Тарасюк. Управление проектами (2006)

9.2. Методы контроля. Контроль исполнения календарных планов и бюджетов подразделений

Приближает меня то, что я делаю, к цели или нет? Именно такой вопрос постоянно задает себе проект-менеджер. Контроль почему-то всегда порождает негативные эмоции, отсутствие самостоятельности, какие-то ограничения. Такое понимание контроля в управлении проектами означало бы необеспечение поставленных целей проекта. Контроль необходим для того, чтобы определить, правильными являются решения, которые принимаются, как осуществляется проект во времени, стоимости и по ресурсам и, не нужны коригування.
Основными методами контроля выполнения проекта:
Проведение контроля в течение всего бюджетного периода (ведется самими исполнителями и ответственными за выполнение работ проекта) по критерию выбора оптимальных альтернатив в рамках установленных задач и принятия текущих управленческих ришень.
Поступления от соответствующих исполнителей и руководителей каждого уровня, назовем их центрами ответственности, соответствующей информации о ходе выполнения проекта в управленческих служб проекта, которые анализируют текущую информацию и готовят рекомендации руководителю проекта по корректировке дий.
Контроль управленческими службами центров ответственности в течение всего периода реализации проекта (например, ежемесячное и квартальное подведение итогов) и подготовка соответствующих рекомендаций руководителю проекту.
Проведение контроля специальной группой при руководителю проекта или независимыми контролерами.
Конечно, выбор метода контроля зависит от его характеристик, т.е. его размера, стоимости, организационной структуры проекта, сроков его реализации и степени его важности тощо.
Важной составляющей системы контроля, его объектом является контроль за выполнением бюджету.
Система контроля за бюджетом должна быть простой. Как уже отмечалось, сущность его состоит в том, чтобы объективно выявить имеющиеся дестабилизирующие факторы и спрогнозировать возможность их появления. Только в этом случае при возникновении отклонений от плана и бюджета можно вовремя принять корректирующие заходив.
Основными задачами бюджетного контроля является получение точных оценок затрат, их распределение во времени, подтверждения расходов, своевременность отчетности о затратах, выявления ложных расходов, подготовка отчета о финансовом состоянии проекта, прогноз витрат.
К показателям, которые используются для контроля исполнения бюджета, относятся:
Начальная калькуляция.
Текущие расходы, включающие фактические прямые витрати.
Накладные и другие витрати.
Интегральные показатели стоимости проекту.
В блок показателей, характеризующих затраты материально-технических ресурсов, относятся:
расхода материалов, конструкций, деталей, оборудования;
затраты трудовых ресурсов;
расходы машин, механизмов и вспомогательного оборудования и т.п.. Контроль за расходами финансовых средств может осуществлять специальная группа контроля при руководителе проекта. Контроль за расходами направлен на определение отклонений от плана, поэтому бюджетный контроль проекта сконцентрирован на выполнении начального бюджета и выявлении отклонений от него, а не на поиске экономии расходов. Фактические расходы сравнивают с запланированным бюджетом по определенным заранее контрольными "точками". Как правило, планы и бюджеты составляют на год вперед, а контроль за их выполнением осуществляют регулярно.
Бюджетный контроль предполагает детальный анализ информации о выполнении и состоянии работ по проекту. Осуществляют контроль в такой последовательности: определяют объемы выполненных работ и их сметную стоимость; сравнивают сметную стоимость выполненных и запланированных работ; определяют остатки сметной стоимости и фактические расходы на выполненные работы; сравнивают фактические затраты по сметной стоимости выполненных работ; определяют экономию или перерасход финансовых средств.
Контролируя расходы, особое внимание следует уделять статьям, по которым существуют существенные отклонения от бюджета. Для этого нужно проанализировать составляющие стоимости робит.
Для определения степени выполнения заданных объемов работ или текущего состояния процесса при осуществлении проекта необходимо провести много измерений и оценок. Физические объемы выполняемых работ определяются непосредственно на месте производства и сравниваются с расчетными показниками.
Временные затраты сравниваются с расчетной продолжительностью и с объемами выполненных работ. Денежные затраты сравниваются с показателями бюджета или сметной стоимости. Данные о потреблении материально-технических ресурсов сравниваются с предусмотренными потребностями в трудовых ресурсах, строительных материалах и оборудовании и т. п. В итоге, опытный проект-менеджер может сам определить степень готовности объекта в целом или выполнение отдельного операции.
Информация, отражающая состояние и процесс выполнения заданных объемов работ, поступает из многих каналов (члены проектной команды, организации-исполнители, независимые контролеры, плановые и отчетные документы). Источниками информации являются: карточки табельного учета затрат труда, эксплуатации оборудования, заказы на поставки, счета-фактуры, сообщения с места выполнения проекта о фактически выполненные объемы работ, отчеты по контролю качества и т. п. Во всех случаях к наиболее важных аспектов контроля относятся точность: своевременность и повнота.
Руководители каждого уровня (в том числе и соответствующие исполнители) должны получать только ту информацию и в такой степени детализированную, которая необходима и достаточна для разработки корректирующих дий.
Для контроля исполнения календарных планов и расходования ресурсов используются полоски графики, которые строятся на основе линейной зависимости выполнения заданного объема работ за прошедший период времени. Основная форма их графического изображения - незамкнутые прямоугольные полоски. При составлении отчетов о выполнении заданных объемов работ под предварительным графиком планирования параллельно ему строится график отчетности, также имеет форму незамкнутого прямоугольника. Следовательно, выполняя запланированные работы, часть графика, которая находится в прямой зависимости от выполненных объемов работ, заштриховывают. Сравнивая заштрихованная часть графика отчетности графику планирования и текущей датой, получают ориентировочную информацию о возможностях отставание или опережение хода работ по данному объекту показателей календарного плана (рис. 9.2).
Сетевой график может быть использован как основа для мониторинга выполнения проекту.
Кривые функциональных зависимостей заданных объемов работ (прогрессии, кривые хода работ), называемые также S-кривыми, являются линиями, построенными в координатах наращивания выполнение заданных объемов (вертикальная ось) и времени (горизонтальная ось) (рис. 9.3).
Движение потока реальных денег подается графически в виде первой кривой, отражающей процесс выполнения заданных объемов работ с точки зрения затрат, а с другой точки зрения - возможной прибыли. После этого строится третья кривая, описывающая объем финансирования или излишки наличности в любой период часу.
В западной науке управления проектами в системах контроля хода реализации проекта для определения критериев оценки состояния проекта использовался такой термин, как "прогресс" в реализации проекта. Прогресс может быть выражен различными способами, например, полное завершения отдельных этапов работ, частичная реализация работ там, где для оценки состояния дел использовалось: процент выполнения; незавершенность проекта, если плануеться.
Выполнение или невыполнение каких-либо контрольных этапов называется качественным прогрессом. Количественным прогрессом называют прогресс, который можно оценить показателями, выраженными в единицах измерения работ. Конкретные физические показатели прогресса могут интегрироваться в единый показатель денежных затрат, что позволяет сравнить фактические расходы с плановыми. Одним из вариантов оценки прогресса является его определение по следующим критериям:
достижения контрольных точек (этапов) в исполнении календарного плана работ;
расходы финансовых средств;
затраты ресурсов и эффективность их использования
величина полученных доходов или объемов выполненных робит.
Кроме того, ни один проект не выполняется без изменений, поэтому существует система контроля за изменениями. Она распространяется на все элементы плана и структурирована согласно OBS, CBS и их кодирования. Основными задачами данного контроля является предшествующего процесса принятия решений на основании критериев процесса возникновения или внедрение изменений и проведения мониторинга и отчетности о главных последствий изменений.

<- 9.1. Задача контроля за выполнением проекта 9.3. Отчетность в системе контроля ->