Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

6.2. Организация учета приобретения и поступления запасов

Организация учета приобретения и поступление осуществляется в следующих направлениях:
определение соответствующей нормативной базы;
организация работы по принятию и проверки запасов;
организация выбора носителей информации;
организация учетных номенклатур;
организация движения носителей учетной информации.
Нормативные акты, которые непосредственно определяют организацию приобретения, принятия и поступления запасов, перечислены в подразделе. 6.1, а потому отметим лишь, что основными среди них являются Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений и Инструкция о составлении типовых форм учета и списания запасов бюджетных установ.
Запасы могут поступать в бюджетных учреждений путем:
приобретение (централизованного снабжения через тендерные соглашения и т.п., в порядке плановых платежей);
результате ликвидации основных средств;
гуманитарной помощи и т.п.;
изготовления;
бесплатной передачи.
Заметим, что приобретение запасов, как и необоротных активов, регулируется Законом Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» и другими производными от него документами, о которых говорилось в подразделе. 6.1. Следовательно, приобретение запасов требует образования тендерной комиссии и организации ее роботи.
Так, приобретенные материальные запасы могут быть переданы учреждении:
на складе поставщика
на складе бюджетной установи.
Если запасы приобретаются на складе поставщика, бюджетное учреждение для выполнения функций по приему указанных материальных ценностей назначает экспедитора, который их принимает, проверяет и доставляет на основании доверенности. Принятия запасов экспедитором предусматривает получение груза для доставки. При этом экспедитор должен проверить запасы на предмет:
сохранности - в случае, если запасы поступают в виде определенных комплектов (пачки бумаги, коробки с канцелярскими принадлежностями, лекарственными средствами - таблетками или ампулами т.д.) стандартных емкостей (банки с краской) и т.д..;
фактического соответствия данным первичных документов - по количеству, массе, размеру;
качественной соответствия - запасы должны соответствовать тем качественным характеристикам, которые были обусловлены тендерной угодою.
В случае выявления расхождений экспедитор сообщить о них поставщику и требовать замены товарно-материальных ценностей, не соответствующих указанным условиям. Если замена невозможна, составляется дополнительный акт. Экспедитор несет полную материальную ответственность за доставку товарно-материальных ценностей в установу.
Доставка материальных запасов к месту их получения сопровождается передачей экспедитором указанных ценностей на склад и их принятием на складе материально ответственным лицом. На складе запасы, поступившие подлежат аналогичной проверке, которую проводит лицо, принимающее товарно-материальные цинности.
Если поставщик берет на себя функции по доставке товарно-материальных запасов, организация осуществляет тщательную проверку указанных предметов при их поступления. Приемка продуктов должно осуществляться за транспортными или сопроводительными документами (счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными (форма № 1-ТН) и т.д.) перевозчика или отправителя. Отсутствие указанных первичных документов или неполнота их заполнения не является основанием для прекращения приема товарно-материальных ценностей. Тогда составляется акт о фактическом наличии товарно-материальных ценностей с указанием документов, которые бракуе.
В процессе приемки материалов и других запасов материально ответственным лицом - работником склада - осуществляется проверка сохранности, количества и качества товарно-материальных цинностей.
Проверка сохранности полученных запасов заключается в установлении непошкоджености тары или упаковки. После сплошного просмотра товарно-материальных ценностей, поступивших материально ответственное лицо проверяет их количество. Проверяя количество мест (ящиков, мешков, связок, коробок, контейнеров, упаковок и т.п.), материально ответственное лицо простым подсчетом определяет общее количество каждого из наименований. Проверка массы полученных запасов требует соответствующих измерительных приборов (весов различной категории, с помощью которых осуществляется сравнение фактических данных и данных первичных документов). Проверка качества указанных товарно-материальных ценностей осуществляется по внешним признакам. Если возникают сомнения относительно доброкачественности запасов, необходимо осуществить тщательную проверку - с помощью внешней экспертизы. Так, для продуктов питания экспертизу проводит лаборатория санитарно-эпидемиологической станции.
Если при приемке запасов обнаружена недостача или несоответствие по количеству, материально ответственное лицо должно прекратить прием, обеспечить хранение запасов, не смешивая их с однородными товарами, и сразу вызвать представителя поставщика для составления акта приема материалов ф. С-1. Представитель поставщика должен прибыть в учреждение не позднее следующего дня, а в случае приема товарно-материальных ценностей, имеющих ограниченный срок хранения, в частности, продуктов питания, - в течение четырех часов. Если представитель не явился, акт составляется в присутствии незаинтересованной организации.
Когда выявлены расхождения между фактически полученными запасами и данными сопроводительных документов, приемная комиссия в присутствии заведующего складом и представителя поставщика составляет акт ф. З-12, М-7. Запасы относятся к продукции производственных мастерских и сельскохозяйственного производства, принимаются и приходуются на складе на основании приходного ордера ф. М-4 и актов приймання.
Запасы, поступающие в учреждения в порядке централизованного снабжения, приходуются конечно. При этом стоит отметить, что закупщик и заказчик - это разные учреждения. Организация-заказчик на основании поступления от учреждения-закупщика об отправке в ее адрес материальных ценностей следит за их прибытием. В случае неполучения материальных ценностей за период, достаточный для их транспортировки, об этом нужно сообщить учреждение-закупщика для принятия мер и розыска и доставки материальных цинностей.
Производственные запасы, животные на выращивании и откорме, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, материалы и продукты питания, полученные учреждением как гуманитарная помощь, принимает комиссия, созданная приказом руководителя учреждения, в состав которой обязательно входят работник бухгалтерии и представитель вышестоящей организации. Комиссия на основании осмотра и экспертного оценивания составляет акт, в котором указываются наименование, количество, стоимость полученных материальных ценностей по рыночным свободным ценам на их аналогичные виды.
Материалы, полученные в результате разбора необоротных активов и оставленные в распоряжении учреждения, поступающих на склад по приходному ордеру ф. М-4.
Выбор носителей информации относительно учета поступления запасов состоит в определении по различным видам или группам запасов первичных носителей информации, утвержденных нормативной базою.
Так, при приеме материальных запасов, по которым существуют количественные и качественные расхождения с данными документов поставщика, составляется акт о приемке материалов ф. С-1, который, помимо общих реквизитов, содержит следующие:
наименование запасов;
единица измерения;
номенклатурный номер;
количество;
цена;
сумма;
код функциональной классификации;
номер субсчета, что кредитуеться.
Последние реквизиты заполняются в бухгалтерии. Кроме того, комиссия фиксирует в акте информацию об источнике содержания, материально ответственное лицо, вид операции. Акт составляется в двух экземплярах. Факт приемки и оприходования материальных запасов подтверждается подписью материально ответственного лица, принявшего их на ответственное хранение. После оприходования запасов на складе материально ответственное лицо передает оба экземпляра акта с сопроводительными документами поставщика в бухгалтерию, где один экземпляр используется для учета принятых материальных запасов, а второй - для предъявления претензий постачальникови.
Несколько расширенную информацию содержит акт о приемке материалов ф. М-7, рекомендован к использованию и утвержден приказом Министерства статистики Украины от 21.06.96 № 193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов». Указанный первичный документ содержит информацию о следующем:
место составления акта;
начало принятия (ч, мин);
окончания принятия (ч, мин);
перечень сопроводительной транспортной документации, прилагаемой к грузу;
наименование и адрес отправителя
наименование и адрес получателя;
наименование и адрес поставщика
дату отправления материальных запасов;
номер сделки;
дату и время прибытия, выдачи груза перевозчику, раскрытие транспортного средства, доставки на склад.
В акте дается характеристика материальных запасов по количеству мест, вида упаковки, наименование и массы продукции. Отдельным пунктом фиксируются данные проверки тары и собственно материальных средств. Кроме того, выявлены расхождения отражаются по видам (недостаток, брак, бой, пересортица, избыток). По идентификации принятых материальных запасов в пределах учреждения в акте указываются состав, который принимает запасы, код поставщика, номер сопроводительного документа, сорт, номенклатурный номер, единица вимиру.
Порядок составления акта ф. М-7 не отличается от приведенного по акту ф. Из 1.
По факту разногласий относительно качества при приемке продуктов питания составляется отдельный акт ф. 46-МЗ, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения СССР от 5.05.83 № 530. В акте указываются:
время и место составления акта;
наименование учреждения здравоохранения;
фамилии и должности лиц, участвующих в заборе проб недоброкачественных продуктов питания;
наименование поставщика
номер и дата сопроводительного документа, по которому поступили недоброкачественные продукты питания;
способ отправки продуктов питания;
время прибытия груза;
время начала и окончания принятия продуктов питания;
условия хранения продуктов харчування.
Заметим, что недоброкачественные продукты питания, указанные в акте, возвращаются поставщику вместе с заключением врача или санэпидемиологической станции о недоброкачественности полученных продуктов харчування.
Еще одним документом по оформлению поступления материальных запасов является приходный ордер ф. М-4. Этот первичный документ содержит следующую информацию:
номер сопроводительного документа поставщика
дата составления;
состав;
поставщик;
наименование, сорт, размер, марка материальных ценностей
номенклатурный номер;
единица измерения;
количество;
цена и сумма;
номер паспорта (для материальных запасов, содержащих драгоценные материал и камни).
Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.
Организация движения носителей учетной информации предусматривает традиционную разработку учетных номенклатур по направлению «Учет материальных запасов», подвид движения - поступления, в перечень которых входят:
приобретенные запасы;
полученные запасы как гуманитарная помощь;
оприходованы излишки запасов, выявленных при инвентаризации.
Графики документооборота разрабатывают по общей методике. Схему движения информации в процессе учета поступления материальных запасов изображена на рис. 6.1.

<- 6.1. Основы организации материальных запасов 6.3. Организация складского учета запасов ->