Г. В. Щекин. Основы кадрового менеджмента (2004)

Организация учета и отчетности по кадрам

Кроме учета личного состава предприятия (организации) отдел кадров ведет учет и по другим направлениям, например учет отпусков, трудовых книжек, резерва на выдвижение, взысканий, поощрений и др. Порядок оформления и учета отпусков. Отпуск оформляют в отделе кадров. Согласно графику рабочие и служащие за две недели получают записку о предоставлении отпуска, согласуют дату отпуска с руководителем подразделения и возвращают бланк записки об отпуске с его подписью в отдел кадров. Работник отдела кадров вносит записи об очередном отпуске в личную карточку и журнал учета отпусков. Затем записку о предоставлении отпуска передают в бухгалтерию для расчета. На руководителей подразделений, а также материально ответственных работников кроме записки об отпуске оформляют приказ с указанием замещающих сотрудников. По окончании текущего месяца работник по кадрам, ведающий учетом отпусков, подводит итог количества работников, находившихся в различного рода отпуска, и составляет сводную довидку.

Учет и ведение трудовых книжек рабочих и служащих осуществляются в порядке, предусмотренном инструкциею.

Учет награждений рабочих и служащих орденами и медалями, присвоении им почетных званий ведется в отделе кадров в специальном журнале. Поощрения объявляются в приказе или распоряжении, доводятся до сведения работников и заносятся в трудовую книжку работника. Работники отдела кадров ведут также учет взысканий, которые объявляются в приказе (распоряжении) и сообщается работнику под роспись. Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не заносятся. Журнал учета дисциплинарных взысканий ведется по следующей форме: номер по порядку, фамилия, имя, отчество, номер и дата приказа; должность и место работы; характер нарушения; вид и содержание дисциплинарного взыскания. Кроме журналов в личных делах по персональному учету кадров должны быть письма поощрений и взысканий, в которых отражается, за что и как поощрен или наказан працивник.

Учет резерва кадров на выдвижение осуществляется отделом кадров посредством составления списков и картотеки резерва. Списки резерва составляются отдельно по каждой номенклатуре. Одновременно со списками на каждого работника, зачисленного в резерв, заводятся специальные карточки. Карточки учета резерва составляют картотеку резерва, внутри которой формируются разделы, соответствующие утвержденным номенклатурами должностей. Разделы резерва по номенклатурам, в свою очередь, делятся на группы по конкретному должностному признаку кандидатов на выдвижение. Например, в разделе картотеки "Номенклатура руководителя предприятия, организации" могут быть выделены следующие подразделения: резерв начальников цехов резерв начальников отделов технического профиля; резерв начальников отделов экономического профиля и т. д. Карточки учета резерва помимо обязательных социально-демографических данных претендентов включают сведения о повышении их квалификации и общеобразовательного уровня, временное замещение других должностей, командировки и стажировки, выполнение специальных поручений, выполняемой работе и др. Списки резерва кадров на выдвижение составляются по приведенной далее формою.
№ п / ПНА какую должность планируетсяФамилия, имя, отчествоГод рожденияОбразование (какое учебноезаведение и когда окончен) Место работы и должность (с какого времени) Кроме перечисленных отделом кадров ведутся и другие виды учета. Так, отдельным списком осуществляется учет совместителей, несовершеннолетних работников, молодых специалистов и молодых рабочих, а также табельный учет, учет по профессиональному обучению и повышению квалификации рабочих и служащих и ин

Учет различных сторон управления кадрами на производстве предусматривает также составление различной текущей информации и государственной статистической звитности.

При организации учета кадров с помощью подсистемы АСУ "Кадры" министерства и ведомства обеспечивают свои предприятия и организации специальными инструкциями, программами и положениями по составлению и обработки кадровой информации [2].

Обработка информации в подсистеме АСУ "Кадры" осуществляется в двух основных режимах:

1) по установленному графику с выдачей данных из табельного учета и данных для составления отчетности;

2) в вопрос-ответ "по заявкам руководителей структурных пидроздилив.

Выдача персональных данных возможна в следующих режимах:

♦ разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания)

♦ данные из личного листка по стандартным запросам (стандартное запроса);

♦ данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса);

♦ аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления);

♦ вводятся и корректируемые данные (режим ввода).

С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ "Кадры" (такие как подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.).

Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, содержащиеся в информационной бази.

Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест и лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на ф у н к ц и о н а л ь н ы е с о н ы:


• управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы)

^ Ожидание (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов);

^ Работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью)
Module . ^ работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованы всем необходимым для получения, обработки, хранения и выдачи документов и материалов);

^ Контакта, или личного общения с посетителями (представляет собой изолированное помещение с интерьером располагает к доверительной беседе)

• кодирование документов (предназначена для кодирования разного кадровой информации в условиях применения ЭВМ)

^ Хранение документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работы и другие документы по кадрам). Как показывают расчеты, оптимальный размер помещения кадровой службы на предприятии с численностью работающих до 3 тыс. человек составляет около 150 квадратных метров.

<- Документационное обеспечение управления кадрами Оценка эффективности работы кадровых служб ->