет об информации относительно объектов учета, их состояния, формы и функционирования, движения и т.д.. Такие данные, представленные в виде перечня, называют учетной номенклатурой. Понятно, что выполнение поставленных только задач возможно лишь при условии определенной организации совокупности учетных информационных данных, касающихся хозяйственных фактов и операций, т.е. организации учетных номенклатур.
Учетные номенклатуры, формируясь под влиянием хозяйственной деятельности предприятия, характеризующие объекты учета. Поэтому для дальнейшего изложения есть смысл вспомнить из курса «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях» состав главных объектов бухгалтерского учета исполнения сметы. К ним, в частности, относятся:
доходы общего фонда;
доходы специального фонда;
денежные средства (безналичные, наличные)
расходы (кассовые и фактические; из общего и специального фондов);
расчеты с дебиторами и кредиторами (прежде всего - расчеты по оплате труда, по стипендиальным выплат, с поставщиками и подрядчиками, с другими кредиторами и дебиторами)
другие обязательства (долгосрочные и краткосрочные);
внеоборотные активы (основные средства, другие необоротные материальные активы; нематериальные активы)
материальные запасы (производственные запасы; животные на выращивании и откорме; малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, материалы и продукты питания готовая продукция; продукция сельскохозяйственного производства);
капитал бюджетных учреждений (фонд в необоротных активах; фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах; результат выполнения сметы).
Заметим, что классификация учетных номенклатур по объектам учета является началом их организации. Очевидно, что в учреждениях, которые на протяжении определенного времени осуществляют хозяйственную деятельность, проблем с формулировкой такой классификации не возникает. Вновь учреждениям целесообразно с целью соответствующего группировки учетных номенклатур воспользоваться инструктивными материалами о порядке отражения хозяйственных операций бюджетных учреждений и организаций в системе плана счетов бухгалтерского облику.
Следующий шаг - характеристика и разработка учетных номенклатур по объектам учета. Соответствии с этим определяется путь движения и обработки информации от входа в систему до выхода ее из системи.
Вспомним, что весь процесс бухгалтерского учета делится на три этапа: первичного, текущего и итогового учета. Поскольку учетные информационные потоки проходят все указанные этапы, нужно идентифицировать учетные номенклатуры для каждого из этапов. При этом, чтобы достичь полноты, а также конкретизировать адресность и назначения учетной информации, стоит отдельно детализировать каждый етап.
Этап первичного облику
Пункт «составляющие характеристики учетной номенклатуры». Указанные данные нужны как для формирования полноценной достаточной общей характеристики учетной номенклатуры, так и для проектирования новых форм документации. Фактически этим пунктом определяются будущие реквизиты конкретной информационной совокупности. Как известно из курса «Теории бухгалтерского учета», реквизит - это минимальная структурная единица, достаточное для полной характеристики предмета. Минимальность реквизита означает, что его нельзя и не целесообразно далее измельчать. Реквизиты разделяют на реквизиты-признаки (номер документа, название запасов, необоротных активов, кредиторов, дебиторов и т.д..) И реквизиты-основания (количество товарно-материальных ценностей, цена, сумма и т.д..).
Пункт «причина возникновения факта». Эта информация характеризует источник поступления информационных потоков и причину их возникновения. Под источниками информационных потоков здесь нужно понимать контрагентов финансово-хозяйственных отношений (учреждения), вызвавшие указанную операцию. Определяя субъектов таких отношений, пользуются традиционной схеме (рис. 3.1). Под обстоятельствами, вследствие которых образовались указанные информационные потоки, понимают причину возникновения операции. Это может быть, скажем, приобретение товарно-материальных ценностей, наступления срока начисления и выплаты заработной платы, стипендий, выбытия товарно-материальных ценностей, необходимость осуществления хозяйственных расходов, расходов на командировки, выявления при инвентаризации излишков или недостачи товарно-материальных ценностей и т . ин.
Пункт «документы, в которых фиксируется факт хозяйственной операции». Здесь содержатся данные о первичной документации, то есть такой, в которой впервые появляется информация о соответствующей транзакции. Это, например, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, накладные-требования, приходные и расходные ордера, лимитно-заборные карты, акт приема-передачи, акты списания, табель учета использованного рабочего времени и т. ин.
Пункт «задания, в которых используется данная информация». Такие задачи определяются соответственно направлений бухгалтерского учета, в которых отражается соответствующая операция. Так, приобретение медикаментов в порядке плановых платежей непосредственно касается таких направлений бухгалтерского учета:
учет медикаментов и перевязочных средств;
учет расчетов в порядке кассовых платежей;
учет кассовых видаткив.
Время в случае получения медикаментов в порядке гуманитарной помощи выполняются следующие задачи:
учет медикаментов и перевязочных средств;
учет доходов бюджетных установ.
Этап текущего облику
Пункт «учетные регистры, в которых фиксируются данные первичного учета». Определяется совокупность сведений, накопительных ведомостей, карточек, книг и других носителей информации текущего этапа бухгалтерского облику.
Пункт «реквизиты учетных регистров». Это также важная характеристика учетных номенклатур текущего учета. Как и первичные документы, учетные регистры представляют собой определенный вид носителей учетной информации, предназначенных для систематизации и накопления информации первичных документов, для отражения на счетах бухгалтерского учета и звитности.
Этап итогового облику
Пункт «формы и наименования отчетности, в которых отражаются данные информационные потоки» (расшифровывает номенклатуру отчетных форм, которые определяются в единой системе данных об имущественном и финансовом положении организации, о результатах ее деятельности и содержат как отдельные показатели, так и загальнофункционально предназначены для отражения соответствующих направлений учета). Заметим, что для общих отчетных форм (баланс исполнения сметы доходов и расходов, отчет об исполнении сметы доходов и расходов) целесообразно указывать строку, где должно быть отражено указанную информацию.
Пункт «пользователи информации». Определяется круг внутренних и внешних потребителей, использующих информационные данные, которые содержат соответствующие формы звитности.
Пункт «задачи, в которых используются данные» (его желательно включать в организации учетных номенклатур). Определяются сферы управленческой деятельности (как на микро-, так и на макроуровне), для которых соответствующие итоговые показатели учета составляют информационное забезпечення.
Организация учетных номенклатур реализуется посредством такого графического методического приема, как таблица (табл. 3.1). Заметим, что организация учетных номенклатур сводится, по сути, к идентификации определенных информационных полей относительно соответствующих носителей информации. Это объясняется тем, что информация финансово-хозяйственной сферы приобретает статус объекта, а следовательно, и юридической силы с занесением ее в носитель. Поэтому организация учетных номенклатур является основой организации носителей информации.

<- 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИИ учетных процессов 3.2. Организация носителей учетной информации ->