Г. В. Щекин. Основы кадрового менеджмента (2004)

Документационное обеспечение управления кадрами

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. От правильной организации и наиболее полной механизации и автоматизации обработки документов зависит повышение эффективности всего процесса управления кадрами.

Основой деятельности кадровых служб является учет, отчетность и ведение организационно-распорядительной документации, которая включает три основные группы документов:

♦ организационные (положения, инструкции, правила, уставы);

♦ распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания, рекомендации);

♦ справочно-информационные (письма, отчеты, акты, протоколы, обзорные и докладные записки, перечни, справки, списки и др.).

Наиболее важные вопросы организации делопроизводства в кадровых службах предприятий и организаций определяются основными положениями единой государственной системы делопроизводства. В каждом отделе кадров формируется номенклатура дел, является утвержденный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве отдела с указанием сроков хранения. Номенклатуры дел составляются на основе примерных и типовых номенклатур, которые разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами по согласованию с архивными установами.
К составлению номенклатуры дел в отделе кадров проводится следующая работа:

• определяются документы для включения в номенклатуру, наименования дел (например, "Отчеты о работе с кадрами в 2001 году");

• устанавливается порядок расположения дел (классификационная схема номенклатуры - ее последовательность)

• определяются сроки хранения дел и система их индексации;

• оформляется, согласовывается и утверждается номенклатура дел отдела. Первичными документами по учету кадров на предприятии (в организации)

являются приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении и переводе на другую работу, записки о предоставлении отпусков, на основании которых делают соответствующие записи в учетных документах (личных карточках, трудовых книжках и др.). Личные карточки заполняются отделом кадров на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, на основании опроса рабочего или служащего и соответствующих документов: паспорта, диплома, трудовой книжки, удостоверения и др. О всех последующих изменениях в трудовом пути работника в личных карточках делаются соответствующие отметки, после ознакомления с которыми он ставит свой пидпис.

На специалистов с высшим образованием кроме личной карточки заполняется также учетная карточка. Заполненную учетную карточку подписывает поступающий на работу и уверяет начальник отдела кадрив.

Личные карточки работников комплектуются по структурным подразделениям предприятия в алфавитном порядке. Они составляют картотеку личного состава организации. По данным личных карточек ведут учет численности, состава работников и его изменений в соответствии с типовой и отраслевыми инструкциями по статистике численности рабочих и служащих. На крупных предприятиях для облегчения работы с картотекой на каждого работника заводят вспомогательную алфавитную карточку. Картотека указанных карточек ведется по предприятию (организации) в целом, карты в ней раскладываются в алфавитном порядке и содержат следующие сведения: фамилия, имя, отчество, цех, отдел; занимаемая должность, номер личного дела и табельный номер. Личные карточки работников после их увольнения хранятся в отделе кадров предприятия в течение двух лет, а затем в архиве предприятия еще 33 роки.

На руководителей, специалистов, а также материально ответственных лиц кроме личных и учетных карточек в отделе кадров ведутся личные дела, которые представляют собой набор различных документов, характеризующих их биографические, деловые и личные качества. Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В них входят такие документы: опись документов, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, заявление о приеме на работу, копии представлений для назначения или утверждения в должности, копии материалов по результатам конкурсов специалистов и выборов руководителей, характеристики (отзывы), аттестационные листы, копии приказов о поощрениях и взысканиях, другие документы, характеризующие работника. Каждому личному делу присваивают порядковый номер, соответствующий номеру в штатно-должностной книге, записывают в алфавитную книгу личных дел пидприемства.

Штатно-должностная книга представляет собой основной рабочий документ отдела кадров, который отражает состояние укомплектованности аппарата предприятия, организации и их подразделений руководителями, специалистами и служащими. Указанную книгу составляют работники по кадрам на основе штатного расписания по следующей форме: номер по порядку, наименование подразделений и должностей, должностной оклад (ставка); категория персонала, фамилия, имя, отчество, год рождения, образование и специальность, дата и номер приказа о назначении на должность. Порядковые номера записей работников в штатно-должностных-ной книге с целью оперативного поиска необходимых данных присваивают их личным делам и личной картци.

Для получения различных справок о работающих, переведенных, выбывших о общий и непрерывный стаж работы для отметки в бюллетенях социального страхования в отделе кадров ведется алфавитная книга. Она составляется на всех рабочих и служащих по подразделениям или категориям персонала в зависимости от структуры предприятия, организации и численности работающих. В алфавитную книгу, как и в штатно-должностную, запись вносят одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе, увольнении працивникив.

Для определения частоты сменяемости кадров по той или иной должности и более детального изучения причин нежелания работников замещать данную должность отделы кадров ведут должностные карты по следующей форми.
Заполнения личного листка по учету кадров. Личный листок по учету кадров работник заполняет собственноручно, отвечая на все поставленные вопросы: фамилия, имя, отчество; пол; год, число и месяц рождения; образование (указывается название и местонахождение учебного заведения, наименование полученной специальности и квалификации по диплому) ; владение иностранными языками; ученую степень и ученое звание; научные труды и изобретения; выполняемая работа с начала трудовой деятельности; государственные и другие награды, отношение к воинской обязанности и воинское звание; семейное положение; домашний адрес, дата заповнення.

В конце листка по учету кадров относится личная подпись заполняет его особи.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно, в произвольной форме, но с соблюдением определенных требований. При поступлении на работу автобиографию пишут от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке. Форма изложения - повествовательная (от первого лица).


Все сведения подаются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и личностных качествах человека. При описании трудовой деятельности не следует ограничиваться только перечнем должностей, необходимо объяснить причины перехода с одной работы на другую. Если временно не работал, надо указать причину. Необходимо также написать об изменениях места проживання.

В автобиографии обычно указывают название документа, или имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения, сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию , вид трудовой деятельности; место работы; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; ставят личный пидпис.

Характеристика - официальный документ, который выдает администрация предприятия, учреждения, организации своему сотруднику при решении ряда вопросов (таких как поступление в учебное заведение, командировки на работу в другую страну, аттестация на должность и т. п.). Она может быть оформлена на общем бланке формата А4.

В характеристике даются отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деловых и личностных якостей.

Реквизиты характеристики: название вида документа (характеристика) указание должности лица, которому выдается характеристика, наименование организации, выдающей характеристику, или имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

• п е р в а я ч а с т ь - анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученая степень и звание (если они есть), год рождения, образование

^ В т о р а я ч а с т ь - данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.);

^ Т р е т ь я ч а с т ь - собственно характеристика, т.е. оценка личностных и деловых качеств (отношение к работе, повышение профессионального и культурного уровня, поведение в быту, отношение к коллегам) наличие у сотрудника наград и других служебных поощрений ;

^ Ч е т в е р т а я ч а с т ь - заключительная - содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику руководитель предприятия. Подпись заверяется гербовой печатью. Ниже проставляется дата подписания характеристики. Характеристику выдают работнику на руки или с его ведома пересылают учреждению, организации, предприятию, ее пригласили.

<- Глава 10 Организация делопроизводства и оценка эффективности работы кадровых служб Основные требования к организации делопроизводства кадровых служб Организация учета и отчетности по кадрам ->