Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

3.5. Организация движения носителей учетной информации

Как уже отмечалось, процесс бухгалтерского учета должен быть организован как во времени, так и в пространстве. В процессе бухгалтерского учета осуществляется обработка учетной информации и ее движение. Указанные действия воспроизводятся в форме обработки носителей информации: их составления, обработки, движения, хранения. Сочетание всех перечисленных действий составляет одно из основных понятий организации бухгалтерского учета - документооборот. Итак, под документооборотом понимают движение документов в учреждении с момента их составления или получения до передачи их в архиву.
Заметим, что кроме документов как носители учетной информации применяют еще учетные регистры и отчетные формы, движение которых, в свою очередь, также нуждается в упорядочении. Итак, рассматривая вопрос в полном объеме, следует говорить о движении носителей учетной информации. Организация движения носителей учетной информации заключается в создании оптимальной системы каналов передачи информации и связей между исполнителями учетных функций, а следовательно, средством упорядочения движения и своевременного получения записей в носителях учетной информации выступает график движения носителей учетной информации. На практике формы графиков различают по рассмотренным далее классификационным ознаками.
1. По форме представления информации:
схема;
описание робит.
2. По объему представленной информации:
индивидуальные;
зведени.
Большинство графиков должны табличную форму.
Схематические графики можно, в свою очередь, разделить на следующие виды:
простые схемы, или блок-схемы (рис. 3.5). Эти графики имеют вид взаимосвязанных блоков по видам операций, осуществляемых от этапа составления до передачи документа в архив
оперограммы или документограмы (табл. 3.3). Такой график отражает движение определенного документа по двум признакам: операциями - действиями и месту осуществления этих операций;
графики-схемы (табл. 3.4). Указанный вид графиков предусматривает представление информации определенным пакетом носителей учетной информации соответствующего направления учета по подразделениям или лицами - работниками учреждения, участвующие в процессе составления и обработки носителей учетной информации.
Графики, представленные в виде описания работ, на каждом этапе движения носителя учетной информации (табл. 3.5) отражают существенные характеристики указанных этапов, а именно:
исполнителей;
срок исполнения;
ответственных за соответствующие операции;
количество экземпляров тощо.
Индивидуальные и групповые графики различаются количеством носителей информации, движение которых описывается этими графиками. Индивидуальные графики, к которым относят документограмы и оперограммы, отражающие движение первичных документов по направлениям:
процедур и операций, видов работ;
виконавцив.
Групповые графики описывают продвижения носителей учетной информации по соответствующим направлениям учета (учет запасов, учет необоротных активов и т.п.) или составной направлении (учет поступления денежных средств на регистрационные, текущие, лицевые счета, учет расходования денежных средств и т.д..) (Табл. 3.6 ). Поскольку каждый из носителей учетной информации является оригинальным по построению, методике составления и обработки, сводные графики отражают движение определенной совокупности документов по общим операциям:
составлением;
проверкой;
обработкой;
передачей в архив учреждения или организации.
Эти операции детализируются по статьям:
количество экземпляров;
ответственные лица;
срок выполнения тощо.
Заметим, что порядок и методика составления графиков не регламентируются, а потому они определяются в зависимости от целей и задач относительно процесса управления и движением учетной информации. Впрочем существует ряд требований, которые являются общими относительно построения графиков движения носителей учетной информации:
простота (понятность для работников, выполняющих учетные функции, в частности составляют первичную документацию, вне бухгалтерской службой)
наглядность (информация, представленная в виде оптимального сочетания схем и описаний, легче воспринимается)
четкая конкретизация (сложные операции должны быть разделены на простые (элементарные));
идентификация (четкое определение исполнителей и ответственных за определенные действия лиц)
временная нормативность (учета временных сроков, предусмотренных на выполнение операций по сборке и обработки носителей информации)
аналитичность (необходимое условие для дальнейшего совершенствования движения носителей учетной информации).
Кроме указанных требований можно выделить задачи, выполнение которых на этапе организации движения носителей учетной информации обеспечит существенное повышение уровня организации учетного процесса в целом. К ним относятся меры по оптимизации:
минимизация движения носителей информации в пространстве (определение целесообразного пути продвижения носителя по инстанциям, а следовательно, устранения пунктов формального визирования)
минимизация движения носителей информации во времени (установление оптимальных норм обработки информации, создание носителя, его передачи и анализа, т.е. определение минимального срока пребывания носителя информации в пунктах назначения - структурных подразделениях)
обеспечения равномерности поступления первичных документов в бухгалтерию (документопоток в условиях минимизации норм времени по обработке документов должен быть ритмичным).
Создание графиков движения носителей учетной информации начинается с тщательного изучения учетных номенклатур, нормативных материалов в части оперативного учета различных объектов и имеющейся практики документооборота учреждения.
Под руководством главного бухгалтера группа представителей отделов или секторов бухгалтерской службы (как правило, руководителей секторов) осуществляет разработку графиков движения носителей учетной информации. График документооборота как нормативный документ внутреннего поля регламентов утверждается в составе остальных положений раздела «Организация бухгалтерского учета в банке» Приказа об учетной политику.
Как извлечение из приказа один экземпляр графика движения носителей учетной информации передается на рабочее место работника, выполняет возложенные на него учетные функции, в частности по созданию, передачи и визирования документов. Ответственность за соблюдением графика документооборота, своевременное и качественное создание документов, за достоверность данных, приведенных в нем, и за своевременное передачи носителей в бухгалтерскую службу возложено на лиц, создающих документ.
Контролирует соблюдение установленного порядка документооборота главный бухгалтер. На основании периодических проверок с фиксированием результатов в виде фактических норм времени и отклонений от графика анализируется его выполнения. Инструментом текущего сплошного контроля является журнал регистрации с подписями исполнителей, где фиксируется время составления документа, его передачи и тому подобное. Чтобы обеспечить соблюдение графика движения носителей информации, данные анализа его выполнения нужно учитывать, подводя итоги работы отдельных структурных подразделений и оценивая работу учетных працивникив.
Важным моментом рационализации движения носителей информации является выбор способа их передачи. В современных условиях рассматривают три варианта движения носителей информации с пунктами обработки:
курьерский (через работников учреждения)
с помощью средств почты
с помощью средств организационной техники (телефаксом, электронной почтой и т.д..).

<- 3.3. Методика и техника разработки форм носителей учетной информации 3.6. Организация архива носителей учетной информации ->