Батенко Л.П. , Загородний А.А. , Лищинская В.В.. управление проектами

8.1. Модель планирования и контроля проекта

Как уже отмечалось, функции планирования и контроля проектов взаимосвязаны: сначала разрабатываются и планируются все параметры проекта, затем он выполняется согласно этому плану. Параллельно осуществляется контроль проекта сопоставлением фактического уровня показателей с запланированным, при необходимости план пересматривается или коригуеться.
Исходя из схемы (рис. 8.1), которая показывает неразрывную связь между планированием и контролем, построим целостную модель планирования и контроля проекта (рис. 8.2).
Эта модель включает следующие элементы:
1. Определение проекта: создание WBS.
2. Систему оценки WBS.
3. Планировка:
организации;
систем;
кодирование
CTR-каталог;
календарные, ресурсные и расходные плани.
4. Выполнение и контроль: сбор информации (данных), анализ, оценка; отчетности, принятие решений и виконання.
5. Систему контроля за зминами.
1. Определение проекта позволяет рассмотреть, что представляет собой проект, что нужно сделать, чтобы достичь его цели. Оно включает следующие составляющие:
Цели проекту.
Стратегия выполнения проекту.
Объем робит.
WBS и ее кодування.
Спецификации.
Примерный календарный план (начало, конец, важнейшие контрольные этапы, точки).
Ориентировочный бюджет.
2. Оценка WBS. Она включает оценку входной информации, необходимой для дальнейшего планирования календарных сроков, ресурсов и затрат.
3. Планирования проекта. Предусматривает создание: 1) OBS, СBS, 2) системы кодирования проекта, 3) CTR-каталогу.
Эти работы можно выполнять при оценке, до или в течение составление планов и подписания контрактив.
4. Контроль. По мере осуществления проекта накапливается информация и анализируется ход его выполнения, на основании чего готовятся отчеты. Это делается, чтобы принять соответствующие меры в случае отклонений или возникновения проблем. Эффективный контроль также требует сравнения фактических данных с оценочными и плановыми. При этом очень важно оценки давать в той же структуризации, на основании WBS, что и планы и их контроль.
5. Система контроля за изменениями. Как отмечалось, ни один проект не выполняется без изменений, поэтому надо предусмотреть систему контроля за изменениями, которая бы выполняла следующие функции:
предшествующего процесса принятия решений на основании весомых критериев процесса возникновения или внедрения изменений;
мониторинг и отчетность о главных последствий змин.
Система контроля за изменениями распространяется на все элементы плана и структурирована согласно OBS, CBS и их кодування.
Контроль - это процесс проверки выполнения плана и принятия мер для устранения видхилень.
Как уже отмечалось, залогом успешного контроля являются:
1. Эффективное планирование - фиксирует определенные точки, узлы или данные для контроля. Если планы часто меняются, их трудно контролировать (планы всегда выполняться, поскольку их менять).
2. Эффективное отчетности - должен отвечать следующим требованиям:
а) состоять по структуре и содержанию планов (в противном случае отдельные группы и менеджер оценивать различные показатели)
б) должны быть определены критерии контроля;
в) инструментарий контроля должен быть простым и понятным. Члены команды должны тратить как можно меньше времени на заполнение отчетов.
Хорошо, если на отчет по каждому периоду расходуется не более один час, иначе люди справедливо сетовать, что их отвлекают от производительного праци.
Простой и понятный инструментарий означает:
одноаркушевий отчет в разрезе WBS;
отчет выполнения плана по определенным критериям, что требует простых вычислений или ответов типа «да» или «нет»;
размещения отчетов на том же листе, что и планы (для этого в планах предусматривается место, а иногда - даже возможные ответы)
г) отчеты должны иметь определенную периодичность (а не готовиться только тогда, когда возникает повод для обсуждения). Периодичность зависит от: продолжительности проекта; стадии проекта; риска и возможности провала; уровня звитування.
В начале долгосрочного проекта можно отчитываться один раз в шесть недель, а ближе к концу - еженедельно или даже ежедневно
д) отчеты надо обсуждать на формальных (официальных) зборах.
Обсуждение в неформальной обстановке, за чашкой кофе, безусловно, имеет значение для укрепления проектной команды, но не для контроля. Формальные сборы должны повестку дня и председательствующего. Для обеспечения эффективности и незначительной продолжительности таких сборов нужно сосредоточить обсуждения на определении проблем и ответственных за их решение. Однако не нужно пытаться решить проблемы непосредственно на собрании;
е) отчеты должны стимулировать творческое обсуждение проекта с целью разработки возможных путей и действий для устранения видхилень.
3. Эффективный итоговый обзор. На основании фактических данных команда определяет, соответствует ли ход выполнения проекта запланированным параметрам, и если нет - подсчитывает размеры и последствия возможных отклонений (в основном в разрезе времени и расходов). Отчеты используются для прогнозирования конечных затрат и времени, а также величины отклонения их от запланированных, поскольку возможны рост их приведут к необходимости корректировки проектной дияльности.
4. Эффективные действия. Чтобы устранить проблемы, команда должна принять эффективные меры, чтобы преодолеть отклонения. Это может быть пересмотр плана учитывая отклонения или применения действий для прекращения этих тенденций и сокращение или устранение отклонений. Эффективные действия требуют:
а) способности вычисления влияния любых изменений в плане на результат выполнения проекта. Это иногда называют анализом «что ... если ...» («what ... if ...»), который имеет отследить влияние изменений на одном уровне на остальные элементы, связанных с ним, и на проект в целом;
б) решения по применению корректирующих мер. Это зависит от менеджеров, их авторитета, власти мотивировать и убеждать команду. Для этого нужно сформировать у членов команды чувства ответственности за достижение общей цели и помочь им понять, чем это выгодно для виконавцив.
Планирование способствует развитию групповой работы, поскольку предусматривает кооперацию, сотрудничество и взаимозависимость исполнителей, интеграцию при выполнении проекту.
Контроль по-другому влияет на мотивацию работников. Традиционная точка зрения состоит в том, что без эффективной системы контроля исполнения проекта работа занятых в нем людей обязательно замедляться, станет неэффективной. Как следствие - увеличиваться сроки выполнения работ и затраты на проект. Поэтому контроль рассматривается как условие повышения производительности праци.
Однако существует другая мотивационная функция контроля, которая оказывает большее влияние на выполнение проекта. В процессе планирования и контроля люди получают четкие цели, которых они должны достичь при условии эффективной работы, а также текущую информацию о том, как они работают (в том числе и по сравнению с другими членами проектной команды). Это способствует мотивации на достижение личных целей в рамках общего плана проекту.
Контроль проекта имеет еще две, так сказать, «посмертные» (то есть после завершения проекта) функции:
во-первых, он помогает в суде, когда предъявляются определенные требования, предъявляемые претензии какой-либо из сторон, что случается очень часто. Тогда информация, полученная в ходе контроля за выполнением плана об определенных изменениях, является аргументом как для защиты, так и для обвинения;
во-вторых, чтобы иметь определенный опыт и предусматривать причины успехов и провалов будущих проектов, надо делать заключительный анализ хода выполнения каждого проекта. Необходимая информация для этого может быть получена в процессе планирования и контроля.

<- Глава 8. КОНТРОЛЬ ПРОЕКТА 8.2. Методы анализа выполнения проекта ->