Батенко Л.П. , Загородний А.А. , Лищинская В.В.. управление проектами

13.3. open plan professional

Open Plan - это профессиональная система управления проектами, которая характеризуется, в частности, мощными средствами ресурсного и бюджетного планирования, позволяющие значительно облегчить нахождение эффективно распределения ресурсов и составления рабочего расписания их.
Интерфейс продукта - довольно оригинальный (рис. 13.2). Рабочее пространство представлено в виде нескольких рабочих столов, на которых размещены ярлыки стандартных объектов (файлы проектов, календарей, ресурсов, кодов, шаблонов) и ярлыки файлов. С открытием проекта открывается «записная книжка проекта» - набор рабочих столов с ярлыками к файлам, непосредственно относящиеся к проекту. Использование шаблона для проекта осуществляется простым перемещением нужного ярлыка на записную книжку проекта.
Основные характеристики Open Plan
1. Создание модели проекту.
Open Plan имеет мощные средства структуризации модели проекта, основанные на:
иерархической структуре работ (Work Breakdown Structure)
сеточной модели (PERT-диаграмма)
иерархической структуре ресурсов;
иерархической системе кодирования робит.
Система Open Plan предоставляет гибкие и удобные средства для формирования иерархической структуры работ (рис. 13.3). Менеджер может формировать неограниченное количество уровней иерархии проекта. Open Plan обеспечивает широкие возможности для создания логической структуры проекта, включая любые типы связи между задачами. При планировании допускается составление календаря для работ и связей между ними, а также учета целевых дат начала и завершения отдельных робит.
Предусмотренная в Open Plan возможность создания иерархической структуры ресурсов - исполнителей, оборудования, материалов, затрат, представлена ​​на рис. 13.4, позволяет выбирать степень детализации при просмотре загрузки ресурсов, проводить планирование и назначение ресурсов на различных ривнях.
Дополнительным средством структуризации в Open Plan является универсальная система кодов. Благодаря назначению кодов различным элементам проекта на основе заданной иерархической структуры достигается суммирование данных соответствующего уровня для отчетов, отражающих информацию в желаемом разрезе. Разработана иерархическая структура кодов хранится в специальном файле и может быть использована для других проектив.
2. Управление ресурсами
Система Open Plan позволяет управлять всеми видами ресурсов, а именно: возобновляемыми ресурсами (люди, оборудование); невозобновляемых ресурсов (материалы), в том числе ресурсами с ограниченным сроком годности, и финансами, которые описываются в ресурсном файли.
Количество имеющихся ресурсов на любой момент реализации проекта описывается параметром доступности. Для возобновляемых ресурсов (например строители) этот параметр определяется доступной их численностью в определенные временные интервалы. Для невозобновляемых ресурсов (например строительные материалы) - это общее количество и дата, с которой ресурс поступает в распоряжение, для ресурсов с ограниченным сроком - общее количество и временной промежуток, в течение которого ресурс можно використати.
В Open Plan возможно задавать изменение стоимости ресурсов во времени - повышение или снижение цен. Если после какого-то промежутка времени происходит повышение или уменьшение цены ресурса, то это изменение отражается в результатах стоимостного анализа.
В системе также определено понятие квалификации ресурса. Для работы можно определить потребность в количестве ресурсных единиц и квалификации ресурса. Это дает возможность менеджеру проекта назначать на выполнение работы не конкретный ресурс, а с помощью Open Plan выбрать наименее загруженный в период выполнения работы ресурс соответствующей квалификации.
Таким образом, эффективность создания рабочего расписания при назначении ресурсов достигается возможностью: во-первых, делать запрос не на конкретного исполнителя, а на определенную квалификацию или принадлежность к определенной группе в иерархической структуре, во-вторых, указывать альтернативный ресурс для замены исходного. На запрос менеджера выполняется автоматический поиск оптимального с точки зрения доступности ресурса для назначения его для выполнения того или иного завдання.
Open Plan предлагает два варианта описания потребности в ресурсах при назначении их на работу:
назначить количество ресурсных единиц на единицу времени
указать общее количество ресурсов на все время работы, определив характер функции использования (увеличение количества начале, в конце, в середине, равномерную загрузку).
Ресурс также может быть назначен не на все время работы, а на определенный промежуток времени, начиная с указанного момента после начала работы.
Open Plan предлагает мощные средства анализа степени обеспеченности проекта ресурсами за счет сравнения профиля потребности проекта в ресурсах и профиля доступности ресурса. Данный анализ может быть проведен как для отдельного ресурса, так и для группы ресурсив.
В Open Plan предусмотрено два базовых метода для расчета дат при ресурсного планирования:
ресурсное планирование ограниченного времени (согласовывать загрузки ресурсов при соблюдении целевых дат проекта);
ресурсное планирование при ограниченных ресурсов (не допускать перезагрузки ресурсов, даже если дата завершения проекта будет отложена).
Вообще, менеджер проекта может устанавливать собственные правила для планирования ресурсов, в том числе определять приоритетность работ.
3. Планирование и контроль витрат
Open Plan позволяет реализовать такие функции по планированию и контролю расходов:
расчет затрат по проекту с учетом и без учета изменений в стоимости ресурсов;
«Запоминания» нескольких прогнозных вариантов выполнения проекта в разные сроки для поиска «экономного» времени реализации;
возможность автоматического расчета затрат на основе количества отработанных ресурсных единиц;
анализ стоимости по фактическому обсягом.
Средства запоминания нескольких вариантов реализации проекта, ввод фактических данных по расходам по работе и отработки ресурсов позволяют проводить анализ как прогнозных, так и реальных расходов. В Open Plan предусмотрены специальные процедуры планирования и контроля затрат, среди которых особенно важны средства анализа и построения отчетов по фактическому объему.
Система контроля бюджета за фактически выполненным объемом работ базируется на трех показателях - плановая стоимость запланированных работ, плановая стоимость выполненных работ, фактическая стоимость выполненных работ. Эти показатели представлены суммарными кривыми расходов на рис. 13.5 (ПСЗР - «плановая стоимость запланированных работ», ПСВР - «плановая стоимость выполненных работ», ФСВР - это «фактическая стоимость выполненных работ»).
4. Анализ ризикив
Система Open Plan располагает аналитические инструменты, базирующиеся на методе Монте-Карло и позволяют определить возможные риски в оценке сроков завершения отдельных работ, этапов и всего проекта. Таким образом, оценивается вероятность отклонения сроков выполнения работ от графика и, отсюда, превышение бюджета, а также другие негативные наслидки.
Анализ рисков в Open Plan реализуется следующими средствами:
процедурами ввода оптимистических и пессимистических оценок параметров для определенных или всех работ проекта;
выполнением анализа рисков по методу Монте-Карло для вычисления вероятности завершения работ по проекту в установленные сроки;
подготовка отчетов, которые используются для анализа влияния неопределенности на реализацию проекту.
Гистограмма рисков показывает вероятный распределение определенных дат ключевых работ проекта. На рис. 13.6 представлена ​​гистограмма, построенная по дате раннего начала работ. Она показывает процент попадания раннего начала на указанный интервал.
5. Багатопроектне планування
Возможность работы в багатопроектному режиме позволяет пользователям рассматривать большой проект как проект, который состоит из меньших субпроектов, и осуществлять более гибкое управление им на разных уровнях. Работа в багатопроектому режиме предоставляет средства для контроля и распределения единых ресурсов организации по всем проектам, которые она здийснюе.
Объединение проектов, таким образом, служит двум целям: во-первых, можно осуществлять анализ загрузки ресурсов в масштабах проектов всего предприятия, во-вторых, есть возможность обеспечить среду для интегрированного программного управления крупными комплексными проектами, разделенными на субпроекты. Во втором случае у каждого подпроекта может быть свой файл ресурсив.
Работа в багатопроектному режиме предоставляет пользователю средства для объединения проектов организации в одно целое, составление общего расписания, согласование деятельности различных подразделений и организаций, участвующих в проекте. С сочетанием проектов в один файл они превращаются во внешние субпроекты, если употреблять термин Open Plan (или суммарные работы), с которыми следует вести себя так же, как и с внутренними субпроектов. Можно задавать связи между работами различных внешних субпроектов, которые затем отражаются в отдельных файлах проектов. По ресурсного планирования в объединенном проекте возможна разработка пользователем системы приоритетности работ различных проектов, которая укажет на очередность распределения ресурсов по проектам в процессе планування.
К основным преимуществам Open Plan относится также то, что система может работать с данными любого профиля, касающиеся деятельности предприятия. Программное обеспечение Welcom можно настроить на работу с различными базами данных благодаря объектно ориентированной и клиент-серверной архитектуре. Пользователь может выбирать, в каком формате хранить данные по проекту - в собственном формате Open Plan, в форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase.
Open Plan обеспечивает возможность ограничить доступ к данным проекта, позволяет предоставлять различные права на доступ к отдельным данным, регулируя их совместное использование.
Система Open Plan реализована в двух вариантах - Open Plan Professional и Open Plan Desktop, - каждый из которых отвечает различным потребностям исполнителей, менеджеров и других участников проекта. Обе версии проекта работают с одной базой данных, поэтому нет необходимости в обмене данными. Совместное использование профессиональной и «облегченной» версии системы управления проектами позволяет не только учесть потребности всех групп пользователей, но и значительно снизить стоимость установки програми.
Пользователи Open Plan Desktop получают в распоряжение все средства для создания проектов, управления ими в процессе реализации, отчетности, но не имеют доступа к ряду процедур настройки, таким образом, они могут использовать в своей работе все мощные средства, которые предоставляет система, но без лишних осложнений.

<- 13.2. microsoft project 13.4. spider project ->