Швец. Теория бухгалтерского учета (2004)

4.5. Инвентаризация в системе первичного учета

Первичная документация не всегда может охватить все хозяйственные явления в момент их совершения (естественная убыль, вызванные усушки, утряской, использованием при хранении, транспортировке, отпуска, стихийные бедствия, несоответствие фактических данных учета из-за ошибок, хищения, порчи, злоупотребления и т.д.). В связи с этим возникает объективная необходимость в таком способе, который бы обеспечил возможность взять на учет перечисленные явления и процессы. Это достигается с помощью инвентаризации.
Итак, инвентаризация способом наблюдения последующей регистрации хозяйственных операций, которые не охватываются в момент их свершения, это способ подтверждения правильности и достоверности бухгалтерского учета и звитности.
Инвентаризация проводится путем проверки в натуре наличия имущества (хозяйственных средств) предприятия путем описания, пересчета, взвешивания, измерения и оценки их остатков и сравнение полученных результатов с данными бухгалтерского учета. Это позволяет установить различия между данными учета и фактическим наличием средств, т.е. излишки или недостачи, которые оформляют соответствующими документами и отражают в облику.
Следует различать инвентаризацию как элемент метода бухгалтерского учета и как технический прием проверки данных бухгалтерского учета. Основными задачами инвентаризации являются:
выявление фактического наличия хозяйственных средств, в частности материальных ценностей в натуре;
установление излишка или недостачи ценностей и их регулирования и отражение в учете;
выявление товарно-материальных ценностей, которые потеряли свое первоначальное качество, устарели и не используются;
проверка соблюдения условий и порядка хранения хозяйственных средств;
проверка достоверности и реальности стоимости зачисленных на баланс активов и пассивов пидприемства.
Инвентаризации подлежат основные средства, нематериальные активы, товарно-материальные ценности, денежные средства, документы и розрахунки.
За полнотой охвата проверкой средств, средств и расчетов, инвентаризацию подразделяют на полную и часткову.
Полная инвентаризация предусматривает сплошную проверку всех средств и источников предприятия. Частичная инвентаризация охватывает определенную часть средств и источников, например, наличие денег в кассе, готовой продукции на складе, незавершенного производства и т.п.. Полная инвентаризация, конечно, дает обширную информацию, однако не всегда целесообразна из-за своей трудомисткисть.
В зависимости от характера инвентаризацию подразделяют на плановую и внеплановую. Плановая инвентаризация осуществляется по ранее составленному плану в соответствии с разработанным и утвержденным графиком ее проведения (например, перед составлением годового отчета). Внеплановую инвентаризацию проводят по распоряжению руководителя предприятия, по требованию следственных или контролирующих органов, в случае ревизии или смене материально ответственных лиц. Наиболее эффективными являются внезапные частичные инвентаризации, поскольку они повышают ответственность материально ответственных лиц по своевременному оприходования и списания материальных ценностей, правильности их хранения, предотвращают зловживанням.
Порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятиях, в организациях и учреждениях регламентируются статьей 10 ("Инвентаризация активов и обязательств") Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 p. № 996-XIV, Порядком предоставления финансовой отчетности, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 28 февраля 2000 г. № 419, и Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украина от 11 августа 1999 № 69.
Согласно этим нормативным актам объекты и сроки проведения инвентаризации определяет собственник (руководитель) предприятия, кроме случаев, когда их проведение обязательно, а именно:
перед составлением годовой финансовой отчетности;
при передаче имущества государственного предприятия в аренду, при приватизации государственного предприятия, преобразования государственного предприятия в акционерное общество;
в случае смены материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
в случае установления фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей, а также по предписанию судебно-следственных органов;
в случае пожара, стихийного бедствия или техногенной аварии;
в случае ликвидации предприятия, а также в других случаях, предусмотренных законодавством.
Для проведения инвентаризационной работы на предприятиях по приказу руководителя создают постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, материально ответственных лиц. Возглавляет комиссию руководитель предприятия или его заместитель. На предприятиях с большим объемом инвентаризационных работ и разветвленной структурой по приказу руководителя могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии, которые проводят инвентаризацию непосредственно в местах хранения и производства материальных ценностей и в структурных подразделениях пидприемства.
Инвентаризацию проводят, как правило, на первое число месяца, что облегчает последующее сравнение ее результатов с показателями учета. До начала инвентаризации материально ответственные лица проводят определенную работу по отражению всех первичных документов по выбытию и оприходования ценностей и средств в книгах и регистрах.
В процессе инвентаризации, которая происходит путем подсчета, взвешивания, обмера, определяют фактическое наличие объектов инвентаризации, данные о которых записывают в инвентаризационной описи, который подписывают все члены комиссии. При проведении инвентаризации обязательно должна присутствовать материально ответственное лицо. Она дает расписку, что все приходные и расходные документы по учету материальных ценностей сданы в бухгалтерию. На время проведения инвентаризации деятельность подразделения (кладовые, склады, хранилища), как правило, прекращается. Инвентаризационные описи составляют в нескольких экземплярах, один из которых передают материально ответственному лицу, при этом материально ответственное лицо на каждом описании ставит свою подпись о материальной ответственности за перечисленные в нем ценности. Данные инвентаризационных описей сравнивают с данными бухгалтерского учета и составляют сравнительные ведомости, где определяют результат инвентаризации. Результате такого сравнения устанавливают соответствие или несоответствие учетных и фактических данных, т.е.:
а) фактический и бухгалтерская запись совпадают;
б) фактический остаток меньше учетной - недостаток;
в) фактический остаток больше учетной - надлишок.
Материально ответственные лица должны дать инвентаризацийний
комиссии письменные объяснения о причинах недостач и надлишкив.
Свои выводы и предложения по урегулированию инвентаризационных разниц комиссия оформляет протоколом и представляет на утверждение руководителю предприятия, в 5-дневный срок рассматривает и утверждает протокол.
Утвержденные результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в том месяце, в котором закончена инвентаризация, но не позднее декабря отчетного року.
Результаты инвентаризации отражаются в учете в таком порядке:
излишки основных средств, товаров и материалов, ценных бумаг, средств, иного имущества подлежат оприходованию и зачислению соответственно в доходы деятельности или увеличение финансирования;
недостача ценностей в пределах утвержденных норм естественной убыли списывают по решению руководителя предприятия на валовые расходы или на уменьшение финансирования;
сверхнормативные недостачи ценностей, а также потери от порчи относятся на виновных лиц за * ценам, по которым рассчитывают размер ущерба;
сверхнормативные потери и недостачи материальных ценностей и готовой продукции, если виновные не установлены, относимые на убытки или уменьшение финансування.
Таким образом, документация и инвентаризация являются важными составляющими бухгалтерской методологии, поскольку формируют учетную информацию, которую должным образом будет обработано и представлено в отчетности предприятия внутренним и внешним пользователям для нужд управления.

<- 4.4. организация документооборота ГЛАВА 5. БУХГАЛТЕРСКИЕ счетов и двойной записи ->