Тарасюк. Управление проектами (2006)

6.4. Внесение изменений в выполнение проекта и комплексный их анализ

При реализации проекта важным процессом в управлении проектами является управление изменениями. Под изменением понимают замену одного решения другим вследствие воздействия внешних и внутренних факторов при реализации проекта. К внешним источникам изменений проекта относятся почти все внепроектные риски: политические, законодательные, экономические, социальные, технологические, экологические, международные, географические, метеорологические и др.. Проектная команда имеет очень ограниченные возможности влияния на внешние риски (а соответственно и на источники этих изменений), но она должна однозначно учитывать их в процессе реализации проекту.
Внутренние источники изменений проекта формируются в среде участников проекта в процессе их взаимоотношений при его реализации. Каждый из участников проекта может в определенной степени влиять на запланированный процесс реализации, внося изменения в календарные сроки, графики поставок материалов и оборудования, финансирование проекта. Масштабность изменений, обусловленных внутренними источниками, зависит также от размеров проекту.
На проект может повлиять также внедрение в организации новых производственных процессов и технологий в период осуществления проекта. Таким образом, изменения проекта при его реализации неизбежны. Поэтому руководитель должен следить за любыми изменениями проекта, уметь оценить последствия их влияния на конечные результаты, сравнивая затраты и результати.
Управлением изменениями - это регистрация всех изменений в проекте (технологии, оборудовании, стоимостных показателей, графика выполнения работ и др.) с целью детального изучения и оценки последствий изменений, организации координации исполнителей, реализующих изменения в проекте, а также прогнозирования и планирования будущих изменений. Например, заказчик вносит изменения, улучшающие конечные технико-экономические характеристики проекта. Проектировщик изменяет начальную технологическую и проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик, как правило, вносит изменения в календарный план, методов и последовательности выполнения работ. Изменения в проект вносятся постоянно. Они влияют как на конечные результаты, ценность и эффективность проекта, так и на продолжительность и сроки завершения его стоимость и бюджет, потребность в ресурсах и качество робит.
Для учета возможных изменений на этапе разработки проекта необходимо создать резервы для покрытия непредвиденных расходов. Непредвиденные изменения учитывают при анализе потребности проекта в финансировании. Оценка последствий изменений проекта предполагает их комплексный анализ. Для этого сначала собирают и согласовывают информацию, необходимую для оценки последствий изменений. Кроме того, в процессе оценки определенного изменения необходимо проанализировать как она повлияет на стоимость, запланированные показатели работ и графики выполнения проекта, а также на результат проекта (например, увеличится период эксплуатации объекта за счет внесения изменений в конструктивные решения). Все эти проблемы следует анализировать одновременно. Так что изменения могут вызвать необходимость в дополнительном финансировании, варьировании сроков сдачи объекта заказчику, к оценке и обсуждения предложенных изменений следует привлекать инвестора, заказчика, постачальникив.
Учет изменений позволяет повысить точность смет расходов, в которых отдельно указывается статья «Непредвиденные расходы". Как правило, различают основной и дополнительный смету, и именно в последнем учитываются изменения, которые ожидаются в течение реализации проекта. Непредвиденные расходы исчисляются как в национальной, так и в иностранной валюте (для учета изменений обменного курса).
Кроме учета возможных потерь от изменений в сметах, важно учитывать изменений в контрактах, во избежание конфликтных ситуаций между сторонами, заинтересованными в успешной реализации проекту.
Висновки
Процесс планирования проектов - это процесс, который предусматривает определение целей и параметров взаимодействия между работами и участниками проекта, распределение ресурсов и выбор и принятие организационных, экономических и технологических решений для достижения поставленных целей проекта. Общий процесс планирования проектов включает следующие этапы: определение целей, задач проекта, расчет технико-экономических показателей для обоснования проекта, определение потребности в ресурсах, продолжительности и спецификации выполняемых работ, этапов проекта;
структурирование проекта;
принятия организационно-технологического решения;
разработку сетевых моделей работ;
оценку способности реализовать проект, оптимизацию по срокам и критериях качества использования ресурсов и другим критериям;
подготовку необходимых документов в пакет планов;
утверждение планов и бюджета;
доведение плановых заданий до исполнителей;
подготовку и утверждение отчетной документации для контроля планив.
Результатом процесса планирования является утверждение плана проекта. План проекта - это формальный и утвержденный документ, который используется для управления выполнением проекта, это документ (или набор документов), который меняется при поступлении дополнительной информации, в то время как базовый план необходим для контроля выполнения и изменяется только в результате утверждения запросов на змини.
Контроль - процесс, при котором руководитель проекта устанавливает, достигаются поставленные цели, выявляет причины, негативно влияющие на ход работы, и принимает управленческие решения, корректирующие выполнение задач для предотвращения срывов выполнения проекту.
Одним из основных процессов управления проектами управления изменениями, которые вносятся при реализации проекта. Под управлением изменениями понимают регистрации всех изменений в проекте (технологии, оборудовании, стоимостных показателей, графика выполнения работ и др.) с целью детального изучения и оценки последствий изменений, организации координации исполнителей, реализующих изменения в проекте, а также прогнозирования и планирования будущих изменений.

<- 6.3. Система контроля соблюдения параметров проекта ТЕМА 7. ОСНОВЫ Сетевой и календарного планирования ПРОЕКТА ->