Швец. Теория бухгалтерского учета (2004)

9.3. Способы исправления ошибок в учетных регистрах

При заполнении учетных регистров возможные ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие усталости, халатности сотрудника, неисправности учетной устройства или компьютера. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. А в документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются, документ оформляют заново.
Ошибки могут быть локальные - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена ​​дата) и транзитные - ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной сведения и баланси.
Чаще всего ошибки встречаются в тексте операций, тогда они приводят к неправильной корреспонденции счетов - бухгалтерской проводки.
Ошибки часто случаются при записях сумм. Записав сумму в дебет одного счета, бухгалтер забывает записать ее в кредите друга счета и наоборот. Иногда, записав сумму в журнал, он забывает разнести ее по бухгалтерским счетам. Иногда, записав сумму в регистры синтетического учета, бухгалтер забывает о аналитический учет. Эту группу ошибок можно легко проконтролировать путем правильного ведения метода двойного запису.
Все допущенные ошибки необходимо своевременно выявить и надлежащим образом исправить. Если в результате проверки обнаружена ошибка, то необходимо выяснить величину ошибки, ее место (по дебету или кредиту соответствующего счета), установить объекты, где ошибки являются наиболее вероятными, сравнить данные взаимосвязанных регистров. Надежным, но довольно громоздким способом выявления ошибок, способ пунктування, когда сплошь или выборочно проверяют записи, обозначая проверены суммы определенным чином.
Порядок исправления ошибок зависит от их характера и времени обнаружения. Действующим Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 г. № 88, предусмотрено исправление ошибок следующими способами: корректурным, "красным сторно" и дополнительных записей. Каждый из этих способов используют для исправления определенного вида помилок.
Корректурный способ исправления ошибок заключается в том, что неправильная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильную сумму или текст. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено подписью в документе - лица, подписавшего документ, в учетном регистре - лица, внесшего исправление с указанием даты. Этот способ может применяться тогда, когда еще не составлен бухгалтерские проводки и отчеты, т.е. это в основном арифметические ошибки и описки.
Способ "красное сторно" заключается в том, что неправильный бухгалтерская запись делают повторно в той же корреспонденции счетов, и ошибочная запись, но красным цветом, что означает отрицательные числа. В этом случае суммы, записанные красными чернилами, вычитаются (аннулируются). Одновременно обычными чернилами делают вторую запись с указанием правильной корреспонденции счетов и суммы. В результате получают правильное отражение операции в учете. При компьютерной обработке данных сумму "красного сторно" берут в скобки или рамку. Исправление ошибок способом "красного сторно" сопровождают специальным документом бухгалтерского оформления - справкой, в которой делается ссылка на номер и дату ошибочной записи, подлежащей исправлению, а также документа, который стал основанием такого исправления. В практике учетной работы данный способ используется в случаях, когда допущена ошибка в корреспонденции счетов, записана операция полностью не состоялась, отражена в регистрах сумма хозяйственной операции больше, чем фактический размер ее виконання.
Так, согласно документу на склад поступивших товарно-материальные ценности (малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) на сумму 10 000 грн., Которые ошибочно были отражены как производственные запасы. В бухгалтерском учете были сделаны следующую корреспонденцию счетов:
Д-т 20 "Производственные запасы"
К-т 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 10 000 грн.
Для исправления ошибочной записи неправильную запись сначала "сторнируют", т.е. записывают красными чернилами (или в скобках, рамке).
Д-т 20 "Производственные запасы"
К-т 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 10 000 грн.
Позднее делают правильный запись:
Д-т 22 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы"
К-т 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 10 000 грн.
Итак, на примере видно, что первый ошибочная запись была аннулирована вторая исправительным записи по той же корреспонденцией и суммой, но красным цветом. Третий запись отражает операцию правильно. При определении итогов (оборотов) будет учитываться только третий запись. В случае, когда запись на счетах сделано в правильной корреспонденции, но в преувеличенной сумме, можно применить способ "красного сторно". Тогда на сумму разницы между неправильным (преувеличенной) величиной и правильной суммой делают частичное сторно. Этот прием широко используют для корректировки плановых показателей до уровня фактических при превышении плановых показателей над фактическими, в частности при калькулировании готовой продукции и определении ее фактического обсягу.
Способ дополнительных записей применяют в тех случаях, когда бухгалтерскую корреспонденцию счетов составлен правильно, но в меньшей сумме, чем фактически выполнена хозяйственная операция. Для исправления ошибки необходимо дополнительно провести данную операцию на разницу между правильным и ошибочным (проведенной) величиною.
Так, на основании накладной для нужд производства отпущено со склада цемента на сумму 12 000 грн. При этом был сделан бухгалтерскую проводку:
Д-т 23 "Производство"
К-т 20 "Производственные запасы" 12 000 грн.
Позже было обнаружено, что отпущенный цемент М-500 оценен по стоимости цемента М-400. Настоящая его стоимость составляла 16 000 грн. Итак, допущена ошибка на сумму 4000 грн. (16 000 - 12 000). На основании справки бухгалтерии с объяснением и расчетом разницы стоимости делают дополнительная запись, а именно:
Д-т 23 "Производство"
К-т 20 "Производственные запасы" 4 000 грн.
Итак, итог обоих записей правильно отражает осуществленную - стоимость фактически израсходованного материала в виробництви.
Дополнительные записи используют при корректировке плановых показателей (незавершенного производства, себестоимости произведенной и реализованной продукции и т.д.) до уровня ее фактического значения, когда фактические показатели превышают планови.
Каждый из рассмотренных способов исправления ошибок обеспечивает правильное отображение экономической сущности хозяйственных операций, способствует осуществлению контроля и получению достоверной учетной информации для нужд управления.

<- 9.2. Техника учетной регистрации 9.4. Формы бухгалтерского учета ->