Тарасюк. Управление проектами (2006)

13.4. Проблемы внедрения систем автоматизации управления проектами

Покупая систему для управления проектами, руководители забывают, что ее использование требует определенной (а иногда значительной) изменения процессов управления в организации. Поэтому внедрение такой системы требует системного подхода, предполагающего планирование комплекса работ и контроль за их здийсненням.
Начинать внедрение системы управления проектами в организации необходимо по разработке плана внедрения. План внедрения не должен ограничиваться лишь установкой программного обеспечения в организации и обучением пользователей работе с системою.
Проекты по внедрению новых систем автоматизации управленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более широкий спектр задач: от формализации процедур сбора и хранения информации до осуществления изменений в организационной структуре управления предприятием. Проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов - проектов, которые в определенной степени ведут к развитию структуры организации.
Отличительной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха проекта зависит эффективность функционирования организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине особое значение приобретает тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системи.
Сложность задач по внедрению компьютерной информационной системы зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации управления. Однако, даже в относительно простых случаях план внедрения системы играет ключевую роль во введении ее в реальную експлуатацию.
Наиболее важная роль проектного подхода к освоению системы в том, что он позволяет вовлечь потенциальных пользователей системы в единую команду проекта и таким образом заручиться их поддержкой. Именно это дает шанс на успех внедрения системы в организации.
Среди ошибок в планировании внедрения систем управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем, можно выделить следующие:
цели и ожидаемые результаты заранее не определены или определены не в полном объеме;
планирования ввода в эксплуатацию сразу всех функций системы управления проектами;
планирование перевода сразу всей организации на новую систему. Рассмотрим приведенные ошибки и способы их избежания более детально. Цели и ожидаемые результаты заранее не определены или определены не в полном объеме. Достижению целей проекта в полном объеме могут помешать жесткие временные ограничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства. Для избежания подобных проблем следует обсудить результаты, ожидаемые от внедрения системы, со всеми, кого это может касаться, на разных уровнях управления в организации: как с непосредственными пользователями системы, так и с потребителями или поставщиками информации для системи.
Планирование ввода в эксплуатацию сразу всех функций системы управления проектами. Новые технологии работы и новые схемы управления могут натолкнуться на "корпоративную инерцию" - сопротивление работников новому и непонятному. Это может привести к значительному усложнению проекта и сделает проблематичным стабилизацию работы системы в целом. Чтобы предотвратить негативные последствия и смягчить шок от новой технологии, следует спланировать последовательное внедрение функций планирования и управления от простого к сложному. Специалисты рекомендуют начинать внедрение системы с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции ресурсного планирования и только после этого переходить к планированию и контролю расходов. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после использования основных ее функций.
Планирование перевода сразу всей организации на новую систему. Реализация различных функций системы управления проектами может влиять на работу различных подразделений и специалистов. Зато, следует осуществлять подключение пользователей к новой системе последовательно отдел за отделом. Начать лучше с небольшого отдела, имеет квалифицированных сотрудников. В каждой организации есть сотрудники более заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и более способные к их освоению чем остальные. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии в других подразделениях предприятия. Когда система начнет реально работать в организации, противникам ее использования придется тоже перейти в ряды пользователей. Важно убедиться, что руководители отделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют соответственно плану.
Висновки
Системы автоматизации управления проектами - это программные системы, позволяющие автоматизировать одну или несколько составляющих управления проектами.
Системы автоматизации управления проектами содержат средства для календарно-сетевого планирования, средства для решения отдельных задач и средства для организации коммуникаций между исполнителями проекту.
Все системы можно разделить на ориентированные на профессиональных проектных менеджеров и ориентированы на широкий круг користувачив.
Среди средств автоматизации индивидуальной работы менеджеров проектов Microsoft Project стал фактически стандартом.
При работе над проектом можно пользоваться средствами Интернет, в частности, веб-сервисом Microsoft ProjectCentral.com, который позволяет участникам проекта работать с актуальной проектной информации и не требует установки проектного сервера на пидприемстви.
В планировании внедрения систем управления проектами чаще всего допускают таких ошибок: цели и ожидаемые результаты заранее не определены или определены не в полном объеме; планируют ввести в эксплуатацию сразу все функции системы; планируют перевести на новую систему сразу всю организацию.

<- 13.3. Управление проектами с помощью Microsoft ProjectCentral.com