Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

10.3. организация инвентаризации

Инвентаризация представляет собой один из приемов бухгалтерского учета, назначение которого состоит в выявлении фактического наличия активов от пассивов учреждения или организации на соответствующий момент часу.
В зависимости от задач, которые возлагаются на инвентаризацию, возможно выделить:
по степени ожидаемости - плановые и внеплановые;
за полнотой охвата - полные и частичные (выборочные)
за периодом охвата - месячная, квартальная, полугодовая и рична.
Проведение инвентаризации, согласно Постановлению Кабинета Министров Украины от 28.02. 2000 № 419, является обязательной процедурой, которая должна быть осуществлена ​​на момент составления годовой отчетности. Кроме этого, существует перечень событий, в условиях фактического осуществления которых проведение инвентаризации обязательно. В частности к ним относятся следующие факты:
передача имущества государственного предприятия или учреждения в аренду, приватизация государственного предприятия, преобразования государственного предприятия в акционерное общество;
смена материально ответственных лиц
злоупотребления, порчи ценностей, установленные в соответствующем порядке, предписания судебно-следственных органов;
пожар, стихийное бедствие или техногенная авария;
ликвидация учреждения или организации тощо.
Проведению инвентаризации предшествует организационная работа, которая включает:
разработку планов проведения инвентаризации;
нормирования рабочей нагрузки работников, включенных в состав инвентаризационной комиссии, информационное и техническое обеспечение проведения инвентаризации.
Разработка планов проведения инвентаризации осуществляется в соответствии с Приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.98 № 90. План проведения инвентаризаций состоит из двух частей: графика проведения плановых инвентаризаций в сроки, определенные в соответствии с действующей нормативной базой, и графика внеплановых инвентаризаций, сроки проведения которых определяет главный бухгалтер в зависимости от условий хозяйствования конкретных учреждения и по мере потребности в последних. График проведения плановых инвентаризаций относится к открытого информационного поля и доводится до работников бухгалтерии и материально ответственных лиц для осуществления соответствующих подготовительных работ. В отличие от него, график проведения внеплановых инвентаризаций является информационно закрытым для разглашения. Для реализации главного принципа проведения внеплановых инвентаризаций - неожиданности - график проведения внеплановых инвентаризаций хранится у главного бухгалтера в сейфи.
План-график проведения инвентаризаций имеет табличную форму, в которой фиксируется информация относительно места проведения инвентаризации, ценностей, подлежащих инвентаризации, сроков проведения инвентаризации и ответственного лица (табл. 10.1).
План проведения инвентаризаций составляется до начала отчетного года и утверждается руководителем учреждения или организации. После указанной процедуры план-график приобретает статус нормативного документа внутренней дии.
Для проведения инвентаризационной работы в учреждениях и организациях приказом руководителя учреждения создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав ее входят главный бухгалтер, руководители структурных подразделений, возглавляет комиссию руководитель учреждения или его заместитель. В учреждениях и организациях, где объем потенциальных инвентаризационных работ достаточно большой, практикуется создания рабочих инвентаризационных комиссий для непосредственного проведения инвентаризаций на местах хранения товарно-материальных цинностей.
Определение полного состава инвентаризационных комиссий позволяет внести коррективы в традиционной рабоче-функциональной нагрузки учетных работников - членов инвентаризационных комиссий на время проведения инвентаризации: рациональный пересмотр состава выполняемых функций и обязанностей, выделение второстепенных и сравнительно самостоятельных, с последующей передачей последних другой учетной работникам указанного сектора на срок проведения инвентаризации.
Важным этапом организации проведения инвентаризации организация информационного и технического обеспечения. К организации информационного обеспечения следует относить инструктаж членов комиссии относительно порядка проведения инвентаризации в соответствии с основными положениями нормативной базы с учетом последних изменений и дополнений, который должен быть проведен до начала работы инвентарной комиссии, с обеспечением при необходимости членов комиссии необходимыми инструктивными материалами. Поскольку общая проверка состояния материальных ценностей и денежных средств возможна при условии сравнения их фактического наличия с данными бухгалтерского учета, указанному направлению организации обеспечения инвентаризации следует относить и выработки оптимальной как для работы членов комиссии, так и для работы аппарата бухгалтерии схемы предоставления информации на соответствующих носителях. Для этого работникам учетного аппарата (соответствующих секторов, текущего архива аппарата) на момент начала инвентаризации следует подготовить пакет необходимого объема носителей учетной информации для внесения данных о фактических остатках имущества в инвентаризационные описи.
Организация технического обеспечения проведения инвентаризации заключается в подготовке соответствующих технических условий для осуществления соответствующих работ и функций членами комиссии. Сюда следует относить: обеспечение членов комиссии средствами труда в необходимом количестве (бланками инвентаризационных описей, ручками, калькуляторами, приборами измерения массы, влажности и других характеристик товарно-материальных ценностей); значительного территориального размещения учреждения или организации необходимо организовать подвоз членов комиссии к месту проверки , обеспечение процесса обработки информации, полученной при проведении инвентаризации, с помощью ПК и другой организационной техники.

<- 10.2. Понятие , принципы и классификация бухгалтерской отчетности 10.4. Организация составления отчетности ->