Рогач И.Ф. , Сендзюк М.А. , Антонюк В. А.. Информационные системы в финансово-кредитных учреждениях (1999)

4.4. Автоматизация учета и регулирования валютных операций

Валютные операции играют важную роль в деятельности банковских учреждений. Они осуществляются в «Укрэксимбанка», в коммерческих банках и их филиалах, на межбанковской валютной бирже и в других финансовых учреждениях. Контролируют и регулируют операции с валютой структурные подразделения НБУ. Чтобы повысить эффективность работы указанных подразделений и оперативность учета валюты, избежать ошибок, а также иметь возможность получать необходимую информацию для контроля и принимать решения при регулировании валютных операций, в ИБС выделяют подсистему «Валюта». С ее помощью учет операций с иностранной валютой можно организовать так, что по каждому коду валюты и каждым клиентом открывается отдельный лицевой счет. По свободно конвертируемыми валютами клиентам банка может быть открыт один мультивалютный рахунок.
Важной особенностью указанной подсистемы является то, что одновременно с занесением в регистры бухгалтерского учета валютных документов отражается проводки по счетам гривневого покрытия в национальной валюте по курсу на начало операционного дня. Это позволяет любое время получить консолидированный баланс, включающий суммы на счетах гривневого покрытия как эквивалент валютных средств, находящихся в банку.
На практике существуют два подхода к организации автоматизированного учета валютных операций. Первый заключается в том, что валютные операции учитываются в течение дня с помощью отдельного программного комплекса ОДБ, а в конце дня формируется консолидированный баланс. Второй, более прогрессивный подход означает, что движение средств в национальной и иностранной валютах учитывается с помощью одного ОДБ. Согласно этому подходу обрабатывают информацию в банковских системах развитых стран. В таком случае в пакете ОДБ все программы по обслуживанию лицевых счетов и формирования отчетности работают для подсчета национальной и иностранной валюты. Технологию использования таких программ приведен в подразделе. 4.1. Кроме того, в ИБС есть ряд средств, предназначенных исключительно для работы с иностранной валютой. Они в основном подчинены в иерархии меню пакета ОДБ пункта «Валютные операции», куда входят такие подпункты:
нормативно-справочная информация по валюте;
введения, оплата, поиск и редактирование валютных документов;
автоматизация учета операций в обменных пунктах;
котировки (переоценка остатков на валютных счетах в случае изменения курсов валют);
начисление процентов по валюте;
средства для установки и специальные регламенты по валютным операциям;
накопления данных и формирования выходных форм по валютою.
Указанные функции в ИБС выполняются с помощью таких автоматизированных рабочих мест: АРМ операциониста, АРМ технолога или администратора БД, АРМ кассира, АРМ бухгалтера, АРМ специалиста валютного отдела, АРМ руководителей. Зависимости от организационной структуры банка для каждого АРМ компонуется конкретный набор функций.
Заметим, что на отдельные АРМ могут выводиться задачи обработки данных о валюте, которые не введены в главное меню. Например, на АРМ специалиста валютного отдела выполняются задачи определения спроса (и предложения) на валюту и т.д. В иерархии меню функции приводятся в той последовательности, в которой чаще всего к ним обращаются, а изучать их целесообразно в последовательности, которая заложена в технологии виконання.
Первым этапом в технологии является налаживание управляющих параметров подсистемы, выполняемое для установки режимов работы в подсистеме «Валюта». Начальное значение параметров загружается в БД при установке программных модулив.
В случае закрытого ОД параметры изменяются через меню по иерархии (цепочкой) «Подсистема« Валюта »®« Параметры системы »®« Настройка системы ». Перечень и содержание параметров определяет разработчик системы. Совокупность параметров можно разбить на три групи.
Первую группу составляют коды валют для консолидированного баланса, перечень балансовых счетов, по которым не следует выполнять котировки; имя файла для ввода курсов валют; имя файла для ввода остатков на валютных счетах и ​​т.ин.
Вторую группу образуют параметры специальных регламентов относительно валюты, устанавливающих соответствие между счетами, используемыми для выполнения проводок по отражению валютных операций на бухгалтерских рахунках.
Третья группа - это параметры для составления валютных документов, таких как валютные выписки, валютный баланс и другие формы бухгалтерской и статистической звитности.
Нормативно-справочная информация по валюте вводится, корректируется и выдается пользователю через пункт меню «Справочник валют», который предоставляет доступ к справочникам валют, стран, курсов валют, банков, работающих с валютой, плательщиков и получателей средств в формате SWIFT, клиентов, открытых валютных лицевых счетов, банковских операций, балансовых счетов и т.д. Технология формирования и поддержания указанных справочников аналогична применяемой при учете национальной валюти.
Автоматизация учета операций в пунктах обмена валюты осуществляется с помощью компьютера или кассового аппарата. Последний способ не является перспективным, поэтому рассмотрим компьютерную технологию обработки данных в пунктах обмена валюты. Заключается она в том, что организуется АРМ кассира, перед внедрением которого в пунктах обмена валюты налаживается соответствующая система. Первое вхождение в нее происходит с использованием паролей администратора и налогового инспектора по умолчанию. Затем вводят общую информацию фискальной памяти и рабочие параметры через пункт главного меню «Налоговый инспектор» (подпункт «Общие параметры»).
Общую информацию фискальной памяти составляют заводской номер компьютера, заводской номер накопителя на жестком диске, дата внесения номеров, регистрационный номер компьютерной системы, дата регистрации. Рабочими параметрами системы являются название уполномоченного банка, номер и название обменного пункта, адрес обменного пункта, дата начала работы пункта. В дальнейшем корректировки приведенных параметров возможно после вхождения в систему через пароль налогового инспектора. При наладке вводят также ряд пусковых параметров, предельный размер комиссионных вознаграждений и одновременно формируют справочники валют, подотчетных лиц, номера справок и инкассаторских сумок. Когда система налажена, кассир может выполнять соответствующие операции. Он входит в пункт главного меню «Операционный день», где в таблице приведен перечень его функций, в частности открытие операционного дня, введение курсов валют, авансирование, подкрепления кассира и инкассация валюты, обменные операции, закрытия операционного дня. Основной процедурой является обменные операции: покупка и продажа валюты или обмен купюр. На мониторе кассир выбирает вид операции, код валюты и вводит сумму. После этого на экран выводятся сумма и наименование валюты, что ее кассиру необходимо принять или выдать. На принтере печатается справка для клиента.
Закончив работу, кассир закрывает операционный день обменного пункта и формирует отчет через соответствующий пункт меню. В раздел отчетов входят реестр проданной валюты, реестр купленной валюты, реестр обмена валюты, реестр необминних операций (авансирование, инкассации, подкрепление и передачи валюты), отчет кассира, курс покупки / продажи валюты. Вся отчетная информация записывается в архив, отчет кассира распечатывается и передается в банку.
Ввод, оплату, поиск и корректировки валютных документов выполняют средствами ОДБ. Вводит валютные документы ответственный исполнитель из пункта меню «Подсистема« Валюта »(« Ввод валютных документов »). Соответствующая программа обеспечивает выполнение следующих процедур: ввод и входной контроль валютных документов, установления начального статуса документа, запись документа в БД, печать реестра валютных документив.
Процедура «Оплата» валютных документов осуществляется технологом системы. Перед оплатой документа технолог может просмотреть его реквизиты и дополнительную служебную информацию. В результате выполнения процедуры «Оплаты» изменяются остатки на валютных счетах в массиве «Сальдо». При оплате выполняется проведение как в иностранной, так и в национальной валюти.
Поиск и корректировка электронных валютных документов осуществляет ответственный исполнитель или технолог системы. Если документ корректируется до выполнения с ним процедуры «Оплата», то такая корректировка заключается лишь в изменении реквизитов документа, а когда меняется содержание документа, с которым уже выполнена процедура «Оплата», то возникает потребность изменить остатки на счетах, скорректировав основной оперативный массив с валютой и массив «Сальдо».
Котировки остатков на валютных счетах выполняется в случае изменения учетного курса НБУ. Тогда переоценивается только гривневый эквивалент иностранной валюты, а сумма на валютных счетах остается неизменной. Алгоритм расчета сумм в национальной валюте при котировки основывается на сопоставлении суммы, исчисленной по текущему курсу валюты, с фактическим остатком в национальной валюте на данном счете. Бухгалтерская проводка составляется на разницу этих сумм. К алгоритму включены также процедуры округления сумм. В процессе выполнения котировки формируются записи по счетам прибылей или убытков, на которые заносятся финансовые результаты. Результаты обработки данных не только записываются в файлы, но и формируются в ведомости котирування.
Накопление данных, формирование выходных (отчетных) форм является важнейшим этапом технологий автоматизированного учета и регулирования валютных операций.
Накопление данных о валютных операциях осуществляется в течение дня в БД обменных пунктов, в файлах оперативной информации, формируются пакетом программ ОДБ в филиалах или главных банках. На основании этих данных можно получить ответы на запросы, а также аналитические таблицы о текущем состоянии обращения валютных средств, остатки средств на валютных счетах клиентов и другие сведения. В конце рабочего дня, когда закрыт пакет «Операционный день банка», оперативная информация поступает к архивной БД и формируются бухгалтерские и статистические сводки и отчеты. Эти документы охватывают информацию за день или за некоторый другой календарный период. Они подразделяются на внутренние и зовнишни.
Внутренние выходные документы формируются на мониторах АРМ специалистов и руководителей и при необходимости распечатываются. К таким документам относятся сведения о купле / продаже валюты, информация о движении и остатках средств на валютных счетах, реестр ордеров валютного отдела, сведения о валютных ресурсы и т.д.. Эти документы используются для анализа валютных операций и принятия управленческих ришень.
Внешние исходящие документы передают клиентам НБУ, налоговой инспекции и другим государственным структурам. Они сначала выдаются на монитор специалистов для анализа, а затем направляются в соответствующие структуры в виде выписок с валютных счетов для клиентов, отчетных файлов НБУ или отчетных бумажных документов для налоговой администрации.
Выписки из валютных лицевых счетов клиентов формируют ежедневно в двух экземплярах, один из которых передается клиенту, а второй остается в банке как архивный документ. Каждая выписка включает следующие реквизиты: название банка, дата и время формирования отчета, номер лицевого счета; название организации (владельца средств); название и код валюты, курс этой валюты; входной остаток; обороты и сальдо на счета в иностранной и национальной валюте; проведены документы (вид операции); МФО корреспондента; лицевой счет корреспондента, номер документа и сумма за документом в иностранной и национальной валюти.
Выписка по валютным лицевым счетам формируется в нескольких режимах. Так, в режиме «Исполнитель» формируются выписки для каждого исполнителя по закрепленным за ним счетами. В режиме «Клиент» выдаются выписки по всем или указанными клиентами. В режиме «Банк-Клиент» формируются выписки, которые направляются клиентам по каналам связи. Выписки могут формироваться за предыдущий операционный день, на указанную дату или любой период.
Особую группу выходных документов составляют пробный баланс, баланс, оборотно-сальдовая ведомость в валюте, консолидированный баланс. Баланс формируется за текущий день по указанному коду валюты или по всем валютам. Все суммы в отчете приводятся в национальной и иностранной валютах. В течение дня (в конце) формируется пробный баланс для предварительного анализа. Окончательный вариант баланса складывается после закрытия операционного дня. Все пакеты ОДБ, используемые в банках, позволяют составлять баланс за текущий день, баланс на заданную дату, баланс за указанный период.
Заметим, что компьютерные системы позволяют формировать на монитор сальдовый и оборотно-сальдовый баланс, который на практике часто называют оборотно-сальдовой видомистю.
Заключительной процедурой процесса обработки данных средствами пакета ОБД является составление консолидированного баланса. Сначала составляется пробный консолидированный баланс для оперативного анализа информации, а после закрытия операционного дня выдается окончательная форма консолидированного баланса. Баланс формируется по всем валютным счетам так, что суммы перечисляются в одну валюту, код которой необходимо указать в входных параметрах режиму.
Для учета валютных операций и формирования соответствующих выходных документов используются АРМ:
операциониста валютного отдела - ведутся валютные счета клиентов, счета подотчетных лиц (кассиров пунктов обмена валюты), проводятся экспортно-импортные операции, контролируется распределительный счет и т.д.;
технолога валютного отдела - выполняются операции по установлению курсов валют, переоценки валют, передачи на оплату всех введенных бухгалтерских документов, проведения изменений остатков на счетах и ​​операции по закрытию ОДБ;
операциониста ОДБ - функции, аналогичные тем, которые выполняет кассир валютного отдела (им подчинены совместные счета, которые они непосредственно контролируют).
формирование отчетности и печати выходных форм - составляется баланс, оборотно-сальдовая ведомость, мемориальные ордера по лицевым счетам клиентов. С помощью пакета «АРМ статистическая отчетность» формируются отчетные файлы, а именно: 01 - данные об остатках на счетах (ежедневный); 39 - данные о курсе и объемы операций с иностранной валютой (ежедневный), 40 - данные о движении средств на корреспондентских счетах иностранных банков в Украине (ежедневный) и другие отчетные файли.
Сформированные отчетные файлы - ежедневные и те, характеризующих валютные операции за месяц, квартал и год, - передаются средствами электронной почты к Региональному управлению НБУ, а после обобщения - до валютного управления центрального аппарата НБУ, где по их данным анализируются и регулируются валютные операции.

<- 4.3. Автоматизация управления кредитами и депозитами 4.5. Информационная технология поддержания банковских операций на фондовом рынке ->