Тарасюк. Управление проектами (2006)

4.3. Сочетание структур проекта

Двунаправленная структуризация проекта заключается в сочетании рабочей и организационной структуры проекта. Она предусматривает:
рабочую структуру проекта (WBS)
организационную структуру проекта (OBS)
учет затрат;
описание рабочих пакетов;
кодировку;
словарь использования WBS (каталог "Затраты-время-ресурсы").
Организационная структура строится аналогично рабочей структуре. То есть, на первом уровне отображается организационная структура как единственный элемент, а на низших уровнях происходит разделение структуры на основные элементы. Распределение WBS осуществляется до рабочего пакета, a OBS - до уровня групп, которые выполняют низкий уровень работ. Количество уровней зависит от размера проекту.
Сочетание рабочей и организационной структур дает возможность интегрировать, планировать, контролировать работу и сравнивать ее выполнения по подразделениям и в целом по организации. Если изобразить рабочую структуру по горизонтали, а организационную структуру - по вертикали, то получим на пересечении элементы двунаправленной структуры (рис. 4.2).
Каждая из них имеет свои ресурсы, свой бюджет, что создает систему учета затрат. За это отвечает менеджер-учетчик, который входит в состав административной групи.
Необходимым компонентом информационной системы управления проектами система кодирования. Она помогает структурировать проект, определить элементы учета затрат, WBS и OBS и установить их взаимоотношения. В кодировании используются багатоцифрови номера или комбинации цифр и букв, каждая из которых имеет свой смысл, свое значение. Каждый кодовый номер соответствует определенным затратам, WBS или OBS уровню и элемента, а также указывает на взаимоотношения в структурах. Каждый уровень структуры представлено частью кода. Одна часть представляет рабочую структуру, вторая - организационную. Решая их, получаем затраты, присущие этим структурам и их отдельным елементам.
Кодирование WBS:
1. Код первого уровня. Проект кодируется одно-или двузначным числом. Поэтому данные, закодированные начальной цифрой в рабочей структуре, относятся к этому уровню. Она представляет общую структуру проекту.
2. Код второго уровня. Следующие одна или две цифры кода представляют элементы WBS второго уровня. Если используется цифровая нумерация, то можно нумеровать девять элементов, буквенная - согласно буквы абетки.
3. Код третьего уровня. Для следующего уровня добавляется еще одна цифра. Кодирование OBS аналогичное WBS. Первая цифра представляет организацию в целом, вторая - отделы, третья - групи.
Когда комбинируются два кода, затраты определяются относительно WBS и OBS. Например, код 81-44, где первые две цифры определяют расходы, необходимые для осуществления работы, которая принадлежит к элементу 81 WBS. Код 44 OBS определяет эти расходы как работу и соответствие элемента 44 OBS. С созданием структур WBS и OBS и кодированием нужно создать словарь, который определял бы элементы и учет затрат (табл. 4.З.).
Словарь может быть расширен определением объема работ, затрат, ресурсов и ограничений по времени. Это может быть представлен в виде каталога "Затраты-время-ресурсы".
Триспрямована структура проекта создается добавлением к двунаправленной структуры третьей - структуры затрат (Cost Breakdown Structure - CBS). CBS образуется по алгоритму, аналогичному алгоритму кодирования WBS и OBS. Первый уровень - это все затраты на проект. Второй уровень - основные элементы CBS, материалы, узлы, комплектующие, расходы на содержание оборудования; трудовые затраты, другие расходы. Третий и четвертый уровни - дальнейшая разбивка. Например, для трудовых затрат это будут затраты на подбор и обучение кадров, четвертый уровень - это оплата труда. Эта структура дает возможность собирать информацию о расходах, анализировать и готовить отчеты по расходам любого из подразделений или элемента робит.
Висновки
Структура проекта - это совокупность взаимосвязанных элементов и процессов проекта, представленных с различной степенью детализации. В терминах управления проектами структура проекта представляет собой "дерево" ориентированных на продукт компонентов, представленных оборудованием, работами, услугами и информацией, полученными в результате реализации проекта. Она предусматривает разработку рабочей структуры (Work Breakdown Structure - WBS), организационной структуры проекта (Organization Breakdown Structure - OBS) и расходной структуры (Cost Breakdown Structure - CBS).
Структура проекта должна отвечать следующим требованиям:
каждый уровень иерархии должен иметь законченный вид или охватывать всю сумму частей проекта, представленных на данном уровне детализации;
сумма характеристик элементов проекта на каждом уровне иерархии структуры должна быть ровной;
нижний уровень декомпозиции проекта должен содержать элементы (модули), на основе которых могут быть четко определены все данные, необходимые и достаточные для управления проектами (функциональные характеристики, объемы работ, стоимость, необходимые ресурсы, исполнители, связи с другими элементами и т. др..).
Основными задачами структуризации проекта:
Разбиение проекта на блоки, по которым можно осуществлять управление;
Распределение ответственности за различные элементы проекта и увязка работ со структурой организации;
Создание единой базы для планирования, составления смет и контроль за расходами;
Точная оценка необходимых затрат - средств, времени и материальных ресурсов;
Переход от общих целей к четко определенных задач, выполняемых подразделениями компании;
Определение комплексов робит.
При сочетании и кодировании проекта различают двунаправленную и триспрямовану структуру проекта. Двунаправленная структуризация проекта заключается в сочетании рабочей и организационной структуры проекта. Триспрямована структура проекта создается добавлением к двунаправленной структуры третьей - структуры затрат (Cost Breakdown Structure - CBS). Она предусматривает:
рабочую структуру проекта (WBS)
организационную структуру проекта (OBS)
учет затрат;
описание рабочих пакетов;
кодировку;
словарь использования WBS (каталог "Затраты-время-ресурсы").
Необходимым компонентом информационной системы управления проектами система кодирования. Она помогает структурировать проект, определить элементы учета затрат, WBS и OBS и установить их взаимоотношения. В кодировании используются багатоцифрови номера или комбинации цифр

<- 4.2. Методология структуризации , ее характеристика и значение ТЕМА 5. ФОРМИРОВАНИЕ И РАЗВИТИЕ проектной КОМАНДЫ ->