Тарасюк. Управление проектами (2006)

9.1. Задача контроля за выполнением проекта

Система контроля за выполнением проекта - это логическая структура формальных и неформальных процедур для анализа и оценки хода выполнения проекта и оценки эффективности управления ресурсами, затратами, обязательствами течение всего срока его реализации (периодический мониторинг текущей деятельности, сравнение объемов и расходов с плановыми стандартами проекта , выявление отклонений с целью устранения дополнительных расходов). Это также процесс, в котором руководитель проекта устанавливает, достигаются поставленные цели, выявляет причины, дестабилизирующие ход работы, и обосновывает принятие управленческих решений, корректирующих выполнение работ по проекту, прежде чем будет нанесен ущерб проекта. Основными задачами контроля являются: проверка фактических данных, сопоставление с плановыми и выявление видхилень.
Предметом контроля являются: факты и события, проверка выполнения конкретных решений, выяснение причин отклонения, оценка ситуации, прогнозирование последствий. Контроль предполагает постоянное наблюдение за ходом реализации проекту.
Элементы проекта, которые являются объектами контроля, - это время, стоимость, качество, изменения, возникающие в ходе реализации проекта, подготовка, получение, распределение и одобрения документов проекта, положение дел с финансированием, эксплуатационные характеристики проекта, соответствие положениям контракта и т.п. .
Роль контроля как функции управления состоит в том, что он является средством осуществления обратной связи в системе управления. Его смысл заключается в создании гарантий выполнения плановых решений. К процессам контроля включают:
определения результатов деятельности на основе сопоставления результатов осуществления решений с запланированными; сравнение показателей ожидаемого и фактического выполнения планов, анализ вероятных отклонений от запланированных показателей, проверки предположений, проверка методической и содержательной согласованности планового процесса, проведения необходимых работ для исправления ситуации. Организацию и последовательность осуществления контроля можно показать на рис. 9.1.
Как видим, контролируя проект, мы обращаем внимание, в первую очередь, на отклонение, а именно: на их размеры, достаточно ли они малы, чтобы с ними можно было мириться, или, настолько большие, что нужно менять ход реализации проекта в целом. Итак, контролем можно назвать процесс проверки выполнения плана и принятия мер для устранения отклонений. Обязательными требованиями к системе контроля являются: точность; своевременность; полнота информации;
обеспечение единства информации для всех участников проекта. Как уже отмечалось в теме 6, существуют три основных вида контроля:
- Предварительный;
- Текущий;
- Заключний.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала выполнения работ и направлен на соблюдение определенных правил и процедур, как правило, он касается ресурсного обеспечения робит.
Текущий контроль осуществляется при реализации проекта, он включает: контроль времени, достижения промежуточных целей проекта, выполнение заданных объемов работ, контроль бюджета, контроль ресурсов, контроль качества. Основная цель - оперативное регулирование хода реализации проекта. Такой подход базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными, ресурсными характеристиками. В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии текущего контроля:
контроль на момент окончания работ;
контроль на момент 50% готовности работ;
контроль в заранее установленных определенных точках проекта;
регулярный оперативный контроль;
экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекту.
Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта с целью интегральной оценки реализации проекта. Основным назначением является обобщение полученного опыта для дальнейшей разработки и реализации проектов-аналогов и с целью совершенствования процедур управлиння.
Основными принципами менеджера проекта в процессе контроля являются:
наличие плана контроля;
определения базовой траектории, нормативов, стандартов для сравнения с ними текущих значений, которые контролируются;
постоянное наблюдение за ходом работ и сопоставление текущего состояния проекта с базовой траектории и стандартами;
оценка различия плановых показателей с их текущими значениями;
своевременное выявление проблем, которые возникают;
принятие мер для решения проблем, которые возникают. Необходимо отметить также, что залогом успешного контроля является эффективное планирование. Планы, которые часто изменяются, трудно контролировать. Не менее важным является критерий эффективного отчетности, а именно - составление отчетов по структуре и содержанию планов, их понятность. Кроме того, контроль можно рассматривать и с другой позиции - воздействия на мотивацию работников. Ведь известно, что без эффективной системы контроля исполнения работа занятых в нем людей замедляется, становится неэффективной. А четкое определение целей, контроль их реализации дает возможность достижения запланированных результатов, кроме того, и достижения личных целей в рамках общего плана проекта.

<- ТЕМА 9. КОНТРОЛЬ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ПРОЕКТА 9.2. Методы контроля. Контроль исполнения календарных планов и бюджетов подразделений ->