Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

7.4. Учет начисления и выплаты заработной платы

Следующим этапом в организации учета труда и заработной платы является организация учета начисления и выплаты заработной платы, которая представляет собой систему мероприятий по обеспечению качественного, достоверного и своевременного начисления заработной платы в бухгалтерии учреждения. Указанный этап организации предусматривает:
определения нормативной базы;
организацию накопления информации о выработки и использования рабочего времени и начисления заработной платы
организация учета расчетов с работниками и выплаты заработной платы
организация носителей учетной информации.
К нормативной базе относятся перечисленные в подразделе. 7.1 законодательные, инструктивные и прочие нормативные документи.
Организация накопления информации о выработки и использования рабочего времени должно осуществляться в соответствии с графиком движения носителей первичной информации - табелей, нарядов и т.п.. В установленные сроки работники соответствующих структурных подразделений, на которых возложено выполнение учетных функций по выработке и использования рабочего времени, передают в бухгалтерию первичные документы. Бухгалтер расчетного сектора, группы расчетов по заработной плате принимает указанные документы, проверяет их и комплектует в определенном порядке. Принятые к обработке указанные документы вместе с приказами, актами и т.д. служат основой для осуществления расчета заработной платы. При отработке рационального механизма накопления информации о выработки важным направлением выступает организация работы тарификационной комиссии. Напомним, что размер ставок заработной платы (должностных окладов), а также надбавок к ним в отдельных отраслях бюджетной сферы (здравоохранения, образования, культуры) определяется по результатам ежегодной тарификации. Тарификация производится постоянно действующей комиссией, создаваемой приказом руководителя учреждения, в состав которой входят:
руководитель учреждения или его заместитель (председатель комиссии);
главный бухгалтер;
инспектор отдела кадров;
начальник планово-экономического отдела;
представитель профсоюзной организации;
другие должностные особи.
В своей работе тарификационных комиссия руководствуется действующими условиями оплаты труда и другими нормативными актами (перечень приведен в подразделе. 7.1). Порядок работы тарификационной комиссии определяется ее председателем, при этом следует выделить следующие направления:
определение сроков работы комиссии и временного регламента;
ответственность за непосредственное составление тарификационных списков;
оформление результатов тарификационной комисии.
Сроки проведения тарификации зависят от отраслевой принадлежности учреждения. Так, тарификация в учреждениях учебных заведений проводится по состоянию на 1 сентября, в учреждениях здравоохранения и культуры - на 1 января до момента утверждения сметы доходов и расходов. Так, устанавливая временной регламент работы комиссии (конкретные даты и время работы), необходимо учитывать степень нагрузки членов комиссии по выполнению основных должностных функций. Регламент работы комиссии должно быть вовремя доведен до членов комиссии. Работа комиссии начинается с тщательного изучения информации по личному составу на предмет стажа работы, образования, категории, которая должна быть подтверждена соответствующими документами (аттестатами, дипломами, приказами, отчетами и т.п.). Результаты работы комиссии ответственное лицо - член комиссии, отображает в виде тарификационных списков учреждения. Тарификационные списки подписываются членами комиссии, утверждаются руководителем, в дальнейшем определяют размер должностных окладов работников учреждения на рик.
Размеры ставок устанавливаются на основании указанных документов-тарификационных списков, протоколов тарификационной комиссии, штатного расписания, документов о подтверждении категории и т.. Для обеспечения качественного и точного отражения фактических данных о распределении заработной платы последние должны быть сгруппированы в отдельные папки с последовательностью расположения относительно структурных пидроздилив.
Приступая к начислению заработной платы, бухгалтер тщательно изучает вышеуказанные документы для предотвращения искажения реальных результатов труда. После указанной процедуры работник бухгалтерии начисления заработной платы, фиксируя информацию в соответствующих носителях (лицевых счетах, расчетно-платежных ведомостях; расчетных ведомостях). Согласно трех вариантов расчетов с рабочими и служащими по поводу заработной платы выделяют следующие варианты осуществления начислений:
с помощью лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей;
с помощью расчетных ведомостей;
с помощью расчета заработной плати.
Лицевой счет (формы П-54, П-54а) используется для аккумуляции информации о заработной плате каждого работника учреждения. На основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и вышеуказанных документов на различные виды выплат данные по каждому сотруднику фиксируются ежемесячно в его лицевом счете. Кроме указанной информации в лицевом счете осуществляется фиксация удержаний, отчислений и взносов из заработной платы. В лицевом счете также отмечается сумма задолженности работников учреждения. Основные реквизиты лицевого счета следующие:
идентификационный код работника;
категория персонала
наименование структурного подразделения;
семейное положение;
дата выхода на роботу.
В лицевой счет вносится информация об отпусках и перемещение работника. Лицевой счет имеет характер накопительного реестра и открывается на год. На основании данных прошлого месяца, внесены в лицевой счет, и данных первичного учета текущего месяца формируется расчетно-платежная ведомость ф. П-49.
Данный реестр имеет комбинированный характер, поскольку содержит информацию как по расчету заработной платы (строки «Начислено к выплате», «Утримано и учтены», «Задолженность за работником», «Сумма заработной платы» и др.), так и по ее выплате (строка « Вместе к выдаче »,« расписка в получении »). Ведомости составляются по обслуживаемыми бюджетными учреждениями и структурными подразделениями в двух экземплярах (под копирку), причем платежным документом является первый экземпляр.
В случае применения для расчета заработной платы расчетной ведомости ф. П-51 лицевой счет не ведется. Указанный реестр учета составляется в одном экземпляре в разрезе работников структурного подразделения и классификационных характеристик учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, по статьям:
начислено по видам оплат;
удержан и учтены;
задолженность работника;
сумма к видачи.
Кроме перечисленных основных статей расчетная ведомость имеет личную информацию о каждом работнике, занесенную в ведомость (дата рождения, семейное положение, количество детей и иждивенцев), которая тем или иным образом влияет на определение размера суммы к выдаче. При сдельной форме оплаты труда, сопровождается большим количеством первичных документов по учету выработки, как в первом варианте, подсчет заработка выполняется в накопительной карточке (формы П-55, П-56), где фиксируются виды работ, номер наряда и другая информация относительно выработки . По третьему варианту расчет по заработной плате осуществляется в специальном листе, называется «Расчет заработной платы» (ф. П-52). Указанная форма составляется ежемесячно на каждого работника учреждения в двух экземплярах по статьям:
начислено по видам заработной платы
удержан по видам удержаний, включая аванс за 1-ю половину месяца
сумма к видачи.
Один экземпляр расчета заработной платы остается в бухгалтерии, второй передается работнику учреждения при выплате заработной платы. На основе данных ф. П-52 состоит платежная ведомость (ф. П-53).
Механизм организации расчетов по заработной плате зависит от формы, которую избрала данная бюджетное учреждение. Сегодня применяют две формы расчетов:
через кассу;
через уполномоченное учреждение банку.
При этом выдача денежных средств из кассы бухгалтерии может быть осуществлена ​​в индивидуальном порядке или через уполномоченное лицо структурного подразделения. В случае, если выплата средств осуществляется через кассу, следует четко придерживаться установленного графика выплат. По каждому структурного подразделения или учреждения, обслуживаемого такая четкая регламентация поможет избежать лишних затрат времени работников последних в целом и кассы частности. Более рациональным способом в этой связи выплата заработной платы через доверенных лиц, с которыми заключается договор от личности руководителя на выполнение указанных функций. Работники бухгалтерии должны провести полный инструктаж по материальной и других видов ответственности указанных работников и порядке организации выплат в структурном подразделении. Так, доставка средств в структурное подразделение должно осуществляться ответственным лицом в сопровождении одного из работников. Выплата средств должно осуществляться в изолированном помещении, где одновременно должны присутствовать только лицо, осуществляет выплаты, и лицо, получающее средства. Хранятся средства к выплате в металлическом сейфе указанного помещения, ключ от которого должны уполномоченное лицо структурного подразделения и его руководитель. Выплата средств осуществляется в определенные периоды времени, с учетом основной деятельности работника, в течение трех дней, после чего уполномоченное лицо оформляет платежные документы и передает их вместе с суммой невыплаченной заработной платы, в кассу бюджетного учреждения. Для оформления расчетов по заработной плате используются уже известные формы П-49 и П-53.
Организации выплаты средств по заработной плате через учреждения банка предшествует выбор кандидатуры банковского учреждения (при этом согласно письму Госказначейства Украины от 10.01.2002 № 19-091/25-258 этот выбор не регулируется органами Государственного казначейства). При указанной форме выплаты заработной платы работникам после заключения индивидуальных соглашений на открытие карточного счета выдается один экземпляр соглашения, дебетная карта, цифровой код к ней и правила пользования дебетовой картой. Важно наглядный инструктаж работников учреждения по пользованию пластиковой картой и ознакомления с принципом работы банковского автомата, который должны провести работники бухгалтерии учреждения. Согласно графику движения носителей информации работники получают расчетный листок или расчет полученной по карте заработной плати.
На основании расчетных документов, оформленных соответствующим образом, оформляется главный реестр синтетического учета относительно направления учета заработной платы и расчетов по ее поводу - возведение расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям ф. № 405 - мемориальный ордер № 5. К мемориальному ордеру прилагаются все документы, которые являются основанием для начисления заработной платы (табели использования рабочего времени, выписки из приказов о зачислении работников, их увольнения и др.).. Записи в ордере систематизируются по функциональной классификации и наименованием учреждений, которые обслуживаются. При начислении заработной платы за счет средств специального фонда они систематизируются и по видам средств специального фонду.
Данные расчетно-платежных ведомостей по средствам специального фонда записываются в ф. № 405 после вывода итоге по средствам общего фонду.
На сумму начисленной заработной платы начисляются взносы на обязательное пенсионное и социальное страхування.
В конце месяца подводятся итоги за мемориальным ордером, мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверила мемориальный ордер, и главным бухгалтером, а полученные данные, в виде соответствующей корреспонденции счетов, записываются в книгу «Журнал-Главная».
Разработка учетных номенклатур по данному направлению осуществляется в разрезе перечня:
начислена зарплата;
начислено другие виды дополнительных выплат;
удержана из заработной платы сборы и платежи;
выплачена заработная плата.

<- 7.3. Учет выработки работников 7.5. Учет стипендий ->