Швец. Теория бухгалтерского учета (2004)

9.1. Учетные регистры и их классификация

Все хозяйственные операции после их оформления первичными документами записываются в учетных регистрив.
Учетный регистр - это специальная таблица, предназначенная для отображения документально оформленных хозяйственных операций В системе счетов, накопления и хранения учетной информации.
Учетные регистры - это носители специального формата (бумажные, машинные) в виде ведомостей, журналов, книг, журналов-ордеров и т.п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, принятых к облику.
Информация, содержащаяся в учетных регистрах, используется для оперативного управления, экономического анализа деятельности подразделений и предприятия в целом, а также для составления отчетности. Поэтому своевременное и полное отражение хозяйственных операций в учетных регистрах - одна из обязательных условий качества и оперативности облику.
Запись в регистрах бухгалтерского учета производится на основании первичных учетных документов, фиксирующих факты совершения хозяйственных операций и распоряжений (разрешений) на их проведение, накапливают и систематизируют информацию первичных документов. Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных документов по форме и змистом.
Перенос информации должно осуществляться в порядке поступления первичных документов до места обработки (бухгалтерии) или не позднее срока, обеспечивает своевременную отчетность, например, начисление и выплату заработной платы, составление бухгалтерской, статистической отчетности тощо.
Регистры бухгалтерского учета должны содержать название, период регистрации хозяйственных операций, фамилии и подписи или другие данные, позволяющие идентифицировать лиц, участвовавших в их складанни.
Формы учетных регистров рекомендуются Министерством финансов Украины или разрабатываются министерствами и ведомствами при условии соблюдения общих методологических принципов. Так, сейчас вопрос использования регистров бухгалтерского учета регулируются Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 p. № 966-XIV и методологическими рекомендациями по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 29 декабря 2000 № 356.
Предприятия, которые составляют учетные регистры на машинных носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для прочтения вигляди.
Учетные регистры составляются ежемесячно и подписываются исполнителями и главным бухгалтером или лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия. Ведение учетных регистров и контировки документов первичного учета осуществляют с применением минимум кода классов счетов и кода синтетического счета. Аналитические данные в учетных регистрах должны согласовываться с данными синтетического учета на последнее число мисяця.
Информация о хозяйственных операциях, осуществленных предприятием за определенный период, в учетных регистрах переносится в сгруппированном виде бухгалтерской отчетности пидприемства.
В бухгалтерском учете используют разные по форме, содержанию и способу отображения информации учетные регистры (рис. 9.1).

По своему внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и отдельные листки.
Бухгалтерские книги применяют для ведения записей синтетического и аналитического учета. В них все листья сброшюрованных, пронумерованы, на последней странице указано количество страниц, с подписью руководителя, главного бухгалтера, а также скреплен печатью. К ним относятся: Кассовая книга, Главная книга, книга Журнал-Главная и др.. Бухгалтерские книги - рациональный и надежный способ сохранения учетных регистров. Они достаточно широко применяются для ведения учета средств, товарно-материальных ценностей тощо.
Учетные регистры-карты. Примером могут служить карточки количественно-суммовой учет материалов. Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальных ящиках. Карточки ведут на предприятиях, где применяется вычислительная техника для отображения аналитических данных (описание об объекте учета) по каждой номенклатуре учета (товарно-материальных ценностей, основных средств и т.д.). Зависимости от учитываемых объекта карточки аналитического учета делятся на карточки килькисносумового учета, предназначенные для учета товарно-материальных ценностей, карты контокоррентного формы, предназначенные для учета расчетов, и багатографни, предназначенные для учета затрат на производство. Кроме типичных форм карточек, в учетной практике применяют другие специальные формы, например, карточки складского учета, инвентарные карточки и тому подобное. Собранные вместе карточки составляют картотеку, которая разделяется по определенным ознаками.
Учетные регистры-листы имеют стандартный формат, каждый из них предназначен для учета определенных операций и в зависимости от этого имеет специфическое содержание. К таким листьев относятся журналы-ордера, ведомости, разрабатываемые групповые таблицы и т.п.. У них, как правило, систематизируют информацию, необходимую для контроля и экономического анализу.
По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета и комбинированные. Такое разделение обусловлено различиями и назначением синтетических и аналитических счетов, разной степенью обобщения учетных данных и их комбинування.
Синтетические учетные регистры - это регистры, в которых учет ведется по синтетическим счетам: Главная книга, Журнал-ордер, Журнал-Главная. Все они являются материальными носителями синтетического облику.
Аналитические учетные регистры - это регистры, в которых учет ведется по аналитическим счетам. Данные подают в натуральных, трудовых и стоимостных измерителях. В таких регистров принадлежат книги, карты. В этих регистрах учитывают специфику учитываемых объектов.
Последнего времени широкое распространение получили так называемые комбинированные регистры систематического учета, которые сочетают синтетические и аналитические записи. Применение комбинированных регистров позволяет оперативно получать хронологические и систематические данные или показатели синтетического и аналитического учета вместе, что сокращает учетную работу по регистрации и дает полное представление о совершенных операциях. Примером комбинированного регистра может быть Журнал-ордер.
По видам бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и смешанные (комбинированные).
Хронологическими называются регистры, назначением которых является регистрация сделок в порядке хронологической последовательности их выполнения и оформления. Так, ведется кассовая книга, в которой движение денежных средств в кассе отражается по их получением и выдачей. В таких регистров относятся: Журнал регистрации операций, где записывают все хозяйственные операции в календарной последовательности их осуществления, журнал учета поступления готовой продукции, грузов, ведомость отгрузки и реализации продукции; табель отработанного времени и др.. Особое значение этих регистров заключается в их оперативной и контрольной функциях, характеристике движения объектов облику.
Систематическими называются учетные регистры, в которых выполняется группировки однородных операций на синтетических и аналитических счетах. Такие записи ведут в Главной книге, в которой обобщаются записи по каждому синтетическому счету, а также на карточках и книгах, где отображаются и группируются данные аналитического облику.
Комбинированными называются регистры, в которых одновременно сочетаются хронологический и систематический записи. Такое построение имеет книга Журнал-Главная, в которой первая часть отражает журнал регистрации операций, а вторая - группировка операций на синтетических рахунках.
По строению учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние, багатографни и шахови.
В односторонних учетных регистрах подают данные о хозяйственной операции, сумму которой записывают по дебету или кредиту соответствующего счета. Как правило, записи по дебету и кредиту размещают рядом на правой стороне регистра, слева размещают информацию о дате, номера, содержания операции и тому подобное. В зависимости от содержания учитываемых операций односторонние регистры делятся на контокоррентные, количественно-суммовой и количественно-сортового учета. Примером таких регистров является Кассовая книга, карточки аналитического учета расчетов, Книга складского учета, карточки количественно-суммовой учет материалов тощо.
Двусторонние учетные регистры состоят из двух частей: в одной подают данные о дебетовые обороты на счете, а во второй - о кредитовые обороты на этом счете. Двусторонняя строение регистров характерна для Главной книги.
Багатографни учетные регистры - это регистры, в которых одна из граф (чаще дебетовая) разделена на несколько граф. К такому виду учетных регистров принадлежит Журнал-ордер, где отдельные графы используют для аналитического учета по счетам, суммы которых группируют по определенным показателям (например, расшифровка дебетовых оборотов, учет затрат по статьям калькуляции и т.п.).
Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи в таких регистрах делают в ячейке, на пересечении столбца и строки таблицы, соответствующих дебетовых и кредитовых оборотов на соответствующих счетах. Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойная запись здесь осуществляется в один рабочий прием, усиливает текущий контроль отражения операций и повышает аналитические возможности бухгалтерского учета. По такому принципу построены журналы-ордера.

<- ГЛАВА 9. ТЕХНИКА И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 9.2. Техника учетной регистрации ->