Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

4.4. Разработки организационных регламентов

Функционирования аппарата бухгалтерии как самостоятельного структурного подразделения регламентируется соответствующими нормативными документами, определяющими совокупность правил о порядке его деятельности. Указанные нормативные документы называются организационными регламентами. В их состав входят: Положение о бухгалтерии (доп. 6), должностные инструкции, графики, операционные инструкции, программы управления, регламенты рабочего дня и т.д.. Учитывая большое количество составляющих организационных регламентов нужно их классифицировать. Рассматривают, в частности, четыре классификационные признаки и соответствующие им группы регламентов (рис. 4.3).
По обязательностью применения:
обязательные для применения - нормативно-инструктивный материал по вопросам бухгалтерского учета;
рекомендованы для применения - инструктивный материал по вопросам автоматизации облику.
По объему охвата:
индивидуальные - инструкции по вопросам бухгалтерского учета бюджетных учреждений; должностные инструкции работников бухгалтерской службы;
общие - типовые инструкции по бухгалтерскому учету - Положение о бухгалтерию.
По объекту воздействия:
применяемые в учетном процессе - методические документы по вопросам бухгалтерского учета;
применяемые в аналитическом процессе - методические и организационные материалы по вопросам анализа;
применяемые в организации технологии бухгалтерского учета - организационные документы по вопросам бухгалтерского учета;
применяемые в процессе управления бухгалтерией - положение, должностные инструкции и т.д.;
применяемые бухгалтерским подразделением в процессе автоматизированной обработки информации.
За полем разработки:
регламенты, которые готовят и доводят до учреждения извне директивные органы - нормативно-инструктивные материалы по вопросам бухгалтерского учета;
регламенты, которые формируют в учреждении, - Положение о бухгалтерии, должностные инструкции тощо.
Немало организационных регламентов учреждения, в частности их бухгалтерские подразделения, составляют или разрабатывают самостийно.
Разрабатывая организационные регламенты, руководствуются определенной системой принципов:
рациональности - закрепление оптимального варианта положения, выбранного из всех возможных;
конкретности - отражение не общих позиций, а конкретных специфических моментов по организации и методики учета бухгалтерского подразделения данной отраслевой бюджетного учреждения или организации;
четкости - определение конкретных позиций положения и их подробное толкование;
научности - наработка должна основываться на результатах современных научных исследований и передовой практици.
Организационные регламенты по упорядочению процесса труда в бухгалтерской службе и учетного процесса можно разделить по уровням, или цепочками, организационной структуры аппарата бухгалтерии. Соответственно формируют:
Положение о бухгалтерии учреждения (доп. 6);
Положения о секторе (отдел, группа) бухгалтерской службы учреждения;
Должностную инструкцию (доп. 7А; 7Б)
Рабочую инструкцию кассира (доп. 7Б).
Во положением целом понимают правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. Общим положениям всех указанных категорий является следующее:
функциональные обязанности;
права и полномочия;
видповидальнисть.
Положение о бухгалтерии является организационно-распорядительным документом бессрочного хранения, а потому его составления требует значительной ответственности. Положение разрабатывают на основе типовых общеотраслевых положений об отделах управления. Указанный вид организационного регламента имеет следующую структуру:
общие положения;
цель и задачи деятельности бухгалтерского подразделения;
функции бухгалтерского подразделения;
права и обязанности;
взаимоотношения (служебные связи) бухгалтерии с другими подразделениями;
ответственность;
организация роботи.
Раздел «Общие положения» рекомендуется начинать с общего определения бухгалтерского учета. Вторым пунктом закрепляются метод ведения бухгалтерского учета и организационная форма бухгалтерского учета в данном учреждении. Третий пункт отмечает, что численность и штаты бухгалтерской службы определяются штатным расписанием организации или учреждения.
Заметим, что ввиду продолжительность действия Положения не всегда целесообразно указывать конкретное количество работников или должностей, входящих в штат бухгалтерской службы на момент составления Положения. При достаточно устойчивой тенденции к постоянному составу бухгалтерии следующий пункт содержит список штатных должностей. Предпоследним пунктом характеризуется нормативно-правовая база деятельности бухгалтерской службы - дается перечень законодательно-нормативных актов, которыми руководствуется в своей работе соответствующее структурное подразделение. Последним пунктом определяется специалист, порядок его назначения и освобождения, а также порядок временного его замещения.
Раздел «Цели и задачи деятельности бухгалтерской службы» формируется на основании ст. 3 разд. 1 «Цель бухгалтерского учета и финансовой отчетности» Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», а также на представленных в учебной и научной специализированной литературе определениях этих понять.
Раздел «Функции бухгалтерского подразделения» содержит подробный перечень всех работ, которые выполняет бухгалтерский подразделение. Указанный раздел содержит как общие унифицированные положения (обязательность применения утвержденных унифицированных форм, своевременность и качественность составление первичных учетных документов и отражения данных первичного учета в учетных регистрах, обеспечения сохранности носителей учетной информации, осуществление мероприятий по повышению уровня автоматизации учетных работ), так и специфические положения по ведению бухгалтерского учета по его направлению, что характерно для бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях по отраслевой особенностью данной установи.
Следующий раздел - «Права и обязанности» - определяет полномочия работников бухгалтерии по выполнению возложенных на них функций. К обязательной информации относятся пункты о праве требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного (в соответствии с графиками) представления необходимых документов, а также отказаться принять к исполнению неправильно оформленные документы тощо.
Характеристика ответственности может содержаться в самостоятельном разделе, а может быть подана в предыдущем разделе. В разделе «Взаимоотношения» указывается подробная информация о характере связей бухгалтерии со структурными подразделениями бюджетного учреждения.
Последний раздел - «Организация работы» - содержит пункты о регламентации работы бухгалтерии, режим ее работы и условия реорганизации или ликвидации этой службы.
Положение о бухгалтерской службе готовит главный бухгалтер, оформляя на соответствующем бланке, а утверждает руководитель учреждения. Положения о секторе, группу бухгалтерской службы разрабатывают руководители соответствующих структурных подразделений бухгалтерии по схеме, аналогичной изложенной предварительно. Утверждает эти положения главный бухгалтер, а дальше они под расписку доводятся до работников бухгалтерской служби.
Должностная инструкция сотрудников бухгалтерии составляется после Положение о бухгалтерии, когда выполнены расчеты по численности и должностного состава бухгалтерии. Должностная инструкция представляет собой нормативный документ, в котором определены функции, обязанности, права, ответственность и взаимоотношения работника с остальными сотрудников учреждения. На каждого работника должен быть составлен должностную инструкцию. Заключая должностные инструкции, руководствуются классификатором профессий ДК.003.-5, утвержденным Приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации "Об утверждении Государственного классификатора Украины» № 257 от 27.07.95 и Справочником квалификационных характеристик профессий працивникив.
Должностная инструкция имеет следующие (ориентировочно) разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
взаимоотношения по должности;
организация работы и соответствующие критерии ее оцинювання.
Раздел «Общие положения» содержит, как правило, информацию о должности, подчиненность, требования к образовательному уровню, практического опыта работы по специальности, порядок назначения и освобождения и перечень нормативных актов, которыми руководствуется человек в своей роботи.
В разделе «Функции» речь идет об основных направлениях деятельности. Раздел «Должностные обязанности» раскрывает сущность предыдущего раздела, подавая перечень работ, обеспечивающих выполнение перечисленных функций. Этот раздел расписывают подробно, отмечая конкретные формы носителей учетной информации, их обрабатывает должностное лицо, периодичность выполнения отдельных работ, способы заполнения носителей учетной информации тощо.
Раздел «Права» освещает права, которыми наделен должностное лицо по выполнению возложенных на нее должностных обязанностей.
В разделе «Ответственность» определяются направления ответственности в соответствии с должностными обязанностями. Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о связях, которые возникают в процессе образования информационных потоков по конкретным трансакций. При этом выделяют отношения с работниками других структурных подразделений, аппарата бухгалтерии и руководителем структурного подразделения бухгалтерии, к которому принадлежит работник. Последний раздел раскрывает организационные вопросы (режим или график работы сотрудника, порядок контроля за его деятельностью, совместительство по другим видам работ и др.), представляет параметры оценки результатов его труда как специалиста и определяет направление дальнейшего использования працивника.
Должностная инструкция имеет статус документа постоянного хранения, то есть состоит она один раз и дополняется по мере необходимости. О внесенных в должностной инструкции изменения сообщают работника, подтверждает свое согласие подписью на должностной инструкции. (Прежде свою подпись он ставит на должностной инструкции во время зачисления на должность.)
Заметим, что от степени детализации должностной инструкции зависит качество будущей работы. А потому рассматриваемый организационный регламент должен четко отвечать на вопрос:
являющегося объектом работы;
кто обрабатывает объект;
как должно быть построено схему работы;
откуда и куда должен двигаться информационный поток (от кого и кому)
когда работу нужно выполнить;
сколько должно длиться каждая операция;
какую ответственность по этому несет должностное лицо в случае невыполнения своих должностных обязанностей?
Указанные организационные регламенты конкретизируются графиками, где определяются виды работ по запланированным временем их выполнения и является столбец «Примечание о выполнении», куда вносится оценка работы сотрудника. Графики разрабатывают руководители соответствующих структурных подразделений бухгалтерии или главный бухгалтер.
В практике создания организационных регламентов используют таблично-текстовые и линейные графики. Таблично-текстовые графики делятся на сводные и индивидуальные и состоят, как правило, на длительный (месяц и более) срок. Для организации разовых работ применяют линейные графики.

<- 4.3. Организация работы главного бухгалтера 4.5. Организация эргономичного и социального обеспечения ->