Тарасюк. Управление проектами (2006)

8.1. Источники ресурсного обеспечения проекта и их выбор

Одним из важных вопросов в управлении проектами является вопрос планирования потребности в ресурсах. Иногда складывается такая ситуация, когда предприятия не планируют должным образом и не оказывают проектной команде соответствующие ресурсы, что в конечном этапе приводит к отрицательным результатам. К ресурсам проекта принадлежат трудовые ресурсы, оборудование, материалы и денежные средства. Кроме того, они делятся на два основных класса - возобновляемые, то есть те, которые могут быть повторно использованы на различных операциях проекта (трудовые ресурсы, оборудование), и невозобновляемые, которые на операциях проекта расходуются и использоваться больше не могут (материалы).
Планирование ресурсов должно означать определение того, какие ресурсы и в каком количестве будут использованы на работах проекта. Планирование ресурсов предусматривает осуществление следующих этапов: 1. Общая оценка потребности в ресурсах и их распределение во времени, а именно: денежных средств, материалов, технологического оборудования, энергетических ресурсов, трудовых ресурсов, машин, механизмов, производственных площадей, вычислительной техники тощо.
Составление таблицы потребностей в ресурсах по работам проекту.
Построение ресурсной гистограммы (построение столбиковой диаграммы, где по горизонтали указываются календарные сроки, по вертикали - ежедневное количество необходимых для выполнения всех работ ресурсов по каждой профессии отдельно).
Составление таблицы имеющихся ресурсив.
Сопоставление потребности и наличия ресурсов, определения их недостатка или надлишкив.
Определение поставщиков ресурсов по проекту.
Оптимизация суммарных графиков потребности в ресурсах.
Учет факторов, влияющих на обеспеченность проекта ресурсами.
Формирование графиков поставки ресурсив.
При необходимости использования приемов планирования в условиях ограниченных ресурсов (если ресурс лимитирован или его невозможно увеличить, необходимо увеличить продолжительность работы, пока этот ресурс станет доступным) или ограниченного времени (применяют, когда невозможно продлить срок выполнения проекта, нужно обновлять недостатка ресурсов за счет дополнительного их приобретения).
Перепланировка календарного плану.
Контроль и построение новых ресурсных планов и гистограм.
Объем потребности в ресурсах напрямую зависит от масштаба проекта, т.е. от объема работ, которые необходимо виконати.
Для того чтобы обеспечить выполнение проекта, необходимо определить источники его финансування.
Финансирование проекта классифицируется по разным признакам:
По происхождению капитала: внутреннее и внешнее финансування.
По юридическому статусу владельца капитала: собственный и заемный финансування.
По продолжительности предоставления капитала: бессрочное, долгосрочное (более 5 лет), среднесрочное (от 1 до 5 лет), краткосрочное (до 1 года).
Существуют следующие источники финансирования:
собственные финансовые средства, а именно - нераспределенная прибыль, амортизационные отчисления, уставный капитал, вклады собственного капитала, в частности, распространенной формой финансирования проектов является привлечение финансовых ресурсов через выпуск акций и облигаций;
различные формы заемных средств, а именно - кредиты, займы;
иностранные и международные инвестиции, лизинговое финансирование; ассигнования из государственного, регионального или местного бюджета. Каждое из этих источников имеет свои преимущества и недостатки. В мировой практике основной формой привлечения средств для инвестирования является расширение акционерного капитала, а также займы и выпуск облигаций. Процесс финансирования проекта предусматривает следующие этапы: предварительное изучение жизнеспособности проекта, которое предусматривает определение целесообразности финансирования, а именно - будет получен хотя бы средний доход, разработка плана его реализации. На этом этапе определяют все показатели и риски, прогнозируют влияние на проект внутренних и внешних факторов, разработка схемы финансирования проекта;
контроль за выполнением плана финансирования и его условиями, как правило, за такими аспектами, как: фактические затраты, поток денежных средств, финансовое состояние, отчетность, управление финансами. Осуществление проектов проходит на контрактной основе, которая используется как для привлечения отдельных специалистов, различных подрядных и субподрядных организаций и фирм для выполнения работ и услуг, так и для закупок и поставок необходимого оборудования и материально-технических ресурсов. Функции управления контрактами и обеспечение проекта ресурсами включают: процессы выбора стратегии контрактной деятельности; информационно-рекламную работу; определения номенклатуры и сроков привлеченных по контракту субъектов, подготовку контрактных предложений, выбор контрагентов и поставщиков путем торгов, конкурсов, тендеров и прочее; подготовку документации; подписание контрактов, контроль за ходом их выполнения, закрытия и расчеты по завершенным контрактам. Планирование контрактов включает два основных процесса: планирование контрактов - определение того, какие ресурсы и услуги необходимы в проекте, подготовка условий - документирование требований к ресурсам и услуг и определение потенциальных поставщиков. Планирование контрактов - это прогресс определения того, какие потребности проекта могут быть наилучшим образом удовлетворены путем приобретения ресурсов или услуг во внешних организаций. При этом рассматриваются следующие вопросы: покупать продукты и услуги? как это сделать? что именно купить? сколько купить? когда купить?
В зависимости от того, какие ресурсы или услуги приобретаются, могут использоваться различные типы контрактов. Можно выделить три основных типа контрактов:
контракт с фиксированной ценой;
контракт с фиксированной ценой единицы продукции;
контракт с возмещением расходов (покрытие заказчиком расходов, связанных с выполнением условий контракта). План управления контрактами должен описывать, как будут управлять контрактами протяжении всего проекта. Например: какие типы контрактов будут использованы;
если будут необходимы независимые оценки, то к кому и когда за ними обращаться; если у организации имеется контрактный подразделение, то как он должен взаимодействовать с командой проекта; если необходимые типовые контракты, то где их найти; как будут складываться отношения с подрядчиком; как будет организована отчетность подрядчика и как будут координироваться контракты и расписания выполнения проекта. План управления контрактами входит в план проекта как одна из основных частин.
Содержание работы описывает предмет контракта достаточно подробно, чтобы потенциальные поставщики могли решить, способны ли они поставить необходимый продукт. Он может меняться в течение процессов контрактации.
Готовится контракт для каждого ресурса и услуги, время для группы. Содержание работы должен быть настолько детальным, насколько это возможно. В том числе он должен включать:
спецификации (описание поставок, услуг или персонала, являющихся предметом контракта с точки зрения их физических, рабочих и функциональных характеристик), организацию отчетности поставщика и требования к сопровождению поставляемого продукта после завершения проекта, место контракта в иерархической структуре контрактов (ИВК). ИСК отражает контрактные работы, которые необходимо выполнить, и то, как ими будут управлять. ИСК должна включать уровне, по которым будет предоставляться звитнисть.
Для получения контрактных предложений используется тендерная документация. Тендерная документация должна быть структурирована таким образом, чтобы способствовать представлению точных и полных предложений. Она должна включать содержание работы, описание желаемой формы представления предложений, условия контрактов (типовой проект контракта, условия конфиденциальности). Тендерная документация должна быть детально обоснованной и гибкой, чтобы можно было предложить альтернативные пути выполнения поставленных умов.
Критерии, используемые для оценки тендерных предложений, должны быть как объективными, так и субъективными. Они включаются в конкурсную документацию и могут сводиться к цене, если предмет торгов может быть получен из различных источников. В противном случае должны быть идентифицированы и документированы по другим критериям. Например, по таким, как:
понимание потребностей;
стоимость;
технические возможности;
управленческие возможности;
финансовые можливости.
Более подробно процедура проведения торгов рассматривается в теме 12.
Конечным результатом процесса планирования ресурсов является представление перечня типов и количества ресурсов, необходимых для выполнения проекта. Эти ресурсы будут уточняться по результатам следующих стадий планирования и анализа плана проекта.

<- ТЕМА 8. ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ И ЗАТРАТ. СОСТАВЛЕНИЕ ПРОЕКТНОГО БЮДЖЕТА 8.2. планирование расходов ->