Джога Р.Т.. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях (2001)

5.1.2. Учет наличия и поступления основных средств

Учитывая наличие определенных различий в учете основных средств, ГУДКУ вместе с Государственным комитетом статистики Украины разработали и утвердили типовые формы первичных документов и регистров для бюджетных учреждений (табл. 5.1).
Основные средства бюджетных учреждений постоянно обновляются и увеличиваются по стоимости за счет введения в эксплуатацию вновь построенных зданий и сооружений, приобретение за плату нового оборудования, машин, инвентаря, а также бесплатного поступления, включая гуманитарную помощь, от других предприятий, организаций и учреждений. Кроме того, основные средства могут увеличиваться за счет изготовления их собственными силами.
При поступлении объектов основных средств в учреждение оформляется акт приема-передачи ф. № 03-1 (бюджет), который составляется в двух экземплярах комиссией, состав которой определяется в зависимости от характера и стоимости объекта. Акт подписывают члены комиссии, лицо, принимающее объект на материальную ответственность, и утверждает руководитель учреждения. Акт приема-передачи составляется, как правило, на каждый отдельный объект. Для однотипных и имеющих одинаковую стоимость, машин, аппаратуры, приборов, оборудования и инвентаря допускается составление общего акта на принятие нескольких объектов.
На практике часто принятию предметов оформляется непосредственно на основании документов поставщика (счетов-фактур, накладных). Материально ответственное лицо расписывается на документе поставщика в принятии объекта на ответственное зберигання.
Принятие на баланс зданий, сооружений, насаждений оформляется актами о сдаче их в експлуатацию.
Документы на поступление основных средств вместе с технической документацией передаются в бухгалтерию для оприходования объектов, поступивших и открытия инвентарных карток.
В бухгалтерии для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств согласно Инструкции по учету основных средств бюджетных учреждений, утвержденной ГУДКУ, Министерством экономики Украины, Государственным комитетом статистики Украины от 2.12.97 за № 124/136/71 и новому Плану счетов ведется аналитический и синтетический учет основных засобив.
Каждому инвентарному объекту присваивается инвентарный номер, который состоит из восьми знаков (рис. 5.3).
Инвентарный номер указывается на металлическом жетоне или карточной бирке, прикрепляемых к объекту. В отдельных случаях инвентарный номер указывается краской, например, на обратной стороне ковра. Когда объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе одно целое, например ЭВМ, то на каждом элементе должен быть указан тот же инвентарный номер, что и на основном объекте, их объединяет.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним в течение всего периода его нахождения в данном учреждении. Арендованные основные средства учитываются под инвентарным номером, присвоенным ему орендодавцем.
Инвентарные номера в обязательном порядке приводятся в первичных документах и ​​регистрах по учету основных засобив.
Исходные данные о движении основных средств группируются и обобщаются в системе счетов синтетического и аналитического учета. Учет наличия и движения основных средств, принятых на баланс учреждения, ведется на активном счете № 10 «Основные средства», который имеет девять субсчетов:
№ 101 «Земельные участки»;
№ 102 «Капитальные расходы на улучшение земель»;
№ 103 «Здания и сооружения»;
№ 104 «Машины и оборудование»;
№ 105 «Транспортные средства»;
№ 106 «Инструменты, приборы и инвентарь»;
№ 107 «Рабочие и продуктивные животные»;
№ 108 «Многолетние насаждения»;
№ 109 «Прочие основные средства».
Конкретный перечень объектов основных средств, учитываемых на каждом субсчете, рассмотрены ранише.
По дебету счета № 10 и его субсчетам отражается первоначальная стоимость основных средств, которая остается неизменной в течение всего периода нахождения объекта в данной установи.
Активном счете № 10 противостоят пассивные счета № 131 «Износ основных средств» и № 401 «Фонд в необоротных активах». Регулирующий счет № 131 предназначен для учета износа основных средств, а счет № 401 - для учета стоимости той части имущества, которая является источником образования основных засобив.
Типичные операции по учету поступления основных средств приведены в табл. 5.2.
Наличие двойных проводок по учету поступления основных средств, приобретенных за плату или изготовленных собственными силами, объясняется тем, что приобретение основных средств для действующих учреждений обусловлено расходованием денежных средств (кассовыми расходами) и наличием фактических расходов по смете доходов и видаткив.
Получение основных средств в аренду отражается в забалансовом счете 01 «Арендованные необоротные активы» по стоимости, указанной в договоре оренди.
Учет операций по поступлению основных средств отражается в разных мемориальных ордерах.
Регистром аналитического (инвентарного) учета основных средств являются инвентарные карточки ф. № 03-6 (бюджет), 03-8 (бюджет), 03-9 (бюджет), область применения которых приведены на рис. 5.4. Для аналитического учета арендованных основных средств используются копии инвентарных карточек арендодателя, которые прилагаются к акту приема-передачи.
Инвентарные карточки содержат показатели, которые достаточно полно характеризуют техническое состояние объекта и позволяют получать информацию, необходимую в процессе его эксплуатации. В карточках указывается годовая сумма износа и год, в котором последний раз износ начисляется. Если в составе оборудования, устройств, вычислительной техники содержатся драгоценные металлы, в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» карточки ф. № 03-6 (бюджет) приводится перечень деталей, в которых драгоценные металлы, а также их масса по данным технической документации.
Совокупность инвентарных карточек создает картотеку основных средств, которая хранится в бухгалтерии в разрезе субсчетов, групп, подгрупп. В каждой группе или подгруппе инвентарные карточки размещаются по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях - дополнительно и за учреждениями, которые они обслуговують.
Каждой инвентарной карточке присваивается определенный номер, под которым она зарегистрирована в описаниях ф. № 03-10 (бюджет) в разрезе групп основных средств, а в централизованных бухгалтериях - по обслуживаемыми установами.
Для контроля за правильностью и полнотой записей в инвентарных карточках ежеквартально составляются оборотные ведомости (ф. № 326).
Все основные средства в обязательном порядке должны находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения. Так, в учреждениях образования материально ответственными лицами являются заместитель директора по административно-хозяйственной работе, заведующий хозяйством, старший мастер, заведующий кабинетом, кастелянша и др.. С материально ответственными лицами руководитель учреждения заключает договор о полной материальной видповидальнисть.
Лица, ответственные за сохранность основных средств, ведут инвентарные списки основных средств ф. № 03-13 (бюджет). Бухгалтерия учреждения следит за тем, чтобы данные пообъектного учета основных средств по местам их нахождения (эксплуатации) были тождественны записям в инвентарных карточках. Схему учетного процесса поступления основных средств приведены на рис. 5.5.

<- 5.1.1. Состав, классификация , оценка и задачи учета основных средств 5.1.3. Учет износа и ремонтов основных средств ->