Тарасюк. Управление проектами (2006)

1.4. Цели и процессы в управлении проектами. Принципы и функции управления проектами

Важнейшая предпосылка успешного применения приемов и методов управления проектами заключается в определении и понимании целей. Они определяют сущность проекта. Определение целей и их описание является основой для дальнейшей работы над проектом. Цель проекта - это желаемый результат деятельности, который пытаются достичь за определенный промежуток времени при заданных условиях реализации проекта. При постановке целей проекта необходимо найти ответы на следующие вопросы:
Как конкретно должен выглядеть результат проекта (характеристика результатов проекта)?
Какие условия должны учитываться в процессе реализации проекта (требования и ограничения)?
Кто это будет делать? Когда это будет сделано?
Сколько это будет стоить?
Как цели проекта могут выдвигаться экономические и социальные результаты, решения социальных и экологических проблем и т.д.. Цели проекта должны быть четко определены, достигнутые результаты - измеряемыми, а ограничения и требования должны быть реально выполняемыми. Определение целей - процесс творческий, но обоснование целей должно стать документальной соглашением основных сторон. Т.е. цели проекта должны быть описаны. Сам процесс описания целей имеет следующие составляющие:
Результаты проекту
Предмет проекта;
Экономическая эффективность проекта.
Реализация проекту
Сроки реализации проекта
Ресурсы будут використани.
Иерархия целей (дополнительно указывается, какая иерархия должна приниматься, если одна из целей не может быть достигнута).
Как правило, для управления проектами характерно определение одной ведущей цели. Главной целью управления проектами является решение таких задач в кратчайшие сроки, с наименьшими затратами и наилучшего качества:
усиление перспективности проекта, то есть разработка стратегических направлений развития инновационных процессов, предусмотренных проектом, проведение текущей и оперативной работы в этих направлениях;
повышение качества принимаемых решений, определения количества целей и принятия решений (их своевременность и оперативность, комплексность и т.д.);
увеличение оперативности управления, т.е. стремление всех участников проекта к сокращению срока проектирования и реализации проектных решений. Это обеспечивает: сокращение сроков приема, обработки и передачи информации, уменьшение числа звеньев, уровней в организационной структуре управления проектами; приближения центров принятия решений в необходимых исполнителей; более четкое распределение и более тесную кооперацию труда разработчиков и исполнителей проекта;
обеспечения экономической эффективности проекта, что связано с минимизацией затрат на осуществление нововведений и максимизацией результата;
повышение ответственности за проектные решения. Прогрессивные решения положительно влияют на развитие предприятия; неудачи, наоборот, приводят к потерям ресурсов и отражаются на материальном и моральном положении розробникив.
Важным в процессе управления проектами является соблюдение основных принципив.
Основными принципами управления проектами являются:
целенаправленность, выражающаяся в целевой ориентации проекта на обеспечение конечных целей деятельности предприятия;
системность, предусматривает рассмотрение проекта новшеств с системных позиций. Это означает, с одной стороны, то, что процесс управления проектами является одним целым со своими закономерностями формирования и развития, а, с другой, возможность разделения проекта на подсистемы и исследования их взаимосвязи, поскольку каждая из них влияет как на все другие подсистемы , так и на весь проект в целом. Тем самым возникает возможность открыть и спроектировать рациональный связь подсистем, их соотношение и субординацию, дать количественные и качественные оценки хода реализации проекта и его отдельных частей. На практике нужна четкая структуризация проекта и разработка комплекса взаимосвязанных организационно-экономических, законодательных, политических, технико-технологических и других мероприятий, обеспечивающих его реализацию;
комплексность предполагает рассмотрение явлений в их связи и зависимости. Комплексный подход в проект-менеджменте предполагает: совместное использование различных форм и методов управления при разработке и реализации нововведений; рассмотрение всех общих целей управления по уровнях и звеньях организационной и производственной структуры предприятия, связь отдельных элементов проекта между собой и с главной (конечной) целью проекта; рассмотрение отдельных проблем проекта с точки зрения временных интервалов;
обеспеченность, которая заключается в том, что все мероприятия, предусмотренные проектом, должны быть укомплектованы различными видами ресурсов, необходимых для его реализации;
приоритетность означает, что при разработке и реализации проекта предпочтение отдается первоочередной задачей, исходя из общей концепции стратегического развития;
экономическая безопасность планируемых мер. Она должна рассчитываться на основе оценки вероятности возникновения убытков или каких-либо потерь в результате несбывшихся запланированных проектом подий.
Достижение целей проекта возможно при применении таких общеизвестных подходов к управлению:
классический подход, который объединяет такие основные функции управления, как: планирование, организацию, внедрение, контроль и руководство. Этот подход предложен в 1949 году Генри Файолем;
управления проектом как циклом решения проблемы. Для решения возникшей проблемы, необходимо осуществить соответствующие шаги реализации проекта. На первом этапе необходимо провести анализ проблемы, собрать соответствующие данные, разработать возможные предложения решения проблемы, провести их оценку. На следующем этапе важно осуществить альтернативный выбор (принять лучшее решение). Следующим шагом является организация команды исполнителей, разработка плана, его внедрения и проведения мониторингу.
по жизненным циклом проекта. Жизненный цикл проекта - это время от момента замысла до момента ликвидации.
Следует отметить, что для разных участников проекта события "начало проекта - конец проекта" будут разными. Например, для инвесторов начало проекта связан с вложением средств в предприятие. Окончание проекта будет изъятии объекта из эксплуатации и прекращения получения прибыли от вложенных средств. Для других участников и исполнителей его окончанием будет прекращение выполнения отдельных этапов робит.
Жизненный цикл проекта разбивают на фазы и стадии. Выделяют следующие фазы жизненного цикла проекта:
зарождение;
роста;
зрелости;
завершення.
Стадия проекта - одна из последовательно выполняемых частей создания проекта, установлена ​​нормативными документами, заканчивается заданным результатом.
Фаза зарождения включает такие стадии, как: разработка концепции, которая характеризуется появлением общей идеи; стадия анализа и изучения возможностей определяет приблизительные расходы, объем работ, сроки выполнения, причем определяется реальность данного проекту.
Фаза роста включает стадии планирования и конструкторской разработки. На данном этапе разрабатывается план выполнения, готовятся необходимые документы, то есть общий бюджет проекта, план ресурсного обеспечения и календарный план. Кроме того, разрабатываются и согласовываются конструкторские разработки (общая схема, чертежи каждого компонента).
Фаза зрелости включает стадию обеспечение необходимыми материалами и оборудованием и стадию производства. Проводится контроль объемов, затрат, качества и своевременности выполнения работ. Фаза завершения характеризуется завершением работ, проводится оценка полученных результатов, аудит, сравнение с намеченными целями, итоговая отчетность, награждается и распускается команда. Понятно, что в конце проекта делаются соответствующие выводы, обобщаются положительные и отрицательные результаты, их причины для принятия соответствующих решений и накопления досвиду.
В международной практике выделяют четыре стадии разработки и реализации инвестиционного проекта
прединвестиционная;
инвестиционная;
эксплуатационная;
ликвидацийна.
На первой стадии анализируется идея инвестора и разрабатывается концепция проекта. С целью обоснования концепции проекта обязательно изучаются прогнозы и направления развития инновационной деятельности, пути развития региона, города, страны, затрагивающие интересы предприятия. Особое внимание должно уделяться анализу условий для реализации первоначального замысла проекта и предпроектные обоснованию инвестиций, оценке жизнеспособности проекта и т. п. Появление замысла проходит в процессе стратегического планирования как элемент стратегии фирми.
По результатам работ, выполненных на данной стадии, принимается предварительное инвестиционное решение и разрабатывается предварительный план. План проекта представляет собой перечень работ с указанием сроков, исполнителей, результатов, которые ведут к получению комплекса показателей, намеченных концепцией проекта. Он представляет собой основу для проведения тендеров, заключения контрактов с разработчиками и исполнителями всех предусмотренных работ, составление детального сетевого графика работы и оценки работ, заплановани.
План составляется с участием всех заинтересованных лиц, которые способствуют его реализации. Чаще всего прединвестиционная стадия заканчивается разработкой бизнес-плана, который представляет собой конкретный план действий предпринимателя (предприятия) по реализации своей идеи. Бизнес-план представляет собой сложную систему технико-экономических расчетов, оценок, обоснований, что на данной стадии детально не всегда удается сделать. Но все разделы бизнес-плана должны быть продуманы, а затем уточнены на инвестиционной стадии.
Инвестиционная стадия проекта включает разработку проектно-сметной документации, подготовку к строительно-монтажных работ, проведения тендеров, конкурсов, аукционов, заключение контрактов, организацию закупок и поставок материальных ценностей, необходимых для реализации проекта и т.д.. Наиболее важной частью является составление проектно-сметной документации, поскольку именно на этом этапе принимаются все важные решения по проекту, проводятся технические и экономические расчеты, составляются калькуляции, сметы, схемы, макеты, чертежи и т. п. Как правило, характер этой документации зависит от объекта инвестирования и целей разработки проекта. Помимо разработки проекта, до того относится и реализация проекта. Реализация проекта - это введение в действие отдельных элементов проекта. Например, в инновационной сфере реализация оказывается в переходе к выпуску и продаже новой продукции, для проектов строительства реализация означает окончание строительно-монтажных и пусконаладочных работ. Данная стадия является наиболее рисковой. На этой стадии, как правило, проводится корректировка проектной документации и продолжительность ее зависит от сложности проекта и условий его реализации.
Стадия эксплуатации включает весь период эксплуатации проекта. За этот период проект должен окупить вложенные в разработку и реализацию ресурси.
На стадии ликвидации проекта проводится завершения проекта как разовое мероприятие. Хотя, возможно, некоторые его части применять для разработки другого проекту.
Специфика методологии управления проектами вызывает необходимость выделения основных функций, то есть тех задач, которые решаются проект-менеджерами в процессе реализации проекта, а именно:
прогнозирования и планирования проектной деятельности;
организацию работы;
координацию и регулирование процессов разработки и реализации проекта
активизацию и стимулирование труда исполнителей;
учет, контроль и анализ хода разработки и реализации проекту.
Основными функциями проектного менеджмента, определены Американским Институтом управления проектами и направленные на управление целями являются: управление объемом работ, качеством, затратами, часом.
Поскольку цели, задачи, работы, их объем изменяется, то возникает необходимость управления предметной сферой проекта или его объему. Иногда эту функцию называют "управление результатами", "управление работами или объемами".
Для проекта должны быть установлены требования и стандарты качества результатов, по которым оценивается успешность проекта. Это обеспечивает выполнение такой функции как управление якистю.
Функция управления расходами - это финансовый контроль благодаря накоплению, анализу и составлению отчетов по расходам проекту.
В каждом проекте устанавливается период времени и сроки выполнения проекта. Управление временем предполагает планирование, составление календарных графиков и их контроль для обеспечения своевременного выполнения проекту.
Каждый проект имеет также установлен бюджет, но для того, чтобы он был осуществлен в рамках бюджета, необходимое управление вартистю.
Дополнительными функциями, которые направлены на управление определенными объектами, являются:
управления персоналом или человеческими ресурсами. В проекте возникает круг обязанностей, связанных с подбором кадров, распределением обязанностей, организацией эффективной работы команды, планированием и контролем их работы. Поэтому данная функция включает направление и координацию деятельности людей, вовлеченных в проект;> - управление коммуникациями или информационными связями предполагает накопление информации, которой обмениваются члены проектной команды, руководство и способствует успешному завершению проекта;> - управление контрактами и обеспечением проекта предполагает проведение отбора, переговоров и подписания заказов, контроль за поставками материально-технических ресурсов;> - осуществление проекта связано с неопределенностью различных элементов, т.е. с риском. Снизить его можно при выполнении функции - управление риском, включающий совокупность действий, связанных с определением степени вероятности возникновения риска в проекте, управление проектной интеграцией - обеспечивает координацию
всех функций проекта. Именно сочетание этих функций и инструментов их реализации обеспечивает реализацию проекта, позволяет достичь желаемого результата.

<- 1.3. Сущность системы управления проектами , ее элементы 1.5. Проекты экономического и социального развития Украины , которые поддерживаются международными финансовыми организациями ->