Джога Р.Т.. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях (2001)

2.3. Учет кассовых операций

Для планомерной организации денежного обращения как хозрасчетные предприятия и организации, так и учреждения хранят свои денежные средства на счетах в банке и тратят, как правило, путем безналичных расчетов. Но на практике возникает необходимость в наличных, например, при выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию, стипендий, авансов на командировки, хозяйственные и другие витрати.
Вся наличность, находящаяся в учреждении или в централизованной бухгалтерии, для обеспечения ее сохранности и целевого использования хранится в кассе. Усилению контроля за расходованием наличных способствует строгое соблюдение порядка осуществления кассовых операций, который регламентируется Порядком ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 13.10.97 № 334 (далее - Порядок ведения кассовых операций № 334).
Порядок определяет нормы и сроки хранения денег в кассе, выдачи их на различные цели, правила оформления кассовых документов, ведение кассовой книги, контроля законности кассовых операций.
Размер суммы денежных средств в кассе на конец каждого рабочего дня ограничивается лимитом, который ежегодно устанавливается учреждениями банков по согласованию с бюджетным учреждением. Порядок установления лимитов остатка наличности в кассе регулируется Инструкцией НБУ № 4 «Об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины», утвержденной постановлением Правления НБУ от 13.10.97 № 335.
В связи с постепенным внедрением в практику кассового исполнения бюджета через казначейскую систему НБУ телеграммой от 25.02.98 за № 11-111/335-1447 регламентировал порядок установления лимитов остатка наличности в кассе учреждений, финансируемых через органы Государственного казначейства. Согласно этому порядку лимиты остатков наличности в кассе учреждениям, которые перешли на казначейскую форму финансирования и не имеют открытых текущих счетов в национальной валюте в учреждениях банков, устанавливаются органами Государственного казначейства. Этими органами в уполномоченное учреждение банка, в котором открыт единый казначейский счет, подается сводная заявка-расчет по указанным учреждениях. По результатам рассмотрения этой заявки уполномоченным учреждением банка органа Государственного казначейства устанавливается общий лимит кассы, в рамках которого последний определяет лимиты кассы отдельных установ.
Если учреждение (клиент) финансируется через единый казначейский счет и имеет текущий счет в других банках, то лимит остатка наличности в кассе такому клиенту устанавливается тем учреждением банка, где открыт его текущий счет, на основании соответствующей заявки-расчета с отражением в ней показателей, что должны учитывать суммарные кассовые обороты учреждения. Сверх установленных норм в кассе могут храниться деньги только на выплату заработной платы, стипендий, пособий по временной нетрудоспособности только в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных в банке. После этого деньги сдаются в банк и по первому требованию учреждения выдаются назад. Прием денег в кассу, их хранение и выдачу осуществляет кассир, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых им денежных средств и других ценностей. После издания приказа о назначении кассира на работу с ним заключается договор о полной материальной видповидальнисть.
Кассиру запрещается передоверять выполнение своих функций другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, например, в связи с его отпуском, выполнения его обязанностей по письменному приказу руководителя возлагается на другого работника, с которым также заключается договор о полной материальной видповидальнисть.
В учреждениях и централизованных бухгалтериях, где по штатному расписанию не предусмотрена должность кассира, выплата заработной платы работников и оплата мелких хозяйственных расходов осуществляется через подотчетных лиц, назначенных приказом руководителя установи.
Наличные в кассу с текущих (регистрационных) счетов кассир получает по денежным именными чеками. Учреждения, которые не перешли на казначейское обслуживание использования бюджетных и внебюджетных средств, имеют свою чековую книжку, которую получают в банке и хранят в кассе вместе с другими ценностями. Остальным учреждений денежные чеки выписываются органами Государственного казначейства на основании доверенности (рис. 2.12) или заявки на получение наличных из регистрационных рахункив.
В кассу могут поступать деньги и из других источников. Во всех случаях при поступлении наличных бухгалтерией оформляется приходный кассовый ордер № КО-1 с отрывной квитанцией. Выдача наличных из кассы оформляется, как правило, расходному кассовому ордеру № КО-2. Деньги могут выдаваться и по другим оформленными документами, но с добавлением расходного кассового ордера или с наложением на этих документах штампа, заменяющий расходный кассовый ордер.
В учреждениях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованной бухгалтерией, выплата заработной платы и пособия по временной нетрудоспособности может осуществляться по письменному приказу руководителя другими, кроме кассира, лицами, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности. В таком случае нельзя привлекать к выдаче заработной платы лиц, связанных с ее расчетам, например, бухгалтера расчетной группы централизованной бухгалтерии, заведующую детского учреждения, которая составляет табель использования отработанного времени и оформляет другие документы по заработной плати.
Выплата стипендий в высших учебных заведениях практикуется из-за финансовых старост, которым академическая выдает групповую доверенность на получение наличных в каси.
Если из-за удаленности обслуживаемого учреждения платежная или расчетно-платежная ведомость не может быть возвращена доверенным лицом в кассу централизованной бухгалтерии по истечении трех рабочих дней, выплата заработной платы осуществляется через подотчетных осиб.
Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу тщательно проверяют с целью обеспечения надлежащего контроля за поступлением денег и расходованием их по целевому назначению. После проверки ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передаются в кассу до виконання.
Аналитический учет и контроль движения денежных средств кассир ведет в кассовой книге ф. № КО-4. В учреждениях и централизованных бухгалтериях, которые имеют денежные операции как с бюджетными, так и с внебюджетными средствами, кассовая книга ведется по форме № 440, в которой для учета бюджетных и внебюджетных средств предусмотрены отдельные графи.
Записи в кассовую книгу выполняются в двух экземплярах через копировальную бумагу, при этом вторые экземпляры являются отрывными и служат отчетом, который ежедневно вместе с приходными и расходными ордерами передается кассиром в бухгалтерию. В бухгалтерии кассовые отчеты подвергаются тщательной проверке. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичными документами. После этого в отчете по каждой хозяйственной операции проставляется корреспонденция рахункив.
Для синтетического учета наличия и движения денежных средств в кассе, схему которых приведены на рис. 2.13, предназначен активный денежный счет № 30 «Касса», который имеет два субсчета: № 301 «Касса в национальной валюте» и № 302 «Касса в иностранной валюте».
Независимо от того, откуда и на какие цели поступило наличные, субсчет № 301 дебетуется на суммы, поступившие в кассу, и кредитуется на суммы, выданные из кассы. Основные бухгалтерские проводки по учету кассовых операций приведен в табл. 2.8.
С целью соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в квартал проводится внезапная ревизия кассы с полным перечнем наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для этого приказом руководителя учреждения назначается комиссия, которая по результатам проверки составляет акт, в котором при наличии расхождений с данными учета указывается сумма недостачи или излишков и обстоятельства их возникновения. На эту сумму кассир составляет дополнительный кассовый отчет.
На основании кассовых отчетов, в которых указано корреспонденцию счетов по субсчету 301 «Касса в национальной валюте», осуществляются записи в накопительную ведомость по кассовым операциям (ф. № 381), объединенную с мемориальным ордером № 1. Схему учетного процесса по кассовым операциям приведены на рис. 2.14.
При автоматизации учета движения денежных средств в кассе в учреждениях при условии обеспечения полной сохранности документов листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Время состоит машинограма «Отчет кассира». Обе машинограммы, состоящие к началу следующего рабочего дня, должны иметь одинаковый текст и содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Машинограма «Сводная ведомость оборотов по субсчетам» предназначена для синтетического учета кассовых операций.

<- 2.2.4. Контроль за формированием расходов 2.4. Учет операций с иностранной валютой ->