Швец. Теория бухгалтерского учета (2004)

4.3. классификация документов

Суть документов и их место в хозяйственной деятельности предприятия отражаются в их классификации, разделении на группы по определенным признакам сходства и различия, каждая из которых несет смысловую нагрузку. Документы классифицируют по месту составления, по назначению, по порядку составления, по способу использования, за змистом.
По месту составления бухгалтерские документы делятся на внутренние и зовнишни.
Внутренние документы оформляют (выписывают) на предприятии и тут же применяют. К ним относятся: авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки основных средств, приходные ордера тощо.
Внешние документы составляют на стороне, получаемых от других предприятий и организаций. На входе обязательно регистрируют, оформляют, как правило, на бланках унифицированных форм. К ним относятся: счета-фактуры, платежные поручения, выписки банков, постановления, письма, соглашения тощо.
По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбиновани.
Распорядительными есть документы, которые содержат распоряжение (приказ, задание) на осуществление определенной хозяйственной операции. К ним относятся: приказы о приеме и увольнении с работы, чеки на получение наличных в кассе банка, платежные поручения банку на перечисление средств, доверенность на получение материальных ценностей тощо.
Исполнительными есть документы, где подтверждается факт совершения хозяйственной операции, ее выполнение определенным лицом, подавшим документ. К ним относятся: авансовые отчеты, выписки банков, кассовые приходные и расходные ордера, акты, квитанции и ин.
Документы бухгалтерского оформления составляются на основании исполнительных и распорядительных документов самими работниками бухгалтерии. Самостоятельного значения не имеют, но необходимые в учетном процессе. К таким документам относятся: мемориальные ордера, бухгалтерские справки, различные расчеты (амортизации, распределения затрат, отчетные калькуляции) и ин.
Документы комбинированные совмещают функции вышеперечисленных документов (распорядительных, исполнительных, бухгалтерского оформления). К ним относятся: авансовые отчеты, требования, наряды и др.. Примером комбинированного документа может быть и расходный кассовый ордер, в котором содержится распоряжение руководителя о выдаче наличных и подтверждение о ее фактическую выдачу и получение подписями кассира и получателя грошей.
За порядком составления документы делятся на первичные и зведени.
Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные, акты приема работ и др.)..
Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группирования и обобщения и балансовой увязки их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, товарные отчеты, платежные ведомости и др.)..
По способу использования документы делятся на разовые и накопичувальни.
Разовые документы фиксируют одномоментно одну или несколько хозяйственных операций (ордера, требования, акты и др.)..
Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (день, декаду, месяц). Такие документы используют многократно. К ним относятся: табель учета рабочего времени, лимитно-заборная карта, ведомость выпуска готовой продукции, многодневные наряды и др.. В отличие от разовых, накопительные документы используют с целью учета после того, как в них записано последнюю операцию и подведен итог всех записив.
По содержанию документы делятся на денежные, расчетные, материальни.
Денежными документами оформляют операции, связанные с денежными средствами. К ним относятся расходные и приходные кассовые ордера, банковские чеки и ин.
Расчетными документами оформляют расчеты между физическими и юридическими лицами (счет-фактура, платежное поручение, квитанции и др.)..
Материальными документами оформляются операции связанные с движением материальных ценностей (приходный ордер, требование-накладная, лимитно-заборная карта и др.)..
Рассматриваемую классификацию можно обобщить схеме, приведенной на рис. 4.1 (с. 82).
Из общей характеристики документов видно, что каждый документ принадлежит одновременно к разным классификационным группам. Так, акт приемки-передачи основных средств является одновременно материальным, исполнительным, первичным, разовым и внутренним документом, счет-фактура поставщика - исполнительный, разовый, внешний; расходный кассовый ордер - комбинированный, первичный, разовый и внутренний и ин.
Классификация документов по рассмотренным признакам позволяет правильно понять их смысл, назначение и использование для отражения хозяйственных операций предприятия.

<- 4.2. Требования к содержанию и оформлению документов 4.4. организация документооборота ->