Кучеренко. Бизнес-планирование (2006)

20.2. мониторинг проектных работ

Действия по мониторингу проектных работ включают контроль, анализ, учет, отслеживание и составление отчетов о фактическом исполнении проекта согласно разработанному планом.
Первым шагом процессов контроля является сбор и обработка данных о ходе выполнения проекта. Руководство проекта должно постоянно следить за этапами выполнения проекта, определять степень завершенности работ. А уже с учетом полученных данных делать выводы о дальнейшей судьбе проекта в целом и отдельных его частин.
Если календарный план проекта разработан с помощью соответствующих программных продуктов, то и контроль результатов целесообразно внедрить на той же базе. Это способствует гибкости управленческих решений и соблюдению принципа системности проектного менеджмента. В пакете ST, использование которого рассматривался при освещении процессов планирования, есть все соответствующие можливости.
В проектном менеджменте используются следующие методы контроля фактического выполнения робит.
Метод простого контроля, который также называется метод "0-100". С его помощью отслеживаются только моменты завершения элементарных работ (есть только две ступени завершенности проектных работ: 0% и 100%). Другими словами, осуществление контроля начинается после факта завершения роботи.
Метод детального контроля, который предусматривает оценивание промежуточных состояний завершения работы. Этот метод более сложный, потому что требует от менеджера оценивать процент завершенности работ, которые находятся в процессе виконання.
Модификационной вариантами методов детального контроля являются:
Метод 50/50, в котором есть возможность вычисления определенного промежуточного результата для незавершенных работ. Степень завершенности работ определяется в тот момент, когда на работу потрачено 50% ее бюджету.
Метод по вехами, который применяется для контроля срока выполнения работ. Каждая из них делится на части, вехи, каждая из них определяет конкретный степень завершенности роботи.
Простой метод контроля целесообразно использовать относительно простых работ, которые не имеют целью творческие достижения, а при планировании их используются нормативные методи.
Подробные методы контроля дают эффект для сложных работ, которые имеют значительный срок выполнения и требуют использования большого номенклатуры ресурсов. В них реализуется принцип, согласно которому контролироваться имеет не результат, а процесс его досягнення.
С момента непосредственного выполнения проектных работ оценки их фактических параметров по сравнению с запланированными становится основной обязанностью менеджера проекта. Сравнение запланированных и реализованных к соответствующему сроку результатов называется контролем прогресса выполнения проекта. Он осуществляется сравнением базового плана и фактических показателей реализации проекту.
В процессе выполнения проекта осуществляется анализ фактического состояния проекта. При этом учитываются полностью завершены работы, достигнутые промежуточные результаты, а также работы, которые выполняются и фактическое состояние которых может быть оцинений.
Оценки относительно выполненных и подлежащих выполнению работ также могут быть полезными для:
пересмотра оценок срока выполнения работ;
определение факторов задержек;
стоимостного анализа хода реализации проекту.
Определив причины отклонения проекта от календарного плана, менеджер должен разработать определенные действия. Чем раньше будут осуществлены корректирующие действия, тем лучше для конечных результатов проекта. Можно определить 5 основных вариантов возможных действий при определении отклонений от плана:
найти альтернативные решения. В первую очередь надо рассмотреть возможности, связанные с повышением эффективности за счет новых технологических или организационных решений. Это может быть перераспределение исполнителей, изменение последовательности выполнения работ и др..;
просмотр стоимостных параметров. Этот подход означает назначение дополнительных ресурсов: привлечение дополнительного оборудования, материалов, персонала. Он используется в случае необходимости устранения задержек относительно критических работ;
пересмотр сроков. Этот подход предполагает, что срок выполнения отдельных работ может быть продлен. Руководство проекта может пойти на такой шаг в случае невозможности найти другое решение, в случае необходимости перераспределения ресурсов с некритических работ, жестких стоимостных ограничений по выполнению критических работ;
пересмотр содержания проекта. Этот подход предполагает, что в процессе анализа может быть выявлена ​​возможность или целесообразность исключения ряда работ из числа проектных, если это изменение не приведет к ухудшению качества проектных решений. Например, можно отказаться от ремонта фасада арендуемого помещения, использовав предназначенные для этого ресурсы на работы по монтажу оборудования;
прекращении выполнения проекта. Если в процессе выполнения проекта становится очевидным, что запланированных результатов не удастся достичь и их возможный уровень не будет соответствовать затратам на осуществление проекта, то принятие решения о его досрочном закрытии может оказаться наиболее рациональным. Да хотя бы удастся предотвратить расходы лишних средств на завершение проекта и его дальнейшую эксплуатацию.

<- 20.1. процессы контроля в проектном менеджменте 20.3. контроль стоимости. метод освоенного объема ->