Тарасюк. Управление проектами (2006)

9.3. Отчетность в системе контроля

Отчетность в системе контроля может состоять по разным формам от непосредственно личных контактов и телефонных переговоров, оперативной отчетности и представлений стоимостных показателей в виде таблиц, графиков, в виде гистограмм к составлению графиков движения расходов, представлений в системе контроля выполнения контрактов на поставки, статистического контроля качества и тому подобное. Но, независимо от формы представления отчетных данных, отчет должен включать пять основных пунктов:
сметную стоимость;
фактические результаты, характеризующие процесс выполнения работ проекта;
прогнозные результаты, характеризующие ожидаемый состояние проекта на будущее
отклонения, которые показывают, насколько прогнозные и фактические результаты отличаются от запланированных или расчетных;
причины, объясняющие существующие отклонения от запланированных. Формы отчетности можно готовить заранее. Использование готовых форм дает возможность оперативно готовить информацию о ходе реализации проекта. Кроме того, формы должны быть компактными, разборчивыми, доступными. Члены команды должны тратить как можно меньше времени на заполнение отчетов. Компактность формы представления информации сокращает объем данных, регистрируемых позволяет включать важную информацию в бланки систематических отчетов, направляемых на технические проверки и приобретают характер ключевых документов. Как правило, такая форма отчетов обрабатывается в автоматизированных системах, но возможно ее использование и при ручном оформлении отчетной документации.
Для руководителей проектов при передаче информации большое значение имеет ее селективность и составление промежуточных отчетов, т.е. получения наиболее необходимой и оперативной информации. Отчеты, отражающие особые случаи, предназначенные для идентификации и выделения наиболее важной и критической информации, характерной для данной ситуации, и передачи ее заинтересованному лицу в минимальный промежуток времени для принятия соответствующих решений и последующих действий. Информация о состоянии работ представляется в виде контрольного отчета о ходе выполнения робит.
С целью обеспечения эффективности управления и возможности предупреждения определенных сбоев и срывов до того, как они возникнут, отчеты, состоящие, должны включать прогнозирование и определение существующих тенденций (трендов). Это возможно осуществлять с помощью сетевых моделей, ресурсных гистограмм, диаграмм тощо.
Обычно, при подготовке отчетности важную роль играет анализ информации, которая поступает. Например, информацию из бухгалтерских счетов используют с целью подготовки внутренней отчетности для ежедневного планирования, мониторинга, контроля и стратегического планирования, а также внешней отчетности для собственников и других внешних организаций. Отчеты по данным бухгалтерского учета является основным средством контроля стоимости проекта. Для разных пользователей, участвующих в реализации проекта, их готовят по различной степенью детализации и по разным статьям. Внешние отчеты имеют специальную форму и предусматривают специфическую процедуру вычисления, их подготовка связана с принятой системой бухгалтерского облику.
С целью эффективного управления и контроля за ходом реализации проекта отчеты должны иметь определенную периодичность. Она зависит от длительности проекта, риска, уровня отчетности. Кроме того, отчеты нужно обсуждать на собраниях, собраниях, совещаниях, в неформальной обстановке, но это обсуждение должно решать возникающие давать толчок для принятия соответствующих решений относительно разработки возможных путей и действий для устранения отклонений, которые могут негативно повлиять на ход выполнения проекта и результаты проекта в целом.

<- 9.2. Методы контроля. Контроль исполнения календарных планов и бюджетов подразделений 9.4. Измерения и анализ показателей выполнения проекта ->