Гужва В.М. , Постевой А. Г.. Информационные системы в международном бизнесе (1999)

5.1. Принципы электронного обмена

Традиционная бумажная документация, методы ее обработки и пересылки с помощью обычной почты связаны со значительными производственными и коммерческими издержками. Эксперты оценивают стоимость обработки и ведения бумажной документации в 3,5-7,0% общей стоимости коммерческих операций и доставки товаров [18, с. 5]. Выигрыш от применения электронного обмена данными (ЭОД), например, в автомобильной промышленности США оценивается более чем в $ 200. на один изготовленный автомобиль [18, с. 7].
На рис. 5.1 показано общую традиционную схему поставки товара, включает 11 операций: 1 - запрос цены, условий поставки (по телефону или письмо-запрос) 2 - контрактная предложение, котировка на бирже (по почте), 3 - выдача заказа, 4-организация поставщиком внутренних заказов, 5 - подготовка сведения комплектования, 6 - комплектования и упаковки; 7 - отправка товара; 8 - сообщение о поставке, 9 - выставление фактур-накладных, 10 - выставления счета, 11 - оплата.
Из этой схемы видно, что поставщик и заказчик в процессе своего взаимодействия обмениваются запросами сообщениями, торговыми и снабженческими документами, финансовыми счетами и квитанциями. Совершенно ясно, что электронный обмен документами имеет большие преимущества по оперативности, достоверности и надежности обмину.
Электронный обмен данными - это мижкомпьютерний обмен деловыми, коммерческими и финансовыми электронными документами, например заказами, платежными инструкциями, контрактными предложениями, накладными, квитанциями.
ЭОД обеспечивает оперативное взаимодействие торговых партнеров (клиентов, поставщиков, торговых посредников, экспедиторов и др..) На всех этапах подготовки торговой сделки, заключения контракта и реализации поставки.
ЭОД для коммерческих целей (ЕОКД) на этапе оплаты контракта и перевода средств может взаимодействовать со службой электронного обмена финансовыми документами (ЕОФД). Такое взаимодействие ЕОКД и ЕОФД создает для покупателей (клиентов) эффективную среду при выполнении всех торгово-платежных операций:
- Онлайн - просмотр каталогов торговых предложений, товаров и услуг на рынке;
- Выбор в интерактивном режиме нужного товара / услуги, уточнение условий (стоимости и сроков поставки, торговых скидок, гарантийных и сервисных обязательств);
- Он-лайн заказ товара / услуги или запрос контрактной предложения, согласования и заключения контракта;
- Оперативный контроль поставки товара;
- Получение по электронной почте сопроводительных документов (накладных, фактур, комплектующих ведомостей и т.д.);
- Подтверждение завершения поставки товара / услуги, выставление и оплата счетов;
- Выполнение банковско-кредитных и платежных операций.
Для реализации этих операций пользователям службы ЭОД должны использовать терминальные станции, модемы или адаптеры стандарта Х.25, соответствующие телекоммуникационные програми.
Для обеспечения надежной передачи больших объемов данных необходимы выделенные линии связи, программное обеспечение передачи файлов, электронной почты и подключения к сети Х.25. Нужны также средства защиты данных от несанкционированного доступу.
История возникновения и развития ЭОД ведет свой отсчет с начала 80-х годов, когда несовместимость отдельных фирменных технологий обработки коммерческих данных не позволяла интегрировать их в единую систему, которая бы обеспечила комплексную механизацию международных торговых операций.
В 1983-1985 гг международные организации ООН (UN / ECE i ISO) начали разработку процедур, форматов данных и международных кодовых систем для ЭОД. Была создана международная рабочая группа UN / ECE, которая в октябре 1988 г. разработала первую версию международного стандарта United Nations Eleсtronic Data Interсhange for Admistration, Commerce and Transport - UN / EDIFACT. (ООН / Электронный обмен данными для администрации, торговли и транспорта).
В EDIFACT было выделено четыре основных компонента, подлежащих стандартизации при подготовке документов для передачи по каналам телекоммуникаций. Это элементы данных (data elements), стандартные группы элементов данных (standart data segments), стандартные сообщения (standart messages) и правила создания форматов документов (syntax rules).
Итак, был разработан набор синтаксических правил и коммерческих элементов, получивший сокращенное название EDIFACT и был оформлен в виде двух стандартов ISO:
ISO 7372 - Trade Data Element Directory (Справочник коммерческих элементов данных)
ISO 9735 - EDIFACT - Appliсаtion Level Syntaх rules (Правила синтаксиса на пользовательском уровне).
Стандарты EDIFACT разрабатывались для использования в глобальных компьютерных сетях с широким кругом пользователей: государственными учреждениями, производителями товаров, изделий и услуг, дистрибьюторами, брокерами, транспортными экспедиторами, банками, страховыми компаниями и ин.
Главные цели создания и использования EDIFACT следующие:
- Определение стандартных по синтаксисом и семантикой сообщений, которые отвечают международным стандартам;
- Замена обычных бумажных форм и документов электронными документами и соответствующими методами их обработки;
- Ускорение документооборота и соответственно оперативности обработки коммерческих и финансовых транзакций;
- Создание для малых, средних и крупных фирм более благоприятных и равных условий рыночной конкуренции;
- Улучшение условий для подготовки и осуществления торговых сделок;
- Более широкое и массовое использование клиентами современных компьютерных сетей и их послуг.
На базе стандарта EDIFACT в 1987-1990 гг интенсивно развивается инфраструктура электронного обмена данными. Процесс обмена электронными документами поддерживается различными компьютерными и коммуникационными технологиями, в которые входят:
- Компьютерные рабочие станции для подготовки электронных документов, контроля входных данных и выхода на сети передачи данных
- Базы данных, содержащие коммерческие и финансовые данные, котировки, классификаторы продукции, данные о поставщиках и рынки;
- Интерактивные информационные системы (системы обработки заказов, биржевые информационные службы, банки данных, видеотекс т.п.);
- Электронная почта, системы обработки сообщений, отраслевые и проблемно-ориентированные системы EDIFACT, системы обмена финансовыми документами.
Информационные и телекоммуникационные системы обеспечивают для своих пользователей комплекс услуг по обработке и выдаче справочных данных, коммерческих отчетов, заказов и торговых предложений, счетов и платежных квитанций.
Все эти услуги предоставляются как прикладные службы (Value additional Services), создаваемые технологиями электронного обмена данными. На современном этапе различают следующие основные виды прикладных служб.
1. Онлайновые базы данных (ОЛБД), которые доступны в оперативном режиме из терминалов пользователей онлайновые БД круглосуточно открыты для диалога поиска информации и выдачи справок и различных статистических отчетов пользователями ОЛБД могут быть специалисты коммерческих и финансовых организаций, экономисты, дилеры, поставщики, агенты финансовых и торговых организаций.
2. Электронная почта (EP - Electronic Post) - система обмена и обработки сообщений (совокупность электронных почтовых ящиков, программных средств обработки, хранения и передачи сообщений, терминальных станций для подготовки и ввода сообщений). Пользователи ЭП могут проводить межперсональные обмен сообщениями, рассылать их по спискам адресов, востребовать свои сообщения из почтовых ящиков, организовывать проблемные телеконференции и выполнять другие функции обработки сообщений (электронных документов).
3. Электронная передача средств (EFT - Electronic Funds Transfer). Система передачи финансовых (кредитных, платежных) документов между клиентами и банками, между банками, между банками и другими финансовыми и коммерческими организациями. Международная сеть обмена финансовой информацией SWIFT обеспечивает много функций EFT.
4. Электронный обмен данными (EDI - Electronic Data Interсhange). Многоцелевая система обмена документами, которые имеют развитую структуру данных. Как правило, реализуется на базе стандартных программных и технических средств электронной пошти.
5. Управляющие сетевые службы (Managed Network Services). Выполняют различные производственные, административные и служебные функции управления объектами, технологическими линиями, транспортными системами и работниками предприятий. Реализуются на базе внутрифирменных сетей ЭВМ, распределенных между подразделениями фирми.
6. Телеметрические службы. Система оперативного наблюдения, дистанционного измерения и контроля за неподвижными и движущимися объектами.
Бизнесмены, торговые агенты, работники транспорта, банковские специалисты, администраторы, экономисты и бухгалтеры основном используют первые четыре службы ЭОД (ОЛБД, ЕР, EFT, ЕDИ). При этом важное значение имеют требования интегральности услуг, единого сетевого доступа (т.е. подключения к компьютерным сетям с помощью одного терминала или ПЭВМ), максимально возможной надежности, простоты и комфортности процедур подготовки электронных документов и их телекоммуникационной обработки. Службы ЭОД должны быть доступны через общедоступные телефонные сети или сети передачи данных на базе стандарта Х.25.
На современном этапе ЭОД действует или внедряется практически во всех краинах.
Международный статус стандарта EDIFACT предусматривает его обязательное использование при адекватном обмене данными с зарубежными партнерами для всех предприятий и организаций Украины, которые осуществляют внешнеэкономическую дияльнисть.
Для широкого внедрения ЭОД в Украине необходимо организовать:
- Освоение мировой практики ЭОД, активное привлечение украинских специалистов к работе в международных организациях, принятие отечественных программ развития ЭОД;
- Публикацию стандартов ISO, UN / EDIFACT и др.., Проведение учебных курсов и изучение зарубежных систем ЭОД;
- Работы по созданию базовых телекоммуникационных служб (Х.400, онлайновые базы данных);
- Координацию проектов по унификации торговых и финансовых процедур, стандартизации форм документов, элементов данных, наименований организаций;
- Сочетание отечественных систем ЭОД с международными и зарубежными фирменными службами, создание пунктов доступа и шлюзовых станций для взаимообмена электронными документами с зарубежными партнерами.

<- 5. МЕЖДУНАРОДНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБМЕН коммерческих и финансовых ДАННЫМ 5.2. Структура данных edifact. общие синтаксические правила ( стандарт ISO 9735 ) ->