Швец. Теория бухгалтерского учета (2004)

11.2. Организационные формы ведения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет на предприятии ведется непрерывно со дня регистрации предприятия до его ликвидации. Успешное ведение бухгалтерского учета на предприятии во многом зависит от удачно выбранной формы учета и надлежащей организации работы бухгалтерии как структурного подразделения предприятия. Организационная форма построения учета на предприятии определяется его особенностями, территориальным размещением его структурных подразделений, системой управления, степени самостоятельности структурных подразделений, действующей системой контроля и звитности.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятиях и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, хранение обработанных документов, регистров и отчетности полагается по закону на руководителя (владельца) предприятия. Для обеспечения ведения бухгалтерского учета предприятие самостоятельно избирает формы его организации. Руководитель предприятия в зависимости от размеров предприятия, его организационной структуры, системы управления, объемов работы может:
создать бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером;
ввести в штат предприятия должность бухгалтера;
пользоваться услугами специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированного как предприниматель, который занимается предпринимательской деятельностью без создания юридического лица;
вести бухгалтерский учет на договорных началах с централизованной бухгалтерией или аудиторской фирмой;
вести бухгалтерский учет и составлять отчетность лично, если предприятие не обязано обнародовать свою звитнисть.
Бухгалтерия как структурное подразделение предприятия - составная администрации тесно взаимосвязана со всеми производственными подразделениями и службами предприятия. Взаимоотношения бухгалтерии с оперативно обособленными подразделениями предприятия заключаются в том, что первая получает от них необходимую для учета и контроля документацию и, в свою очередь, обеспечивает их экономической информацией о результатах их работы. Характер этих взаимоотношений определяет организацию бухгалтерского учета, которая может быть централизованной или децентрализованной. Применение централизованной организации бухгалтерского учета зависит от конкретных условий работы отдельных предприятий или объединений, степени их оперативной самостоятельности и организационно-территориальной видокремлености.
Централизованная организация бухгалтерского учета предусматривает создание на предприятии единого учетного центра, который осуществляет весь учетный процесс - центральной бухгалтерии. При этом документирование осуществленных операций проводится в соответствующих хозяйственных подразделениях в установленные графиком документооборота сроки, эти документы поступают в центральную бухгалтерию, где после тщательной проверки и обработки становятся основанием для ведения синтетического и аналитического учета. Центральная бухгалтерия конце отчетного периода по данным синтетического и аналитического учета составляет баланс и другие формы финансовой и статистической отчетности. Такая организация бухгалтерского учета получила распространение на сравнительно небольших предприятиях с компактным размещением подразделений. Она имеет ряд преимуществ и недостатков. К достоинствам можно отнести, в частности, то, что эффективно используются профессиональный потенциал учетного персонала, вычислительная техника в условиях АРМ, обеспечиваются своевременность и качественное составление отчетности. Среди существенных недостатков - оторванность контроля по месту осуществления документирования операций, недостаточность информационного обеспечения руководителей среднего звена (начальников цехов, служб, подразделений) при принятии соответствующих решений или осуществления текущего контроля деятельности структурного пидроздилу.
На крупных предприятиях с большим количеством подразделений, а также в случаях, когда отдельные цеха, участка или подразделения размещены на значительном расстоянии от головного предприятия, учетный процесс строится на принципах его частичной централизации. На таких предприятиях учетный процесс осуществляется как централизованной бухгалтерией, так и учетной персоналом структурных подразделений. На уровне структурного подразделения осуществляются документальное оформление проведенных операций, обработка и группировка первичных документов по движению запасов, расчетов по оплате труда и т.д.. Сгруппированы и сводные данные в форме отчетов в установленные сроки поступают в центральную бухгалтерию, где тщательно проверяются и отражаются в системе синтетического и аналитического облику.
Итак, частичная централизация учета значительной степени устраняет недостатки присущи полном централизации. Эта организация учета распространена на промышленных, сельскохозяйственных предприятиях, в строительных организациях, на транспорте и др.. Однако при такой организации учета существенно увеличивается численность учетного персонала, усложняется процесс своевременного представления звитности.
На предприятиях с территориально и организационно обособленными подразделениями (филиалы, представительства, отделения и др.). Применяют децентрализованный учет, при котором все работы выполняет учетную аппарат этих подразделений. Такое организационное построение учета предусмотрено действующим Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине", который отмечает, что предприятие самостоятельно может выделять на отдельный баланс филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения, обязаны вести бухгалтерский учет с последующим включением их показателей в финансовую отчетность предприятия. При такой организации учета в структурных подразделениях оформляют первичные документы, прорабатывают их, ведут синтетический и аналитический учет хозяйственных операций в системе счетов, составляют баланс и другие формы финансовой и статистической отчетности. Отчетность представляется как в бухгалтерию головного предприятия (объединения, ассоциации, холдинга, концерна и т.п.) так и по требованию местных финансовых и статистических органов. Функции бухгалтерии головного предприятия за децентрализованного учета ограничиваются проверкой и сведением показателей отчетности этих подразделений. При таких условиях главным преимуществом децентрализованного учета является приближение учетных работников к месту совершения хозяйственных операций с целью контроля за ними и обеспечение использования учетной информации для оперативного управления подразделениями. Однако при такой организации учета растут расходы на содержание учетного аппарата, ослабляется текущий контроль бухгалтерии головного предприятия за работой на мисцях.
Указанные недостатки централизованной и децентрализованной организации учета успешно преодолевают с помощью комплексной автоматизации учетно-аналитических работ, организации на предприятиях АРМ бухгалтера на основе современных ЭВМ и компьютерных технологий, а также широкого внедрения и развития службы внутреннего аудиту.
Особое место принадлежит одной из организационных форм построения учета - централизованная бухгалтерия. Главная их особенность заключается в том, что они обслуживают не одно предприятие или учреждение, а целая группа однородных организаций определенного направления. Наибольшее распространение получили централизованные бухгалтерии на обслуживание бюджетных учреждений, школ, дошкольных учреждений, больниц, отдельных предприятий и организаций.
При такой организации учета непосредственно в учреждениях и организациях создают учетно-контрольные группы, которые занимаются документированием хозяйственных операций и проверкой документов. Все другие учетные работы и составления отчетности осуществляет централизованная бухгалтерия. Функции централизованных бухгалтерий последнее время выполняются на договорных началах малыми предприятиями, специализирующимися на учетных бухгалтерских услугах или аудиторскими фирмами. На такое аудиторское обслуживание охотно идут малые пидприемства.
Малые предприятия организуют свой бухгалтерский учет по упрощенной форме, которая имеет определенные особенности составления и представления отчетности. В зависимости от объема учетной информации и работы на таком предприятии может создаваться учетная служба или эту работу поручают специалисту по соглашению. Если объем учетных работ незначительный, их может выполнять сам владелец пидприемства.
Граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, предусмотренном налоговым законодательством Украини.
Важной предпосылкой рациональной организации учета на предприятии является правильный выбор формы организации, предусмотрена Законом, а также установление такой структуры аппарата бухгалтерии, которая наиболее соответствовала конкретным условиям работы предприятия. Численность учетного аппарата и его структура в значительной степени зависят от объемов учетных и контрольных работ, особенностей технологии и организации производства, системы управления, организационно-территориальной обособленности. Следует учитывать специфику предприятия, наличие учетных кадров и уровень их квалификации и опыт работы на каждом предприятии. Главный бухгалтер определяет структуру учетного аппарата и распределение обязанностей между отдельными працивниками.
Структура бухгалтерского аппарата может строиться по следующим признакам: предметная и производственная. Предметная структура учетного аппарата предусматривает выделение отдельных отделов или учетных групп согласно важнейших участков учетного процесса: учет средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, учет производства и калькуляции продукции, учет расчетов и реализации и др.. Производственная структура учетного аппарата предусматривает выделение отдельных производств, участков, технологически связанных между собой: учет растениеводства, учет животноводства, учет машинно-тракторного парка в сельском хозяйстве, учет автотранспорта, основного и вспомогательного производства в промышленности, учет капитального строительства, монтажных работ в строительстве тощо.
Если предметную структуру бухгалтерского аппарата подчинено, главным образом обеспечению учетной информации в целом по предприятию, то производственную структуру направлено на обеспечение контроля осуществления технологического процесса, деятельности отдельных цехов или пидроздилив.
На крупных предприятиях со значительным объемом учетных работ, как правило, применяется предметная структура, которая способствует эффективной работе аппарата, большей оперативности выполнения учетных работ и подготовки отчетности, специализации и повышению уровня квалификации учетных працивникив.
Бухгалтерия такого предприятия может иметь следующие отделы (секторы):
финансово-расчетный, который осуществляет учет средств в кассе и банку, расчетных и кредитных операций, подотчетных сумм и контролирует соблюдение платежной дисциплины;
труда и заработной платы, который осуществляет учет выработки и расчетов по заработной плате, учет расчетов с депонентами, по налогам, с органами социального страхования, а также составляет отчетность по труду, фонда его оплаты;
материального учета, который ведет учет оборотных активов и запасов, ведет расчеты с поставщиками, контролирует состояние складского учета, осуществляет инвентаризацию и составляет установленную отчетность;
производства и калькуляции, который осуществляет учет затрат на производство, составляет калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет результаты работы производства, инвентаризирует незавершенное производство, составляет отчетность о производстве и себестоимость продукции;
готовой продукции и ее реализации, который ведет учет поступления готовой продукции на склады предприятия, ее отгрузки и реализации, ведет расчеты с покупателями и заказчиками и составляет отчетность об объемах реализации;
сводно-балансовый, который осуществляет остальные хозяйственных операций {учет валовых доходов и валовых расходов, финансовых результатов), ведет обобщающие и учетные регистры, составляет декларации, баланс и другие формы финансовой и статистической отчетности, организует бухгалтерский архив.
Работу каждого отдела возглавляет старший бухгалтер.
Структура учетного аппарата тесно связана с распределением обязанностей между конкретными учетными работниками. Функции каждого учетного работника, его обязанности, ответственность и права определяются служебными характеристиками и должностными инструкциями. Это позволяет избежать обезличивания в выполнении учетных работ, создает условия для слаженной и планомерной работы учетного аппарата, получение своевременной и качественной экономической информации, необходимой для нужд управления предприятием. Распределение обязанностей между конкретными исполнителями являются прерогативой главного бухгалтера, которого назначает на должность и освобождает от должности владелец (руководитель) предприятия. По функциональным обязанностям работники, занятые учетом и отчетностью, подчиняются главному бухгалтеру и назначаются руководителем предприятия по согласованию главного бухгалтера. Он устанавливает для каждого учетного работника служебные обязанности и контролирует их виконання.
При сложившейся структуры бухгалтерского аппарата предприятия и распределения обязанностей между отдельными его работниками организуется документооборот, т.е. путь прохождения документа от его составления до сдачи в архив. В графике документооборота указывается назначение документа, кто и когда его составляет, кто подписывает, какие показатели контролирует, когда и кому передает, последующее использование документа. График документооборота утверждается главным бухгалтером, который и осуществляет контроль за его дотриманням.
В зависимости от конкретных условий деятельности предприятия, объема учетной информации, уровня ее автоматизации, наличия квалифицированных кадров главный бухгалтер выбирает целесообразную форму ведения бухгалтерского учета, которая обеспечивала бы эффективное осуществление учетного процесса с минимальными витратами.
Завершающим этапом организации бухгалтерского учета является установление состава и объема оперативной, бухгалтерской и статистической отчетности согласно срокам подання.
Итак, взвешенная и обоснованная система мероприятий по организации бухгалтерского учета и проведения учетной политики должно гарантировать своевременное и полное информационное обеспечение внутренних и внешних пользователей.

<- 11.1. Общие вопросы учетной политики предприятия 11.3. Техника осуществления учетной политики предприятия ->