Батенко Л.П. , Загородний А.А. , Лищинская В.В.. управление проектами

3.1. Место и функции планирования и контроля в управлении проектами

Основной упор в литературе по практическому менеджменту, в образовательных и тренинговых программах делается на технике проектного планирования и контроля. Эта система эволюционировала от календарного планирования до современных методов с использованием информационных систем и вычислительной техники. Объем информации, которой владеют менеджеры проекта, зависит от стадии проектного цикла. В начале проекта это может быть только его общее описание с многочисленными невизначеностями.
Поэтому первоочередной задачей менеджеров является определить содержание проекта, его цели и главные задачи. Далее необходимо составить перечень работ для достижения этих задач и провести отбор извне (из других компаний) или внутри (из разных отделов и подразделений) людей, которые их выполнять, то есть создать внешнюю и внутреннюю организационные структуры с установлением ответственности, налаживанием необходимой интеграции, координации и взаимодействия между всеми участниками, вовлеченными в осуществление проекту.
Все работы по выполнению проекта должны быть регламентированы таким образом, чтобы обеспечить последовательное, логическое и эффективное их выполнение. Очень важным является также определение потребности в ресурсах, как общего количества, так и с распределением во времени. Необходимо вычислить затраты на проект, в том числе периодические (месячные, квартальные) бюджеты и денежные потоки. Планирование работ, ресурсов и затрат выполняется как в связи между собой, так и по организационным элементов проекта (т.е. подразделений).
Таким образом, планирование проекта - это механизм, позволяющий распределять объемы работ, ресурсы, расходы в заданных сроках и между отдельными исполнителями для своевременного и эффективного осуществления проекту.
Эффективное планирование каждого из проектов - одна из важнейших составляющих успеха. Но в ходе реализации проекта почти всегда неизбежно возникают неожиданности, отклонения от плана, выявляются ошибки и вносится много изменений в первоначальный проект. План выполнения проекта требуется не только для логического и эффективного распределения ресурсов и работ, а также чтобы предоставить возможность проектном менеджеру принимать корректирующие решения, перераспределять при необходимости ресурсы в течение жизненного цикла проекту.
Менеджер проекта должен быстро и с минимальными усилиями определять, как выполняются все части проекта, как работают все исполнители и организации, привлеченные к проекту. Он освещать проблемы, отклонения от плана и бюджета, принимать решения и действовать так, чтобы задачи, которые поставлены, выполнялись должным образом. Это достигается благодаря сбору и анализу информации, сравнению фактических данных с плановыми. На основе этого готовятся отчеты о выполнении, принимаются решения и выполняются действия по устранению проблем. Иначе говоря, менеджер проекта контролирует проект.
Не менее важным, чем планирование, является процесс контроля. Планирование «запускает» проект, однако оно является доминантой только для примерно 20% длительности жизненного цикла. С «запуском» проекта к выполнению начинает доминировать контроль, без него менеджер производит очень слабое влияние на проект, расходуется больше средств и времени. Поэтому контрольная функция так же важна, как и планирование, и требует даже больших усилий и больше зависит от эффективности информационных систем.
Планирование и контроль - это взаимосвязанные и взаимосвязанные функции. Поэтому сейчас наблюдается тенденция называть их «управления затратами, ресурсами и временем», или - проще - «проектный контроль». Он распространяется далеко за пределы календарного планирования, как это было в начале применения управления проектами. Все организационные единицы проекта и их деятельность находятся под «зонтиком» проектного контроля. Он включает управление затратами, материальными ресурсами, качеством, временами, изменениями в проекте, контроль человеческих отношений тощо.
Планирование и контроль проекта предусматривают решение следующих задач:
Установление последовательности работ по реализации проекта, которая бы обеспечивала логичность и эффективность их виконання.
Определение и распределение необходимых ресурсов, бюджета, сочетания календарному плану робит.
Разработка информационной базы для контроля за выполнением проекту.
Принятие решения по перераспределению ресурсов в случае необходимости в течение жизненного цикла проекту.
Развитие рабочих взаимоотношений и групповой роботи.
Мотивация людей к высшим результатов как через мониторинг выполнения, так и через определение цилей.
Улучшение качества выполнения проекта и обеспечение достижения установленных задач в рамках определенных времени, затрат и обсягив.
Представления информации для итогового анализа выполнения проекта в целом и его организационными единицами, а также при возникновении судебных или арбитражных спорив.
Процессы планирования и контроля сопровождаются более или менее серьезными трудностями, которые вызываются рядом причин. Это, в частности, следующие причины:
1. Уникальность: поскольку каждый проект уникален, то планирование и контроль его реализации также уникальные, это не стандартная система, как, например, планирование объемов производства. Уникальность также обусловливается разнообразием и неповторимостью исполнителей и компаний, вовлеченных в проекту.
2. Неопределенность и изменения: в начале проекта просто не существует достаточно информации, чтобы полностью спланировать всю работу по проекту и осуществить контроль. Нужна для планирования дальнейших стадий проекта информация появляется только после завершения предыдущих. Нужно создать интегрированную и гибкую систему планирования всех стадий проекта. Ни один план проекта не является статичным не только из-за недостатка информации, но и благодаря изменениям, которые сопровождают его на протяжении жизненного цикла. Поэтому в первоначальный план надо закладывать динамизм, сохраняет основу для сравнения с фактической ситуацией, несмотря на змини.
3. Сложность и масштабность проекта определяются такими факторами, как большое количество видов деятельности, которые нужно планировать и контролировать, большая численность отдельных исполнителей, групп и компаний, работа которых должна быть взаимосвязана, спланированная и контролируемая. Значение планирования и контроля повышается при этих условиях, поскольку в больших проектах используются значительные ресурсы и кошти.
4. Человеческий фактор: планирование и контроль являются сложными функциями для отдельных людей, поскольку требуют систематического анализа; способностей предвидеть ход событий, понимание всех видов деятельности, связанных с выполнением проекта и их взаимосвязей; знаний и способностей использовать современные методы и системы планирования , которые базируются на осведомленности в компьютерной технике; творческих способностей и способности почти интуитивно чувствовать незаметны, неявные вещи, тенденции.
Планирование - это определенная философия, которая требует постоянного заглядывания вперед, в будущее, адаптации к определенным обстоятельствам, а часто - и отказ от традиционных, принятых, рутинных подходов и изучения новых методов. Менеджеры и исполнители должны осознавать, что планирование и контроль - составляющая их работы независимо от того, чем они занимаются, и делать это в пределах своих обязанностей.
5. Методологические основы: в планировании и контроле используются специфические и сложные технические приемы, методы и системы, поэтому менеджеры для своей успешной деятельности должны владеть ими.

<- 3. Методические основы планирования и контроля ПРОЕКТА 3.2. виды планов ->