Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

6.3. Организация складского учета запасов

Учет запасов в учреждении осуществляется по двум составляющим:
по месту хранения;
в бухгалтерии.
Учет, осуществляется по месту хранения, называется складским учетом. Организация складского учета предусматривает:
определения нормативной базы;
организацию материальной ответственности;
организацию благоустройства и эксплуатации помещения для хранения;
организацию предметного учета и хранения запасов;
выбор носителей информации;
организацию движения носителей информации.
К нормативным актам, которые регулируют порядок организации хранения запасов, относятся:
Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 08.12.2000 № 125;
Инструкция по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, утвержденная Приказом Министерства здравоохранения от 05.05.83 № 530;
Инструкция по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, утвержденная Приказом Министерства здравоохранения от 02.06.87 № 747;
Заведующий складом (аптеки) и кладовщики являются материально ответственными лицами, а значит, их назначают на должность по согласованию с главным бухгалтером с одновременным подписанием трудового договора и договора о полной материальной ответственности. Порядок организации материальной ответственности подробно рассмотрен в разд. 5.
В бюджетных учреждениях в соответствии с видами материальных запасов следует отводить такие места для хранения:
склады (кладовые) - для сырья, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материалов, готовой продукции, продукции сельскохозяйственного производства;
кладовые - для продуктов питания;
аптеки - для медикаментов и перевязочных средств;
специальные помещения в структурных подразделениях - в кабинетах, виддиленнях.
Организация работы мест хранения запасов начинается с обеспечения надлежащих условий хранения, должны соответствовать категории и вида запасив.
Склады (кладовые) должны иметь постоянный номер (шифр), который указывается во всех первичных документах по движению запасов в пределах состава и кладовые. Склады (кладовые) должны быть изолированы от других помещений с целью предотвращения несанкционированного проникновения туда любых лиц. Для обеспечения хранения материальных запасов помещение склада (кладовой) должно быть оснащено охранной и пожарной сигнализацией, огнеупорными дверьми с надежным замком, железными решетками и т.п.. Для хранения продуктов питания отводится отдельное помещение, которое должно быть оборудовано холодильным оборудованием и вентиляционной системой. Места хранения должны также быть оборудованы необходимыми приборами для взвешивания, мерной тарой, инструментами и оборудованием для вскрытия тары, при этом для измерительных устройств и тары следует обеспечить периодическое переосвидетельствования и наложение клейма. На складе (кладовой) должен поддерживаться соответствующий температурный и влажностный режимы с помощью необходимого оборудования (вентиляционных систем и систем климатического контроля). Лекарственные средства, медикаменты и перевязочные средства, поступающие в учреждения здравоохранения, должны храниться (при наличии такого структурного подразделения) в аптеках указанного заведения. Порядок и организация эксплуатации и благоустройства указанных мест хранения достаточно четко регламентируется. Так, упорядочение, состав и размеры помещений для хранения в аптечных учреждениях должны отвечать всем требованиям действующей нормативно-технической документации (строительные нормы и правила, нормативная ведомственная документация). Помещения хранения в соответствии с установленными нормами обеспечиваются охранными и противопожарными средствами. В помещениях для хранения должна поддерживаться определенная температура и влажность воздуха, проверка которых должна осуществляться не реже раз в сутки. Для наблюдения за этими параметрами складские помещения необходимо обеспечить термометрами и гигрометрами, которые крепятся на внутренних стенах хранилища вдали от нагревательных приборов на высоте (1,5-1,7 м) от пола и на расстоянии не менее 3 м от дверей. В каждом отделе нужно завести карту учета температуры и относительной влажности. Для поддержания чистоты воздуха, предусмотренной действующей нормативно-технической документацией, помещения следует оборудовать механической приточно-вытяжной вентиляцией. В случае, когда невозможно оборудовать помещение для хранения приточно-вытяжной вентиляцией рекомендуется оборудовать форточки, фрамуги, вторые решетчатые двери и т.д.. На аптечных складах и в аптеках, расположенных в климатической зоне с большими отклонениями от допустимых норм температуры и относительной влажности воздуха, помещения для хранения должны быть оборудованы кондиционерами.
Аптечные склады и аптеки оборудуются приборами центрального отопления. Не допускается обогревание помещений газовыми приборами с открытым пламенем или электронагревательными приборами с открытой электроспиралью. Помещения для хранения должны быть обеспечены необходимым количеством стеллажей, шкафов, поддонов, подтоварников. Стеллажи устанавливаются так, чтобы они располагались на расстоянии 0,6-0,7 м от наружных стен, не менее 0,5 м от потолка и не менее 0,25 м от пола. Стеллажи относительно окон должны быть расположены так, чтобы проходы были освещены, а расстояние между стеллажами составляло не менее 0,75 м для обеспечения свободного доступа к товару.
Помещения аптечных складов (баз) и аптек должны содержаться в чистоте, полы помещений периодически (но не реже одного раза в день) убираться влажным способом с применением разрешенных моющих засобив.
Лечебные учреждения, не имеющие собственной аптеки, получают от хозрасчетных аптек медицинские средства непосредственно в отделение или кабинеты в пределах установленной текущей потребности. В отделении должна быть специальная комната для хранения медикаментов и лекарственных средств, оборудована системой охраны, металлическими дверями и решетками на окнах. Такое помещение должно быть обеспечено соответствующими местами для хранения медицинских запасов: холодильной камерой, шкафами, стеллажами и т.п.. Для поддержания оптимального микроклимата в помещении должно быть установлено вентиляционную систему.
Одним из направлений организации предметного учета является разработка номенклатуры групп запасов и номенклатуры ценника.
Номенклатура групп запасов представляет собой структурированный перечень запасов, используемых в учреждении, организации (предприятии). Номенклатура групп содержит номенклатурный номер, наименование, единицу измерения. Номенклатура-ценник - это номенклатурный реестр, содержащий перечень технически правильных наименований запасов, их номенклатурный номер в зависимости от вида, сорта, марки или размера, техническую характеристику, учетную цену.
Номенклатурный номер является кодом или условным обозначением отношении определенного вида запасов. Он обозначается во всех первичных документах. Номенклатурные номера разрабатываются так же, как и инвентарные номера. Согласно Инструкции по учету запасов бюджетных учреждений номенклатурный номер должен иметь семь знаков: первые три знака означают субсчет, четвертый подгруппу, три последние - порядковый номер предметов в группе. Номенклатурные номера разрабатываются тремя методами, в основу которых положены кодирование с помощью цифр, букв и комбинированное кодування.
Более известным является метод кодирования на основе цифровых знаков. Согласно этому методу номенклатура разрабатывается по серийной или десятичной системе. Если нумерация серийная, весь перечень разбивается на группы по выбранным признакам, в данном случае - по субсчетам. В зависимости от специфики деятельности бюджетного учреждения каждая группа в большей или меньшей степени наполняется в процессе дальнейшего распределения. Каждой из групп (материалы для научных, учебных целей и продукты питания; медикаменты и перевязочные средства и т.п.) соответствует серия номеров расчетам резерва свободных номеров новых запасов, что их учреждение получит пизнише.
В случае десятичной системы нумерации соответствующее количество знаков отводится для каждой группы, подгруппы и названия запасив.
Система, которую введен в бюджетных учреждениях, имеет серийно десятичный принцип построения, поскольку группам материалов уже нормативно присвоено серию номеров от 201 до 205, от 211 до 218, от 221 до 222, от 231 до 239 и т.д.). Подгруппе выделяется 10 знаков - от 0 до 9, а порядковый номер предмета в подгруппе может иметь нумерацию от 1 до 999. Так, согласно приведенной в табл. 6.1 номенклатуры, номенклатурный номер 2310001 идентифицируется с аммонием азотнокислым, поскольку код 231 (первые три цифры) означает принадлежность предмета к группе материалов для учебных, научных и других целей, код 0 (четвертая цифра) - принадлежность к подгруппе реактивов и химикатов, код 001 ( три последние цифры) - порядковый номер предмета - по номенклатуре. Цифровое кодирование довольно распространенное на практике. Метод кодирования с помощью букв применяется сравнительно редко, поскольку накладывает ограничения по количеству букв в алфавите. Кроме того, буквенное кодирование затрудняет поиск необходимого номенклатурного номера при составлении документов. По буквенным методом названии запасов в каждой подгруппе присваивается код, состоящий из начальных букв названия того или иного предмета запасов. Так, условный номенклатурный номер МУН Хааке соответствует аммония азотнокислого (МУН - материал на учебные, научные, другие цели; Х - «химикат»; ААК - аммонит азотнокислый).
Комбинированный метод кодирования сочетает признаки двух предыдущих, а именно: группу определяют цифровые коды серийные, подгруппу - буквенный знак, порядковый номер в подгруппе определяется в пределах от 001 до 999. Так, данный вид материалов - аммоний азотнокислый - будет номенклатурный номер 231Х001 (231 - код группы, Х - код подгруппы «химикаты», 001 - порядковый номер предмета в подгруппе).
Практика показывает, что оптимальным вариантом разработки номенклатурных номеров есть именно метод комбинирования, по которым достигается оптимизация количества знаков номенклатурных номеров. Так, возможное сокращение учитывая выделение дополнительного количества подгрупп (по десятичной системе - 10, за буквенным методом - до 30) по сравнению с цифровым методом. К тому же по сравнению с результатом буквенного метода такой номер запоминается значительно легше.
Работу по разработке номенклатурных номеров возглавляет работник бухгалтерской службы (руководитель группы, сектора и т.д.), привлекая к этому специалистов других структурных подразделений, в том числе работников складов (кладовых) и т.д.. Номенклатура предметов разрабатывается на несколько лет. Разработана номенклатура заносится в специальную алфавитную книгу, которая имеет такую ​​структуру:
первая страница содержит данные о принятую систему кодов и их знаков, названия групп и подгрупп;
алфавитные страницы содержат разработан номенклатурный ценник, где по алфавиту подаются названия каждого вида запасов с последующими атрибутами.
Для фиксирования информации в соответствии с последовательностью поступления запасов открывают еще одну книгу - справочник, где каждой группе, подгруппе соответствует определенный объем страниц, который заполняется по мере поступления материалов и других запасив.
Для обеспечения оперативного порядка размещения материальных запасов должно быть разработана общая схема разделения помещения на сектора или секции, согласно которой помещения склада (кладовой) делится на секции, в пределах помещения должно быть отведены отдельные площадки для хранения материалов открытого хранения, а также изолированные места ( секции) для опасных видов материальных запасов. Помещение склада должно быть обеспечено оборудованием для размещения в виде стеллажей, полок, шкафов, ящиков и т.п.. На местах расположения материалы и другие запасы подразделяются по видам материальными ярлыками, которые содержат информацию о номенклатурный номер, его технические характеристики и нормы запасу.
Довольно суровые требования к организации хранения лекарственных средств и изделий медицинского назначения, в том числе в аптеках. Так, лекарственные средства и изделия медицинского назначения следует размещать на стеллажах, в шкафах, а при необходимости - и на полу, предварительно подложив поддон, подтоварник, специальную плитку. Не рекомендуется располагать рядом лекарственные средства, созвучные по названию, лекарственные средства для внутреннего употребления, сильнодействующие вещества, которые сильно отличаются высокими дозами, а также располагать в алфавитном порядку.
В помещениях хранения лекарственных средств в строгом соответствии с токсикологическими группами должны размещаться отдельно:
ядовитые и наркотические вещества;
сильнодействующие вещества;
лекарственные препараты общего списку.
Лекарственные средства списков А и Б должны храниться в соответствии с действующими приказами:
согласно фармакологических групп;
зависимости от способа применения (внутреннее, внешнее)
лекарственные средства «ангро" по агрегатного состояния (жидкие отдельно от сыпучих, газообразных и других)
соответствии с физико-химических свойств лекарственных средств и влияния различных факторов внешней среды;
с учетом установленных сроков годности для лекарственных средств;
с учетом характера различных лекарственных форм.
Изделия медицинского назначения следует хранить отдельно по группам:
резиновые изделия;
изделия из пластмасс;
перевязочные средства и вспомогательные материалы;
изделия медицинской техники.
В процессе хранения следует проводить тщательные визуальные наблюдения за состоянием тары, внешними изменениями лекарственных средств и изделий медицинского назначения, осматривая их не реже одного раза в месяц. Если тару повреждены, необходимо устранить ее дефекты или содержимое переложить в другую тару. В случае внешних изменений лекарственных средств проводится контроль их качества согласно требованиям нормативно-технических документов государственной фармакопеи и определяется их пригодность к использованию в установленном порядке. В помещениях хранения, а также на территории склада (базы) необходимо систематически принимать меры по борьбе с грызунами, насекомыми и другими шкидниками.
Все лекарственные средства в зависимости от физических и физико-химических свойств, воздействия на них различных факторов внешней среды подразделяются на такие, которые нуждаются в защите от воздействия:
света;
влаги;
испарения;
повышенной температуры;
пониженной температуры;
газов, содержащихся в окружающей середовищи.
Еще две группы составляют следующие средства:
пахучие, красящие;
дезинфикуючи.
Лекарственные средства первой группы нужно хранить в таре с светозащитных материалов (стеклянной с оранжевого стекла, металлической таре, упаковке из алюминиевой фольги или полимерных материалов, окрашенных в черный, коричневый или оранжевый цвет), в темном помещении или в шкафах, окрашенных внутри черной краской и с плотно подогнанными дверцами или в плотно сбитых ящиках с плотно прилегающей крышкой. Для хранения особо чувствительных к свету лекарственных веществ (нитрат серебра, прозерин и др.). Стеклянную тару оклеивают черной свитлонепрониклим папером.
Лекарственные средства, требующие защиты от воздействия атмосферных паров воды, следует хранить в прохладном месте, в плотно укупоренной таре из материалов (стекла, металла, алюминиевой фольги), что является не проницаемыми для паров воды, в толстостенной пластмассовой таре. Так, по рекомендациям:
гипс жженый следует хранить в хорошо закрытой таре (например, в плотно сбитых деревянных ящиках или бочках, желательно обложенных внутри полиэтиленовой пленкой);
горчицу в порошке - в герметично закрытых жестяных банках;
горчичники - в пачках, упакованных в пергаментную бумагу или полиэтиленовую пленку, которые вмещают в плотно закрытую тару (например, картонные коробки, оклеенные внутри полимерной пленкой).
Лекарственные средства следует хранить в прохладном месте, в герметично закрытой таре не проницаемых для летучих веществ материалов (стекла, металла, алюминиевой фольги). Применение полимерной тары, упаковки и укупорки допускается согласно ГФ и другими НТД документациею.
Лекарственные средства, требующие защиты от воздействия повышенной температуры, следует хранить при комнатной температуре (18 - 20

<- 6.2. Организация учета приобретения и поступления запасов 6.4. Учет в бухгалтерии наличия запасов ->