Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

7.5. Учет стипендий

Отдельной статьей расходов бюджетных учреждений, имеющий код 1342 по экономической классификации расходов бюджета, является стипендии. Указанное направление расходов характерно для учреждений образования и науки.
Выделяя такое направление организации бухгалтерского учета, как организация учета стипендий, следует указать на значительное сходство мероприятий по совершенствованию и обеспечению учетного процесса на этом участке с системой мер по организации бухгалтерского учета заработной платы. Учет стипендий охватывает:
определения нормативной базы;
организацию учета личного состава студентов и других стипендиатов;
организацию учета результатов сессии и назначение стипендий;
организацию учета начисления стипендий и расчетов по ее выплате;
организацию учетных номенклатур;
организацию выбора носителей информации;
организацию движения носителей учетной информации.
Основными нормативными документами по учету стипендий являются:
Порядок назначения, выплаты и размеров стипендиального обеспечения учеников, студентов, курсантов, слушателей, клинических ординаторов, аспирантов и докторантов, утвержденный Приказом Кабинета Министров Украины от 8.08.01 № 950;
Указ Президента Украины «О дополнительных мерах по поддержке молодых ученых» от 9.04.02 № 315/2002;
Распоряжение Президента Украины «О назначении стипендий им. Тараса Шевченко учащимся общеобразовательных учебных заведений »от 15.08.01 № 203/2001-РП;
Указ Президента Украины «О Порядке назначения стипендий имени Тараса Шевченко учащимся средних общеобразовательных учебных заведений» от 9.11.2000 № 1216/2000.
К основным нормативным актам также относятся отраслевые приказы о назначении стипендий Президента Украины, Верховной Рады Украины, именных стипендий и т.п. на соответствующие семестри.
Функции учета личного состава студентов и других стипендиатов возложено на студенческий отдел кадров, научный отдел, отдел докторантуры и аспирантуры. Согласно результатам вступительных экзаменов абитуриенты зачисляются в состав студентов первого курса. Студентам на момент 1 сентября присваивается кодовое цифровое или цифро-буквенное обозначение, которое выполняет роль, аналогичную табельному номеру. Указанный кодовый знак закрепляется за студентом на все время его обучения и фиксируется в студенческом билете, зачетной книжке и во всех первичных документах по учету стипендий. Зачисление в аспирантуру и докторантуру также сопровождается присвоением аспирант или докторант соответствующего кодового обозначения отделом науки или отделом аспирантуры и докторантуры. Основанием для зачисления студентов, аспирантов и докторантов выступают приказы ректора учебного заведения (директора) о зачислении студентов, аспирантов, докторантов соответствующий перечень лиц. Дальнейшее движение личного состава студентов, аспирантов, докторантов также осуществляется в соответствии с приказами руководителя учебного или научного закладу.
Функции по учету результатов экзаменационной сессии возложена на деканаты учебных заведений. Указанные структурные подразделения аккумулирующие информацию относительно оценок, полученных студентами во время экзаменационной сессии по каждым учебным предметом, в виде ведомостей на сдачу экзаменов и зачетов. Деканаты должны организовать работу таким образом, чтобы в течение двух дней после окончания экзаменационной сессии подготовить материалы для передачи. Для этого нужно четко установить срок сдачи преподавателями сведений на экзамен или зачет.
После обработки информации и обобщения ее в виде сведений результатов экзаменационной сессии (с определением среднего балла) по учебным группам деканаты передают указанные накопительные документы для решения вопросов назначения или лишения стипендий до стипендиальной комиссии. Стипендиальная комиссия формируется приказом ректора в составе:
руководителя учреждения;
деканов (заведующих отделениями)
представителей профсоюзной организации;
бухгалтера расчетного сектора (группы расчетов со стипендиатами).
Комиссия после рассмотрения документов о назначении стипендий формирует реестр учеников, студентов, курсантов, которым назначается стипендия. Он утверждается приказом руководителя учебного заведения. Указанный пакет документов передается в расчетный отдел бухгалтерии для начисления стипендии. Стипендии докторантам и аспирантам назначаются приказом ректора, директора по представлению научной частини.
Учет начисления стипендий и расчетов по ней осуществляется по схеме, аналогичной схемы организации учета начисления заработной платы и расчетов по ней, а потому остановимся лишь на основных моментах и ​​особливостях.
Начисление стипендии осуществляется вышеуказанными документами, которые в установленные сроки, согласно графику движения носителей учетной информации поступают в бухгалтерию. Бухгалтер расчетного сектора осуществляет расчет стипендии составлением расчетных или расчетно-платежных документов по группам. Выплаты студенческих стипендий на практике осуществляются двумя способами:
через кассу учебного заведения;
через уполномоченные учреждение банка (платежной картой).
Получение средств через кассу учреждения осуществляется в личном порядке и из-за финансовых старост, при этом второй вариант является более рациональным, поскольку позволяет существенно сократить затраты рабочего времени. Заслуживает внимания также установление четкого временного срока выдачи стипендий. Напомним, что получение стипендий финансовым старостой происходит по доверенности группы, состоящей студентами группы на соответствующий семестр и заверяется деканом факультета. Уполномоченное лицо группы должна быть проинформирована о степени и мере ответственности и порядок осуществления расчетно-платежных операций. По указанным документом финансовый староста получает платежные документы, о получении которых он делает отметку в журнале регистрации выданных расчетно-платежных документов и сумм средств к выплате. После выдачи сумм стипендии, оформление документов представитель группы передает расчетно-платежную документацию с остатком средств в расчетного сектора установи.
Носителями информации по учету стипендий выступают:
расчетно-платежная ведомость ф. П-49;
расчетная ведомость ф. П-50;
платежная ведомость ф. П-53;
карта лицевых счетов стипендиатов (ф. 347-ст)
мемориальный ордер № 5.
Поскольку большинству из перечисленных реестров была дана характеристика в пункте 7.4, обратим внимание на карту лицевых счетов стипендиата.
Указанный реестр аналитического учета открывается в бухгалтерии на весь срок обучения студентов. Информация фиксируется в разрезе следующих характеристик:
фамилия, имя, отчество;
цифровой код студента;
дата зачисления;
дата отчисления;
номер платежной ведомости;
сумма назначенной стипендии (запись делается раз в семестр)
сумма удержаний;
сумма к виплати.
Записи в карточку вносятся ежемесячно. Карточки лицевых счетов должны храниться в бухгалтерии учреждения в специальных картотеках по факультетам и группами.
Организация учетных номенклатур по направлению «учет стипендий» представлены в таблице 7.1. Другие направления организации технологии учетного процесса по данной его составной реализуются в соответствии с установленной единой методики (гл. 3).

<- 7.4. Учет начисления и выплаты заработной платы Глава 8. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ДОХОДОВ , РАСХОДОВ И ЗАТРАТ ->