Кучеренко. Бизнес-планирование (2006)

19.4. управление закупками в проекте

Управление закупками в проекте включает приобретение товаров и услуг за пределами исполнительной организации. Реализация любого проекта включает большой объем закупок, под которыми в проекте понимается весь спектр приобретений, в том числе машины и оборудование, материалы, лицензии и "ноу-хау", услуг по выполнению строительных и монтажных работ, консультационные услуги и др.. Львиная доля бюджета проекта состоит именно из приобретений. Поэтому правильная организация этого процесса является решающим фактором в управлении расходами по проектом.
Обоснование закупок при реализации бизнес-идеи проходит несколько этапов. На этапе формирования бизнес-плана проводятся общие расчеты номенклатуры поставок и определения общей суммы расходов. Целью этого этапа является выяснение целесообразности реализации проекта в аспекте затрат на его осуществление и ожидаемых результатов. Конечно, этот этап обоснований не предусматривает конкретного оформления контрактов на закупки. Оно осуществляется на базе прайс-листов поставщиков или исполнителей услуг или соглашений о намири.
На этапе планирования проекта базовые данные о закупках уточняются. Это делается при осуществлении декомпозиции плана и определении содержания проекта. Здесь закупки получают большую конкретизацию, определяются группы поставщиков, делается анализ "сделать или купить", определяется тип контрактив.
Непосредственно на этапе управления закупками осуществляются переговоры с поставщиками, организуются тендеры, осуществляется администрирование контрактов и их закриття.
Чаще всего управление закупками осуществляется отдельным членом (членами) команды под руководством менеджера проекта. Это объясняется тем, что осуществление закупок предполагает наличие определенных знаний и опыта в этой области. Поэтому на роль администратора закупок назначается специалист по организации поставок, осведомлен в логистике, менеджменте закупок, финансовом обосновании контрактов на придбання.
Управление закупками предусматривает использование известных из курсов маркетинга и финансового менеджмента методов, но с учетом специфики реализации проекту.
Основной специфическим признаком в управлении закупками по проекту есть преимущество принципа надежности над экономичностью в ходе проведения обоснования. Это определяется ограниченностью срока выполнения проекта. Как мы уже выяснили ранее, в проекте время имеет большую стоимость, чем деньги. Поэтому при выборе наиболее экономичного варианта закупок может сложиться ситуация, когда проект задерживается вследствие сбоев на этапе приобретения. Ведь не секрет, что удешевление продажи со стороны поставщика может определяться недостаточным качеством продукта, отсутствием комплектности, отсутствием товара на складе поставщика, а также другими причинами, которые могут привести к задержке поставок. Когда речь идет о текущей деятельности, эти факторы не имеют решающего значения результате разработанных альтернативных каналов поставок, наличия запасов и т.д.. Но при реализации проекта таких запасных путей нет, что заставляет прежде всего обеспечить надежность поставок, даже за счет дополнительных витрат.
Планирование закупок - это процесс конкретизации проектных потребностей, которые могут удовлетворяться лучше с помощью приобретений товаров и услуг за пределами исполнительной организации. Он включает определение того, у кого и что стоит покупать и на каких условиях это робити.
Опираясь на результаты разработки бизнес-плана по номенклатуре закупок, ответственными членами КМП осуществляется поиск мер, которые позволили бы сделать их как можно дешевле при обязательном обеспечении их надежности. Это достигается использованием следующих методов:
Анализ "сделать или купить". Этот анализ является обычным методом управления закупками, который предназначен для определения возможности самостоятельного производства нужных товаров или услуг с целью их удешевления. Частным случаем анализа есть предложения исполнительной организации или заказчику проекта по использованию оборудования, которое они арендуют. При проведении этого анализа необходимо согласовывать интересы заказчика и членов команды. Первые стремятся уменьшить бюджет проекта, а потому изобрести средство удешевления закупок. Но это может привести к осложнению действий членов команды за счет повышения интенсификации их труда или дополнительных расходов, так как более дешевый вариант приобретения обычно добавляет лишних клопотив.
Обоснование формы приобретения. Закупки могут осуществляться способом прямых поставок, т.е. приобретения по контракту, приобретения через лизинг, поставки на условиях участия поставщика в прибылях. В последнем случае поставщик становится заинтересованным лицом проекта. Это направление обоснование также предусматривает согласование интересов членов команды и заказчиков. Так, КМП выгоднее использовать лизинговые сделки. В этом случае на период работы над проектом расходы на закупку будут значительно уменьшены, что дает надежду на создание резервов бюджетных средств и даже получение премиальных за экономию бюджетных средств. Но при этом львиная доля расходов приходится на период за пределами проекта и их осуществление становится проблемой заказчика, что в отдельных случаях может привести к снижению показателей эффективности проекту.
Выбор типа контракта. Различные типы контракта могут влиять как на экономические показатели проекта, так и на порядок взаимоотношений с поставщиками. Обычно все типы контрактов можно отнести к одной из трех крупных категорий: контракты с твердой ценой, или фиксированной стоимости; контракты с возмещением затрат; контракты с ценой одиницю.
Применение методов финансового менеджмента. Эта группа методов предназначена для определения наиболее рациональных вариантов приобретений. Они основаны на комплексном учете и оценке в денежной форме важнейших факторов отношений с поставщиками - цены и формы оплаты. Методику их использования рассматривает раздел финансового менеджмента - менеджмент кредиторской заборгованости.
После подписания контрактов задачей КМП является их администрирования. Администрирование контрактов - это процесс обеспечения того, что продавец удовлетворяет параметры контракта. В больших проектах с большим количеством лиц, предоставляющих продукты и услуги, ключевым аспектом администрирования контракта является управление связями между различными поставщиками. Работы по администрированию контрактов включают работу с документами, систему отслеживания контрактов, процедуры разрешения споров и уровни полномочий для утверждения изменений. Отчеты о выполнении контрактов с информацией, насколько эффективно продавцы достигают целей по контракту, предоставляются менеджеру проекта или уполномоченным службам.
Особенностью закупок в проектах является широкое использование торгов и тендеров. Условия и порядок их проведения рассматриваются в следующем разделе.

<- 19.3. управление командой проекта 19.5. организация тендеров и торгов ->