Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

3.6. Организация архива носителей учетной информации

Последним этапом движения носителей информации является их архивирования. Согласно Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете (см. прил. 2) все первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив - учреждения или структурного подразделения, отвечающего за хранение носителей информации.
В практике деятельности учреждений и организаций применяют два вида архивов:
текущий;
постийний.
Указанный разделение соответствует потребности получения оперативной информации о финансовом характера прошлого отчетного периода. Таким образом, носители учетной информации, прошедшие обработку, должны храниться в текущем архиве бухгалтерской службы. Этот архив представляет собой специально оборудованное помещение или иное место, отведенное под хранение (шкафы, которые закрываются; сейфы; металлические шкафы; элеваторные картотеки и т.п.), где осуществляется текущее накопление носителей учетной информации под ответственность лица, уполномоченного главным бухгалтером.
Этап текущего архивирования начинается с образования номенклатуры дел. Порядок работы с документами с момента их создания или поступления до отправления или передачи в архив учреждения регулирует Примерная инструкция по делопроизводству, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 № 1153. Согласно этой инструкции номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в делопроизводстве учреждения, оформленный в соответствующем порядке с указанием сроков хранения каждого дела. Номенклатура дел - это обязательный для каждого учреждения документ, который составляется с целью создания в ней единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого розыска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное хранение в процессе делопроизводства. Согласно видов и направлений информационного обеспечения процесса бухгалтерского учета разделение дел в номенклатуре бухгалтерского подразделения может быть таким:
1) организационно-распорядительная документация;
2) внутренняя организационно-распорядительная документация;
3) плановая и отчетная документация;
4) учетные регистры;
5) первичные документы;
6) листування.
Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает главный бухгалтер вместе с ведущими специалистами бухгалтерской службы, привлекая специалистов архива. Работа по созданию номенклатуры дел осуществляется в IV квартале года для обеспечения и внедрение в новом отчетном периоди.
Номенклатура дел любого структурного подразделения учреждения составляется в трех экземплярах (на каждом из них обязательно должны быть грифы согласования с экспертной комиссией структурного подразделения и руководителем архивного подразделения - должностным лицом, ответственным за архивное подразделение учреждения):
первый - неприкосновенный, хранится в бухгалтерии;
второй - передается в канцелярию учреждения;
третий - используется для формирования дел и поисков нужного документа.
Все дела, включены в номенклатуру дел, должны иметь условное обозначение - индекс. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений) и порядкового номера в пределах пидроздилу.
Для обеспечения быстрого формирования дел, а также поиска и хранения исполненных документов их раскладывают в папки, формируя соответствующие дела. Формирование дел начинается с начала года. Соответственно этому на каждый названный в номенклатуре дело на начало года заводят папку. На обложке и на корешке такого дела указывают код бухгалтерской службы как структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре. Разделение обработанных документов на дела осуществляет работник бухгалтерии, на которого возложены указанный вид работы. Окончательной идентификации документа в рамках дел предшествует проверка относительно его выполнения и правильности оформления. Документы включаются в дело в одном экземпляре. Дело не должно превышать 250 сторинок.
Обработанная, а следовательно, идентифицирована согласно учетного реестра бухгалтерская документация группируется по хронологии (по месяцам). В случае незначительного документооборота в одном томе могут формироваться документы за квартал, при этом группы документов за месяц отделяются друг от друга листом бумаги с указанием месяца. Кроме хронологического принципа формирования документов непосредственно в деле документы могут систематизироваться не только по хронологии, но и в читальном-логическом (документ-запрос, документ-ответ), алфавитном (лицевые счета) или нумерационный порядке (финансово-денежные документы). Кроме того, документы, касающиеся определенного реестра синтетического или аналитического учета, формируются в отдельное групу.
Во временное пользование посторонним учреждениям дела выдают с разрешения руководителя учреждения. Изъять из дела документы постоянного хранения запрещено. Как исключение изъятие документа допускается с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа.
Для обеспечения быстрого оперативного поиска необходимых документов дела хранятся на полках шкафов вертикально согласно последовательности размещения дел в номенклатуре. На внутренней поверхности дверцы размещают номенклатуру справ.
Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии запрещается. В отдельных случаях с разрешения главного бухгалтера допускается передавать документы работникам учреждения, при этом вместо них в дело вкладывается лист-заменитель, где указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. По истечении года выдача документов по делам не допускается. В случае необходимости по решению главного бухгалтера может быть выдана дело, в котором находится документ. Вместо нее оформляется и вкладывается в дело карточка-заменитель, где указывается номер выданной дела, дата выдачи, лицо, которому передали дело во временное пользование, срок выдачи, подпись о получении дела, а также о приеме в случае ее возвращения. Выдавать дела за пределы организации можно только с разрешения руководителя установи.
Документы прошлого года хранятся в бухгалтерии течение всего следующего года, а затем передаются в архив учреждения или организации. Процесс передачи связан с завершающим этапом работы с носителями учетной информации, который заключается в обработке дел для последующего их хранения и использования. Заметим, что когда архива в организации нет (небольшой коллектив работников бюджетной организации), документация хранится в бухгалтерии до конца установленного срока, а дальше она уничтожается во установленном порядке или передается в государственный архив. Централизованные бухгалтерии хранят в своих архивах все носители учетной информации бюджетных учреждений и организаций, которые они обслуговують.
Обработка дел для длительного хранения охватывает несколько последовательных операций:
проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
оформления дел для передачи в архиву.
Экспертиза ценности проводится с целью установления сроков хранения носителей учетной информации и отбора их для государственного хранения. Процесс экспертной оценки начинается с составления номенклатуры дел (условно определяется срок хранения документов), осуществляется в полном объеме по окончании срока оперативного использования дел и при подготовке к долговременного хранения. Заканчивается экспертная оценка уточнением их ценности при передаче из архива учреждения в государственный архив. Экспертные комиссии, которые выполняют указанные функции, формируются из работников учреждения. Функции экспертных комиссий следующие:
рассмотрение вопросов и принятие решений о передаче в утверждении: описей, номенклатур дел текущего делопроизводства, а также актов в случае изъятия документов;
участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры справ.
Экспертную комиссию формирует руководитель учреждения. В ее состав, как правило, включают руководителей канцелярии и архива, работника бухгалтерии и представителей отдельных структурных подразделений, а также специалистов соответствующей государственной архивной службы. Экспертизу начинают с просмотра носителей учетной информации, подлежащих постоянному хранению. К ним относятся сводные и годовые бухгалтерские отчеты и балансы и объяснительные записки к ним; сводные годовые и годовые отчеты об исполнении смет доходов и расходов учреждений; протоколы заседаний комиссий по осмотру и утверждение годовых отчетов и балансов; аналитические записки годовых отчетов и балансов и др.. Сроки хранения всего набора носителей учетной информации определяются согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 31.03. 97 № 11-а (доп. 4).
Так, в зависимости от смыслового наполнения выделяют следующие сроки хранения:
1 год
3 года;
5 лет;
10 лет;
75 лет;
постийно.
При этом следует помнить, что в отношении бухгалтерских документов, регистров и отчетной документации срок хранения устанавливается (с учетом срока обеспечения ревизии) с 1 января года, следующего за годом окончания дела о процессе диловодства.
Дела рассматриваются в соответствии с установленной номенклатуры. В случае выявления в деле носителей, по своей ценности принадлежат к группам постоянного и временного хранения, все дела должны быть переформированы, при этом документы постоянного хранения изымаются из дела. Если в деле обнаружено носители, принадлежащие к разным группам временного хранения, срока хранения всего дела берется наибольший из соответствующих отдельных терминив.
В процессе экспертизы дела классифицируются по следующим группам:
постоянного хранения - подлежат в перспективе передачи в государственный архив;
долговременного хранения - более 10 лет
временного хранения - до 10 лет;
срок хранения которых истек - дела подлежат знищенню.
Дела первых трех групп готовятся к передаче в архив, а в четвертой согласно акту об изъятии передаются для уничтожения документов, не подлежащих хранению, а согласно накладной на прием-передачу передаются в пункты сбора вторичного сырья на переработку. Документы об изъятии дел передаются главному бухгалтеру или руководителю архиву.
Когда выполнено экспертное оценивание, сгруппированы соответствующим образом дела нумеруются, берутся в оправу и передаются в архив. Сформированные дела сопровождаются справкой, где отмечается:
наименование учетного реестра, к которому относятся первичные документы (о первичных документов);
период, к которому относятся носители информации;
перечень скомплектованных носителей;
дата окончательной комплектации и передачи в архив
подпись лица, осуществляющего передачу.
Такой порядок соответствует полному оформлению. По делам временного хранения может применяться частичное оформление - без взятия в оправу и нумерации.
Порядок передачи дел в архив зависит от группы, к которой отнесены дело, а именно:
дела, имеют срок 10 лет хранения и более, сопровождающиеся составленным заранее описанием;
дела со сроком хранения до 10 лет передаются в архив по номенклатуре справ.
Принимает дела в архив работник постоянного архива установи.
Архивное подразделение является самостоятельной структурной частью организации или входит в состав службы документационного обеспечения управления организации (управление делами, общий отдел, канцелярию и т.д.).
В своей деятельности архивное подразделение руководствуется Конституцией и Законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, указами и распоряжениями Президента Украины, декретами, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Украины. По вопросам организации и методики ведения архивного дела архивное подразделение руководствуется правилами, инструкциями и рекомендациями Главного архивного управления при Кабинете Министров (Главархива) Украины.
Архивное подразделение работает по годовому плану, который утверждает руководитель организации, и отчитывается перед ним о проделанной работе. Круг обязанностей работников архивного подразделения определяется должностными инструкциями, которые утверждает руководитель организации. Частности обязанности архивариуса включают:
прием дел;
проверку правильности формирования дел;
регистрации в архивной книге;
подготовку дел к списанию;
выдачу справок в установленном порядку.
Основные задачи архивного подразделения следующие:
прием от структурных подразделений организации и хранения архивных документов на различных видах носителей информации;
контроль совместно со службой документационного обеспечения управления состояния хранения и правильности оформления документов в структурных подразделениях организации;
участие в составлении сводной номенклатуры дел организации, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре;
предоставление на государственную регистрацию документов Национального архивного фонда, ведения их государственного учета и предоставления сведений о количестве таких документов по установленной форме в соответствующее государственное архивное учреждение;
проведения предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и представление на рассмотрение экспертной комиссии организации описаний документов Национального архивного фонда, дел по личному составу организации и актов об изъятии по уничтожению документов, не отнесенные к составу Национального архивного фонда;
создание и совершенствование справочного аппарата по архивным документам;
организация использования документов, выдача в установленном порядке архивных справок, копий, выписок юридическим лицам и гражданам;
подготовка и передача документов Национального архивного фонда в соответствующее государственное архивное учреждение;
участие в мероприятиях по повышению профессиональной квалификации работников организации, которые отвечают за работу с документами.
Выполняя возложенные на него задачи, архивное подразделение организации имеет право:
требовать от структурных подразделений сдачи на хранение документов, оформленных в соответствии с действующими государственными стандартами и правилами;
возвращать структурным подразделениям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных требований;
давать структурным подразделениям рекомендации по вопросам, относящимся к компетенции архивного подразделения;
подавать запросы в структурные подразделения по нужных для работы сведений;
информировать руководство организации о состоянии работы с документами и вносить предложения по ее улучшению;
участвовать в заседаниях совещательных органов, совещаниях, проводимых в организации, когда там рассматриваются вопросы работы с документами.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений возможно только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государственной контрольно-ревизионной и налоговой служб соответствии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, установи.
С разрешения и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия или учреждения могут снять копии и составить реестр изымаемых, с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются тома недооформленных документов (не взятых в оправу, не пронумерованных и т.д..), То с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, удостоверить своей подписью и печатью).
Органы, изъяли документы, обеспечивающие возможность предприятиям, учреждениям по их письменному обращению сделать при необходимости выписку, извлечение, копию документов для выдачи справок согласно законодавства.
Если указанные органы возвращают изъятые ранее документы, последние принимает под расписку соответствующее должностное лицо учреждения и вместе с решением о возвращении подшивает в тех же томов, из которых документы были изъяты и вложено вместо постановления об изъятии, реестр и копии таких документив.
В случае исчезновения или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель учреждения письменно сообщает об этом правоохранительные органы, назначая своим приказом комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их отсутствия.

<- 3.5. Организация движения носителей учетной информации ГЛАВА 4. УЧЕТНАЯ ГЛАВА УЧРЕЖДЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ЕГО РАБОТЫ ->