Свирко С.В.. Организация бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях (2003)

10.4. Организация составления отчетности

Процесс организации отчетности состоит из двух последовательных этапов - организации составления и организации предоставления звитности.
Организация составления отчетности, в свою очередь, включает:
определение пакета отчетности;
распределение работ по составлению отчетных форм между исполнителями и подготовка таблицы составления отчетности;
определения учетных работ, требующих выполнения, до начала составления отчетности;
разработка рабочих инструкций по составлению отчетности;
проведение инструктивных совещаний по составлению звиту.
Как отмечалось, бюджетные учреждения, согласно нормативной базой бухгалтерского учета, составляют и предоставляют в соответствующие органы месячную, квартальную и годовую отчетности. Каждая них содержит набор стандартных форм согласно нормативной базы:
Пакет «месячная отчетность»:
2мм/2мд «Отчет о выполнении сметы учреждения»;
2 - валюта «Отчет об использовании средств общего фонда, бюджета по международной деятельности Украины»;
4-1 мм/4-1 д «Отчет о поступлении и использовании средств, полученных как плата за услуги, предоставляемые бюджетными учреждениями»;
4-2 мм/4-2 д «Отчет о поступлении и использовании средств, полученных по другим источникам собственных поступлений бюджетных учреждений»;
4-3мм/4-3мд «Отчет о поступлении и использовании других поступлений специального фонда»;
7мм / 7 д «Отчет о задолженности бюджетных учреждений»;
8 мм / 8 д «Отчет о финансовых обязательствах бюджетных учреждений».
Пакет «квартальная отчетность»:
№ 1 «Баланс»;
2 км/2кд «Отчет о выполнении общего фонда сметы учреждения»;
2 - валюта «Отчет об использовании средств общего фонда бюджета по международной деятельности Украины»;
3 «Отчет о выполнении плана по штатам и контингентах»;
4-1 км/4-1 кд «Отчет о поступлении и использовании средств, полученных как плата за услуги, предоставляемые бюджетными учреждениями;
4-2 км/4-2 кд «Отчет о поступлении и использовании средств, полученных по другим источникам собственных поступлений бюджетных учреждений»;
4-3 км/4-3 кд «Отчет о поступлении и использовании других поступлений специального фонда»;
7 км / 7 кд «Отчет о задолженности бюджетных учреждений»;
8 км / 8 кд «Отчет о финансовых обязательствах бюджетных учреждений».
Пакет «годовая отчетность»:
№ 1 «Баланс»;
№ 2 «Отчет о выполнении сметы доходов и расходов учреждения (общий фонд)»;
№ 2 - валюта «Отчет об использовании бюджетных средств по международной деятельности Украины»;
№ 3 «Отчет о выполнении плана по штатам и контингентах»;
№ 4-1 «Отчет о поступлении и использовании специальных средств»;
№ 4-2 «Отчет о поступлении и использовании сумм по поручениям»;
№ 4-3 «Отчет о депозитных суммах»;
№ 4-4 «Отчет о движении других собственных поступлений»;
№ 4-5 «Отчет об использовании субвенций, полученных из других бюджетов»;
№ 4-6 «Отчет о поступлении и использовании других доходов (специальный фонд)»;
№ 4-1 - сводная «Сводный отчет о поступлении и использовании специальных средств»;
№ 4-4 - сводная «Сводный отчет о движении других собственных поступлений»;
№ 5 «Отчет о движении необоротных активов»;
№ 6 «Отчет о движении материалов и продуктов питания»;
№ 7 «Отчет о задолженности бюджетных учреждений»;
№ 8 «Отчет об обязательствах бюджетных учреждений»;
№ 9 «Отчет о результатах финансовой деятельности»;
№ 15 «Отчет о недостачах и кражах денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях»;
пояснительная записка к годовому финансовому звиту.
Распределение работ по составлению отчетных форм осуществляется заранее, при планировании работ по составлению отчетности. Оптимальным вариантом формализации указанной процедуры является таблица, которая может иметь следующую форму (табл. 10.2).
В перечень также включают работы по составлению пояснительной записки к годовому отчету, основные положения которой определены инструктивными материалами.
Состав учетных работ, предшествующих составлению отчетности, определяется классификационно по признаку периодичности составления. Так, в перечень подготовительных работ по составлению месячной отчетности включают:
1) проверку правильности адресности и своевременности отражения кассовых и фактических расходов на одноименных карточках аналитического учета в разрезе фондов (общего и специального)
2) распределение затрат и калькулирования стоимости продукции учебных мастерских;
3) проверку правильности отнесения доходов специального фонда по счету 72 «Доходы специального фонда»:
средства, полученные как плата за услуги, предоставляемые бюджетными учреждениями;
средства, полученные по другим источникам собственных поступлений;
другие поступления специального фонда;
4) проверку данных бухгалтерского учета о фактической дебиторской и кредиторской задолженности, возникшей в связи с выполнением сметы за текущий и прошлые годы;
5) проверку полноты отражения обязательств в системе оперативного учета бюджетной установи.
Подготовительные работы к составлению годового отчета выполняются по следующим направлениям:
Проверка правильности отражения в учете результатов инвентаризации денежных средств необоротных активов (запасов), расчетов задолженности, сделанных в соответствии с планом инвентаризации учреждения или организации по рик.
Проверка правильности начисления износа в последний рабочий день декабря на необоротные активы учреждения или организации.
Распределение затрат и калькулирования продукции сельскохозяйственных подсобных господарств.
Распределение затрат и калькулирования продукции производственных майстерень.
Распределение затрат и калькулирования НДР.
Списание заключительными оборотами ассигнования из общего фонду.
Списание заключительными оборотами дохода по специальному фонду бюджету.
Возмещения суммы налогового кредита, накопленного в течение бюджетного года на субсчете 741.
Списание расходов текущего года, проведенных за счет средств общего фонду.
Списание расходов текущего года, произведенных за счет доходов специального фонда бюджету.
Списание стоимости переоцененных запасов и материалов, а также таких, полученные от ликвидации распределения материальных ценностей, оприходованы по результатам инвентаризации.
Списание начисленных курсовых ризниць.
Составление «пробного» баланса учреждения на 1 января следующего за отчетным року.
Составление Контрольной таблицы согласования форм годового звиту.
Составление отчетности осуществляется на основании инструктивных материалов, входящих в нормативное поле итогового этапа бухгалтерского учета. Учреждение или организация должна быть полностью обеспечена указанными инструкциями. Последние после их поступления в бухгалтерской службы изучаются главным бухгалтером и передаются для регистрации ответственному лицу, фиксирует в журнале факт его поступления с указанием даты поступления, регистрационного номера и даты утверждения инструкции, а также должность, фамилия, имя, отчество лица, по которой руководство закреплено. При передаче инструкции ответственному лицу в журнале делается отметка - подпись о отримання.
Инструкции по составлению отчетности содержат общие рекомендации по заполнению отчетных форм. Для обеспечения качественного и быстрого составления носителей итогового этапа бухгалтерского учета целесообразно разработать рабочие инструкции к каждой формы из пакета отчетности. В инструкциях должны быть отражены особенности учетного процесса данного учреждения, подробные методические рекомендации по получению необходимых показателей отчетных форм.
Важным средством организации составления отчетности является проведение инструктивных совещаний. В недельный срок после получения Инструкции о порядке составления годовых финансовых отчетов главный бухгалтер должен проработать данный инструктивный материал, составить таблицу составления отчетности, определить состав подготовительных работ к составлению отчетности и их исполнителей. На специальной инструктивные совещания главный бухгалтер подробно представляет методику составления отчетности и знакомит исполнителей с направлениями организации составления отчетности с целью достижения наивысшего эффекта, уместно подготовка главным бухгалтером наглядных материалов формализации основных методических положений в виде схем, таблиц для раздачи участникам совещания. Участники совещания обсуждают определенные организационные мероприятия, высказывают свои предложения по их нормирования и принимают их к исполнению. Для предотвращения возникновения текущих накладок временной срок проведения совещаний должно быть запланировано в рабочей нагрузке главного бухгалтера, его заместителя и других исполнителей работ по составлению отчетных форм.

<- 10.3. организация инвентаризации 10.5. Организация представления отчетности ->