Швец. Теория бухгалтерского учета (2004)

4.2. Требования к содержанию и оформлению документов

Полнота и достоверность показателей учета значительной мере зависят от качества оформленных документив.
Чтобы быть доказательным и иметь юридическую силу, документ должен содержать обязательные реквизиты. Термин "информация" происходит от лат. requisitum, что означает "нужно, необходимо". Такими реквизитами для любого первичного бухгалтерского документа являются:
название документа (формы);
дата и место составления;
название предприятия, от имени которого составлен документ;
содержание и объем хозяйственной операции;
единица измерения хозяйственной операции;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личную подпись или другой знак, позволяющий идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.
В зависимости от характера операций в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты:
идентификационный код предприятия или лица;
номер документа;
основание для осуществления операции;
данные о документе, удостоверяющем личность;
другие дополнительные реквизити.
Если в первичном документе нет какого-либо обязательного реквизита такой документ недоказуема и не может быть основанием в бухгалтерском учете. Такие документы, как правило, является причиной тщательного изучения органами проверки и контроля и наложения штрафных санкций.
До оформления первичных бухгалтерских документов задают требования:
первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно, непосредственно после ее окончания
документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Госкомстатом Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими министерствами и ведомствами, а также изготовленных самостоятельно, которые должны содержать обязательные реквизиты типовых или специализированных форм.
в случае составления и хранения первичных документов на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами;
записи в первичных документах делается в темном цвете чернилами, шариковой ручкой, печатными средствами или принтером, что обеспечивает сохранение этих записей в течение установленного срока хранения документа;
свободные строки в первичных документах прочерчивают;
в денежных документах суммы проставляют цифрами и прописью, первое слово суммы записывают краю и с большой буквы;
каждый первичный документ должен содержать данные о должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за его оформление;
руководитель предприятия утверждает перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском товарно-материальных ценностей, имущества, выдачей денежных средств и документов. Круг таких лиц, как правило, ограничено;
запрещается принимать к исполнению документы на хозяйственные операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку учета средств и материальных ценностей, наносят ущерб владельцам;
составляя первичные документы, можно допустить ошибок. В банковских и кассовых документах ошибки не исправляют. Если в таких документах допущена ошибка, их аннулируют, а вместо них оформляют новые, в других первичных документах ошибки исправляются корректурным способом, т.е. неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок должно быть оговорено подписью «исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления;
предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и ​​обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока, который регулируется специальным перечнем;
в случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. их печатают по образцам типовых или специализированных форм с обязательным указанием номера;
ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы;
первичные документы могут быть изъяты у предприятия только по постановлению уполномоченных государственных органов в соответствии с действующим законодательством Украины. С разрешения и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, должностные лица предприятия могут снять копы и составить реестр изымаемых, с указанием оснований и даты вилучення.
Большое значение в выполнении этих требований должны унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых образцов документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях, в организациях и учреждениях независимо от вида деятельности и форм собственности. Так, унифицировано все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов и удостоверений на командировку, товарно-транспортных накладных, расчетно-платежных ведомостей, налоговых накладных и других документов. Унификация документов обеспечивает широту использования, возможность всесторонней проработки на ПЭВМ, массовое тиражирование бланков удешевляет их вартисть.
Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинаковых, наиболее рациональных размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их виготовлення.
Разрабатывает и утверждает типовые формы первичного учета Государственный комитет статистики (Госкомстат) Украины.

<- 4.1. Документы как источник первичной информации 4.3. классификация документов ->